Steuerliche Tipps für den Rechtsanwalt (Berufsanfänger) / 1 Rechnungen und Vorsteuerabzug

1.1 Durchlaufende Posten

1.1.1 Gerichtskosten und Gebühren

In der Kanzlei ist es üblich, dass Anwälte für ihre Mandanten Gebühren und Kosten verauslagen. Bei der Weiterberechnung der Gebühren an deren Mandanten kommt es vor, dass die Umsatzsteuer versehentlich nicht berechnet wird. Umsatzsteuerprüfungen beim Anwalt führen zu Nachforderungen des Finanzamts, wenn ein umsatzsteuerpflichtiger Auslagenersatz vorliegt. Durchlaufende Posten gehören nicht zum Entgelt.^[1] Sie liegen vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein.

Kosten (Gebühren und Auslagen), die Rechtsanwälte, Notare und Angehörige verwandter Berufe bei Behörden und ähnlichen Stellen für ihre Auftraggeber auslegen, können als durchlaufende Posten auch dann anerkannt werden, wenn dem Zahlungsempfänger Namen und Anschriften der Auftraggeber nicht mitgeteilt werden. Voraussetzung ist aber immer, dass die Kosten nach Kosten(Gebühren-) ordnungen berechnet werden, die den Auftraggeber als Kosten(Gebühren-) schuldner bestimmen.^[2] Dazu gehören Gerichtskostenvorschüsse und Gebühren für den Gerichtsvollzieher.^[3]

Aktenversendung, Einsichtnahme in alle öffentlichen Register – Umsatzsteuer fällt an

Soweit der Anwalt seinem Mandanten folgende Gebühren in Rechnung stellt, muss er 19 % Umsatzsteuer berechnen: Aktenversendungspauschale^[4], Abrufgebühren für Einsichtnahme in alle öffentlichen Register und Postamts- und Einwohnermeldeamtsfragen.^[5] Unterlässt der Anwalt die Berechnung der Mehrwertsteuer, bekommt er z. B. vom Mandanten nur 12 EUR Aktenversendungspauschale^[6], muss aber von den 12 EUR dennoch 1,92 EUR Mehrwertsteuer ans Finanzamt abführen.

[1] § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG.

[2] Abschn. 10.4 Abs. 1 und 2 Satz 4 und 5 UStAE.

[3] LfSt Niedersachsen, Verfügung v. 3.8.2020, S 7200 – 339 – St 181: Umsatzsteuerliche Behandlung von Auslagen, Gebühren und Pauschalen durch Notare, Rechtsanwälte und Angehörige verwandter Berufe, Tz. 2: Für Kosten nach § 22 GKG ist derjenige Gebührenschuldner, in dessen Namen das Verfahren beantragt wird ("Partei"). Gerichtskosten stellen für den Rechtsanwalt daher einen durchlaufenden Posten dar.

[4] LfSt Niedersachsen, Verfügung v. 3.8.2020, S 7200 – 339 – St 181, Tz. 4.; BGH, Urteil v. 6.4.2011, IV ZR 232/08, NJW 2011, S. 3041: Schuldner der nach den §§ 28 Abs. 2 GKG, 107 Abs. 5 OWiG erhobenen Aktenversendungspauschale ist allein derjenige, der mit seiner Antragserklärung gegenüber der aktenführenden Stelle die Aktenversendung unmittelbar veranlasst. Die Inrechnungstellung der vom Rechtsanwalt verauslagten Aktenversendungspauschale unterliegt nach § 10 Abs. 1 UStG der Umsatzsteuer. Es liegt insoweit kein durchlaufender Posten i. S. von § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG vor. Die auf die Aktenversendungspauschale entfallende Umsatzsteuer zählt deshalb zur gesetzlichen Vergütung des Rechtsanwalts, die der Rechtsschutzversicherer seinem Versicherungsnehmer zu erstatten hat; AG Gießen, Urteil v. 10.8.2018, 41 C 179/18; VG Cottbus, Urteil v. 10.7.2020, 1 KE 19/20: Die vom Rechtsanwalt verauslagte Aktenversendungspauschale gem. Nr. 9003 KV GKG unterliegt nach § 10 UStG der Umsatzsteuer, weil es sich nicht um einen durchlaufenden Posten handelt, da der Rechtsanwalt Kostenschuldner ist (§ 28 GKG).

[5] LfSt Niedersachsen, Verfügung v. 3.8.2020, S 7200 – 339 – St 181, Tz. 4; § 28 Abs. 2 GKG.

[6] BVerwG, Beschluss v. 9.4.2010; 1 WDS KSt 6/09: Aufwendungen des Bevollmächtigten hinsichtlich der Aktenversendungspauschale nach Nr. 9003 KV-GKG (Anlage 1 zu § 3 Abs. 2 GKG) sind keine durchlaufenden Posten.

1.1.2 Vereinnahmte und verausgabte Gelder als durchlaufende Posten

Von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater vereinnahmte und verausgabte Gelder können nur dann als durchlaufende Posten gebucht werden, wenn im Zeitpunkt der Vereinnahmung/Verausgabung dem Grunde und der Höhe nach feststeht, dass der Steuerpflichtige in fremdem Namen und für fremde Rechnung gehandelt hat. Dies ist nicht der Fall, wenn die Gelder nicht auf einem Anderkonto verbucht, sondern auf dem Girokonto mit eigenen Geldern des Steuerpflichtigen vermischt werden und auch sonst keine Unterlagen vorliegen, die eine eindeutige Trennung von eigenen und fremden Geldern zulassen.^[1]

Veruntreute Mandantengelder sind keine Betriebseinnahmen

Verwendet ein Rechtsanwalt Fremdgelder, die er in fremdem Namen und für fremde Rechnung beigetrieben hat, für eigene Zwecke, verlieren diese nicht die Eigenschaft als durchlaufende Posten und sind im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht in die Gewinnermittlung einzubeziehen. Veruntreute Fremdgelder stellen auch dann keine steuerbaren Einnahmen für die Tätigkeit des Rechtsanwalts im Rahmen der Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder der Einkünfte aus Gewerbebetrieb dar, wenn der Rechtsanwalt diese kontinuierlich und planmäßig über mehrere Jahre hinweg einsetzt, um Betriebsausgaben oder Kosten der privaten Lebensführung zu bestreiten.^[2]

Wenn ein Rechtsanw...