Der in § 78c BNotO vorgesehene Datenabgleich bei Sterbefällen und die darauf folgenden Benachrichtigung der Registerbehörde an die Verwahrstelle und das zuständige Nachlassgericht werden in § 7 ZTRV näher bestimmt.
Die Registerbehörde wird nach den §§ 58 Abs. 4, 59 Abs. 4, 60 Abs. 1 und 2 des und 62 Abs. 1 Nr. 2 PStV über alle Sterbefälle unterrichtet, wenn der Verstorbene das 16. Lebensjahr vollendet hat (beschränkte Testierfähigkeit ist schon mit 16 Jahren gegeben; §§ 2229 Abs. 1 und § 2332 Abs. 1 BGB). Dann veranlasst die Registerbehörde einen Datenabgleich mit den im Zentralen Testamentsregister vorhandenen Verwahrdatensätzen. Liegt eine positive Personenidentität zwischen Sterbefallmitteilung und Verwahrdatensatz vor, ist die Verwahrstelle über den Sterbefall zu benachrichtigen, wenn nicht zuvor die Rücknahme der Urkunde aus der amtlichen Verwahrung erfolgt ist. Die Verwahrstelle muss daraufhin veranlassen, die verwahrte erbfolgerelevante Urkunde gegebenenfalls nach deren Eröffnung an das zuständige Nachlassgericht abzuliefern. Das zuständige Nachlassgericht kann die Verwahrstelle aus der Mitteilung der Registerbehörde entnehmen, die die Zuständigkeit auf der Grundlage der in der Sterbefallmitteilung angegeben letzten Anschrift des Erblassers ermittelt hat (§ 7 Abs. 1 Satz 1 ZTRV).
Es müssen alle im Register erfassten Verwahrstellen, die eine erbfolgerelevante Urkunde des Verstorbenen verwahren, gesondert benachrichtigt werden (§ 7 Abs. 1 Satz 2 ZTRV).
Gem. § 7 Abs. 2 Satz 1 ZTRV ist immer die aktuelle Verwahrstelle zu benachrichtigen. Die Änderung einer Verwahrstelle ist für die Registerbehörde in den dort genannten Fällen feststellbar.
§ 7 Abs 3 ZTRV regelt die Benachrichtigung des nach § 343 Absatz 1 FamFG örtlich zuständigen Nachlassgerichts. Das Nachlassgericht bekommt sowohl die Sterbefallmitteilung als auch eine Benachrichtigung, ob und welche Verwahrangaben im Zentralen Testamentsregister enthalten sind. Auch wird angegeben, welche Verwahrstelle von der Registerbehörde benachrichtigt wurde. Damit kann das Nachlassgericht seine - soweit durch Rechtsvorschriften zugewiesenen - Aufgaben erfüllen. Das Nachlassgericht bestätigt der Registerbehörde den Eingang einer erbfolgerelevanten Urkunde unter Angabe des Eingangsdatums und Aktenzeichens des Nachlassverfahrens (§ 7 Abs. 4 ZTRV). Der aktuelle Verwahrort der Urkunde wird nicht nur im Verwahrdatensatz des Verstorbenen ergänzt, sondern auch in Verwahrdatensätzen anderer Erblasser, die an der Errichtung einer erbfolgerelevanten Urkunde beteiligt waren.