Steuerliche Tipps für den Rechtsanwalt (Berufsanfänger) / 3 Typische Aufwendungen in der Kanzlei

3.1 Bewirtungskosten

Gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG können Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (soweit angemessen) zu 70 % als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.^[1] Folgendes muss der Anwalt beachten.^[2]

• Zum Nachweis der Aufwendungen sind vom Anwalt folgende Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung.^[3]
• Bei Außenprüfungen wird immer wieder das Problem diskutiert, dass aufgrund fehlender Angaben die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben akzeptiert werden.
• Laut Rechtsprechung des BFH sind die erforderlichen Angaben zu dokumentieren. Die Dokumentation hat der Anwalt zu unterschreiben. Fehlen Teile der Angaben (z. B. bewirtete Personen), so können nach Auffassung des BFH solche Angaben nachgeholt werden. Dies setzt aber voraus, dass zumindest eine Dokumentation erfolgte.
• Hat der Steuerpflichtige die Angaben nicht unterschrieben, so kann die Unterschrift nach der Rechtsprechung des BFH nicht nachgeholt werden. Ohne fehlende Unterschriften sind Angaben überhaupt nicht existent. Und überhaupt nicht vorhandene Angaben können nach Auffassung der Rechtsprechung nicht nachgeholt werden.
• Angaben wie "Arbeitsgespräch" oder "Hintergrundgespräch" als Anlass der Bewirtung sind nicht ausreichend.

Wichtig ist auch für den Anwalt, dass er im Rahmen der besonderen Aufzeichnung der Aufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 5 und 7 EStG getrennte "Konten" für Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass führt (es reicht, wenn die Position "Bewirtungskosten" auf einem Extra-Blatt die Aufwendungen auflistet nach Datum und Name des Restaurant und Betrag). Die Bewirtung von freien Mitarbeitern des Anwalts ist nur beschränkt zu 70 % abzugsfähig.^[4]

Die in den Bewirtungskosten enthaltene Umsatzsteuer kann zu 100 % als Vorsteuer geltend gemacht werden.^[5]

Berufliche Schweigepflicht entbindet nicht vom Ausfüllen des Bewirtungsbelegs

Der BFH hat entschieden, dass hinsichtlich der Angaben zu Teilnehmern aus Anlass einer Bewirtung, Rechtsanwälte die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG erforderlichen Angaben zu Teilnehmern nicht unter Berufung auf die anwaltliche Schweigepflicht verweigern können. Das gilt unabhängig davon, ob die Bewirtung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung eines Mandatsverhältnisses oder aufgrund eines sonstigen geschäftlichen Anlasses stattgefunden hat.^[6]

In der Praxis sollten vorsorglich bei Geschäftsessen die Einverständniserklärungen der Mandantschaft für die Namensnennung eingeholt werden, um sich nicht dem Vorwurf der Verletzung der beruflichen Schweigepflicht auszusetzen. In keinem Falle sollte der Gegenstand des Mandats an sich genannt werden.

Aufwendungen eines freiberuflich tätigen Steuerberaters und Wirtschaftsprüfers für den Erwerb von Wein zum Ausschank anlässlich von Besprechungen mit Mandanten und Fachkollegen sind Bewirtungsaufwendungen i. S. des § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 1 EStG, für die die Formvorschriften des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG gelten. Die Darreichung von alkoholhaltigen Getränken überschreitet die Grenze einer "Aufmerksamkeit", für die das Abzugsverbot des § 4 Ab. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nicht gilt.^[7]

[1] BFH, Urteil v. 17.7.2013, X R 37/10, BFH/NV 2014 S. 347.

[2] LfSt Niedersachsen, Verfügung v. 6.7.2023, S 2145-St 226-2108/2023-4600/2023: Berücksichtigung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben; Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten in geringem Umfang; OFD Niedersachsen, Verfügung v. 29.11.2011, S 2350-32-St 21.

[3] BFH, Urteil v. 18.4.2012, X R 57/09, BFH/NV 2012 S. 1688; s. auch FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 8.11.2021, 16 K 11381/18, EFG 2022 S. 575, NZB eingelegt, Az. beim BFH: VI B 3/22.

[4] BFH, Urteil v. 18.9.2007, I R 75/06, NJW 2008 S. 463.

[5] Abschn. 15.6 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 6 und 7 UStAE.

[6] BFH, Urteil v. 26.2.2004, IV R 50/01, BFH/NV 2004 S. 715.

[7] FG Münster, Urteil v. 28.11.2014, 14 K 2477/12 E U, EFG 2015 S. 453; FG München, Urteil v. 9.3.2021, 6 K 2915/17, EFG 2021 S. 1092, Revision eingelegt, Az. beim BFH VIII R 12/21; FG Köln, Urteil v. 29.4.2021, 10 K 2648/20: Begrenzte steuerliche Berücksichtigung von Bewirtungskosten.

3.2 Reisekosten

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit für einen angestellten Anwalt liegt immer dann vor, wenn dieser vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten (ab 1.1.2014: erste Tätigkeitsstätte gem. § 4 Abs. 4 EStG) beruflich tätig wird (Gericht, Besuch des Mandanten).^[1] Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit sind die tatsächlichen Kosten, die dem Anwalt durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.^[2] Fahrtkosten zwischen Wohnung und Kanzlei sind nur in Höhe der Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG zu berücksichtigen.^[3] Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen können nur pauschal in Höhe der in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG geregelten Pauschbeträge berücksichtigt werden. Ein Einzelnachweis zur Berücksichtigung höherer Aufwendungen ist nicht möglich.^[4] Die Kosten für die Unterbringung während einer Auswärt...