Für die Sitzung und deren Verlauf sind nur wenige Regeln festgelegt. Im Übrigen ist die Gestaltung frei.
- Beschlüsse des Wahlvorstands kommen mit einfacher Stimmenmehrheit der stimmberechtigten Mitglieder zustande (§ 1 Abs. 3 Satz 1 WO BetrVG).
- Über jede Sitzung des Wahlvorstands ist eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der gefassten Beschlüsse enthält. Diese Niederschrift ist allerdings nur ein Beweismittel, keine Wirksamkeitsvoraussetzung für die gefassten Beschlüsse. Sinnvollerweise sollte die Niederschrift aber darüber hinaus die nach der ersten Sitzung einzuleitenden Maßnahmen bereits protokollieren.
- Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem weiteren stimmberechtigten Mitglied des Wahlvorstands zu unterzeichnen (§ 1 Abs. 3 Satz 3 WO BetrVG).
Als Normalfall legt die Wahlordnung fest, dass Sitzungen des Wahlvorstands als Präsenzsitzungen abzuhalten sind (§ 1 Abs. 3 Satz 2 WO BetrVG). Gleichwohl sind auch Sitzungen per Video- oder Telefonkonferenz möglich (§ 1 Abs. 4 WO BetrVG). Ausdrücklich ausgeschlossen sind die modernen Kommunikationsmittel allerdings,
- soweit eingereichte Vorschlagslisten zu prüfen sind,
- soweit die Reihenfolge (Nummerierung) der Vorschlagslisten durch Losverfahren zu bestimmen ist
- und beim vereinfachten Wahlverfahren im Rahmen einer Wahlversammlung nach § 14a Abs. 1 Satz 2 BetrVG (§ 1 Abs. 4 Satz 2 WO BetrVG).
Wie das Losverfahren durchzuführen ist, ist nicht festgelegt. Es können also elektronische Verfahren verwendet werden – allerdings nur in einer Präsenzsitzung.
Soweit die Sitzungen über Video oder Telefon abgehalten werden, muss sichergestellt sein, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung nicht Kenntnis nehmen können (§ 1 Abs. 4 Satz 1 WO BetrVG). Die Sitzung darf nicht aufgezeichnet werden (§ 1 Abs. 4 Satz 2 WO BetrVG) – weder die per Video oder Telefon teilnehmenden Mitglieder noch die Sitzung insgesamt. Die per Video oder Telefon teilnehmenden Wahlvorstandsmitglieder müssen ihre Teilnahme in Textform bestätigen (§ 1 Abs. 4 Satz 3 WO BetrVG) – also beispielsweise durch E-Mail, Chatprogramm oder durch eine in ein Konferenzprogramm integrierte Bestätigungsfunktion – jedenfalls muss die Teilnahmebestätigung reproduzierbar, also auch speicherbar sein (§ 126b BGB). Die Teilnahmebestätigung ist der Niederschrift über die Sitzung beizufügen (§ 1 Abs. 4 S. 4 WO BetrVG).
Die Wahlvorstandsmitglieder sind nicht gehalten, aus Kostengründen weitestgehend Video- oder Telefonkonferenzsysteme zu nutzen (§ 1 Abs. 5 WO BetrVG), dazu unten Ziff. 9.
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