Technische Verwaltung und bauliche Maßnahmen (WEMoG) / 5 Praktische Durchführung einer Erhaltungs- bzw. Instandsetzungsmaßnahme

Kurzübersicht Instandsetzungsauftrag (Beispiel: Fassadenanstrich)

I.	Vorbereitung
	1.	Feststellung des Schadensumfangs, der Sanierungsnotwendigkeit, der Eilbedürftigkeit.
	2.	Besprechung mit Verwaltungsbeirat
	3.	Herbeiführung eines Grundsatzbeschlusses in einer ordentlichen oder sogar außerordentlichen Eigentümerversammlung (bei Eilbedürftigkeit) Ermächtigungsbeschlüsse, Finanzierung (Rücklage, Sonderumlage), Zeitpunkt und Zeitplan der Sanierung.
	4.	Festlegung des Leistungsumfangs im Detail durch Verwaltung/Beirat/ggf. Fachmann
	5.	Einholung von mehreren vergleichbaren Konkurrenz- und Kostenangeboten (einschließlich Nebenkosten: Regie, Gerüst etc.)
	6.	Auftragserteilung nach neuerlicher Beschlussgenehmigung oder über bereits gem. Nr. 3 beschlossene Beiratsermächtigung. Achtung: Finanzierung muss gesichert sein! Ggf. Einschaltung von Sonderfachleuten zur Arbeitsüberwachung und Abnahme sowie Schlussrechnungsprüfung.
II.	Auftrag/Bauvertrag
	1.	BGB oder VOB/B (schriftlicher Auftrag/Bauvertrag); Achtung AGB
	2.	Regelungen über Leistungsumfang, Ausführungsfristen/Termine, Zahlungen/Fälligkeiten, Abnahme/Vertragsstrafe, Gewährleistung (auch bei VOB/B-Vertrag kann und sollte die Frist auf 5 Jahre vertraglich vereinbart werden!), Vergütung Bei Bauvertrag nach VOB/B Pauschalpreisvereinbarung, Einheitspreisvereinbarung, Regiekostenvereinbarung, Sicherheiten (Bürgschaften), Einbehalte bei Mängeln.
	3.	Arbeitsüberwachung
	4.	Abnahme
	5.	Mängelrügen/ggf. Beweissicherung im selbstständigen Beweisverfahren
	6.	Bericht des Verwalters über den Ablauf der Sanierung durch Rundschreiben bzw. spätestens in der Eigentümerversammlung

5.1 Vorbereitung, Ausschreibung, Angebotseinholung

Jegliche anstehenden Erhaltungsmaßnahmen (Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen) sind verwalterseits ordnungsgemäß vorzubereiten (je nach Dringlichkeitsfeststellung); dies gilt gleichermaßen für kontinuierliche Pflege- und Erhaltungsmaßnahmen (Maler-, Gärtnerarbeiten etc.) als auch insbesondere für größere Instandsetzungen (insbesondere zur Erhaltung der Funktionstauglichkeit und Sicherheit der gemeinschaftlichen Bauteile, Einrichtungen und Anlagen).

Die Vorbereitung des Verwalters hat grundsätzlich in der Weise zu erfolgen, wie auch ein gewissenhafter Hausalleineigentümer in gleicher Situation vernünftigerweise handeln würde. Müller^[1] schreibt zur Instandsetzungsvorbereitung unter der Überschrift anfänglich notwendiger "Bedarfsanalyse und Bedarfsfeststellung" zu Recht: "Wo immer sich die Notwendigkeit einer die Grenze der laufenden Instandhaltung überschreitenden Maßnahme aufzeigt, ist der Verwalter verpflichtet, alles in seiner Macht Stehende zu tun, um die Wohnungseigentümer durch durchdachte strategische Vorbereitung an eine Entscheidungsfindung heranzuführen". Schon in diesem Anfangsstadium kann sich die Einschaltung eines Sonderfachmanns empfehlen, sollte dem konkret bestellten Verwalter die entsprechende Fachkompetenz fehlen und/oder eine notwendige Sanierung technisch kompliziert sein.

Angebotseinholung

Üblicherweise sind mehrere vergleichbare Kosten- und Konkurrenzangebote einzuholen,^[2] um dem allgemeinen kaufmännischen Primärgebot "kostenbewusster und sparsamer Bewirtschaftung" Rechnung zu tragen. Eine Bau- bzw. Sanierungsleistung muss "preiswert", nicht billig sein. Unter Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsgesichtspunkten kann es mitunter also auch ratsam sein, nicht den billigsten Anbieter auszuwählen bzw. der Gemeinschaft zu empfehlen.^[3] In dieser Vorbereitungsphase sollten auch Verwaltungsbeiräte in Entscheidungen miteingebunden und ggf. auf ihre Rechte und Pflichten nach § 29 Abs. 2 WEG hingewiesen werden. Ideal wäre es, wenn Verwalter und Beirat in nachfolgender Eigentümerversammlung eine übereinstimmende Empfehlung abgäben.

Große Sanierung

Großsanierungen sollten in ausführlicher Weise "ausgeschrieben" werden (über ein zu erstellendes Leistungsverzeichnis). I. d. R. ist eine solche Ausschreibung über einen grundsätzlich beschlussgemäß zu beauftragenden Sonderfachmann zu veranlassen und durchzuführen; dieser hat dann auch Leistungsvergleiche vorzunehmen und in Abschlussberichten den Eigentümern gegenüber entsprechende Empfehlungen zu geben.

Pflichten und Honorierung ergeben sich insoweit aus Grundsätzen der HOAI (Grundlagenermittlung, Vorplanung, evtl. Entwurfsplanung, Genehmigungs- und Ausführungsplanung). Die unmittelbare Beauftragungsmöglichkeit von Sonderfachleuten durch den Verwalter kann sich auch aus entsprechenden Verwaltervertragspassagen ergeben oder aus einer Ermächtigung per Beschluss gemäß § 27 Abs. 2 WEG.

Auswahl der Anbieter und Materialien

Anbieter sind ggf. auf örtliche Nähe, Fachkunde, Erfahrung, Leistungsfähigkeit, Seriosität und Solvenz vorab kurz zu überprüfen; Bitten um Selbstauskunft und Referenzangaben können u. U. angezeigt sein. Vielleicht sind auch Skonto- und Rabattabsprachen möglich.

Bestimmte Ausführungsvarianten, Materialien, Bautypen und Fabrikate können in Angebots- und Ausschreibungsunterlagen vorgegeben werden, ebenso die Einhaltung bes...