Überlassung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikatio ... / Lohnsteuer

1 Privatnutzung von Telefon, PC & Co.

Geldwerte Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und anderen Telekommunikationsgeräten sind steuerfrei.^[1] Die Steuerbefreiung umfasst

• private Gespräche des Arbeitnehmers mit dem Telefon am Arbeitsplatz, dem betrieblichen Handy oder Smartphone;
• die Nutzung des betrieblichen Internetzugangs zur privaten Recherche;
• die private Nutzung des Autotelefons und der Freisprechanlage in einem Firmenwagen;
• die Verwendung des betrieblichen PCs, Laptops, Notebooks oder Tablets inkl. Zubehör (z. B. externe Festplatte, Datenträger, Monitor, Drucker und Scanner) zu arbeitnehmereigenen Zwecken;
• die private Nutzung des betrieblichen Telefaxanschlusses;
• die Überlassung von betrieblichen System- und Anwendungsprogrammen zur privaten Nutzung.

Wichtig

Steuerbefreiung nur für Nutzung betrieblicher Geräte

Voraussetzung für die Anwendung der Steuerbefreiung ist, dass die Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber (oder ggf. von einem Dritten aufgrund des Dienstverhältnisses) lediglich zur Nutzung überlassen werden. Der Arbeitgeber (oder ggf. der Dritte) muss folglich Eigentümer, Mieter oder Leasingnehmer der entsprechenden Geräte sein (betriebliches Gerät). Von einem solchen betrieblichen Gerät kann auch dann ausgegangen werden, wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstehen, zunächst vom Arbeitnehmer zu einem niedrigen, auch unter dem Marktwert liegenden Preis erwirbt und direkt danach dem Arbeitnehmer wieder zur privaten Nutzung überlässt. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer nach dem Verlust seines zivilrechtlichen Eigentums an dem Mobiltelefon weder wirtschaftlicher Eigentümer des Geräts ist noch als Leasingnehmer oder aufgrund einer sonstigen, neben dem Arbeitsverhältnis bestehenden Sonderrechtsbeziehung weiter über das Mobiltelefon verfügen kann.^[2] Handelt es sich um betriebliche Geräte, kommt es auf das Verhältnis der privaten Nutzung zur betrieblichen oder beruflichen Nutzung für die Steuerfreiheit der Nutzungsvorteile nicht mehr an. Entscheidend ist, dass die Geräte nicht in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen.

Die Steuerbefreiung gilt auch für Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte des Arbeitgebers, die sich in der Wohnung des Arbeitnehmers befinden und dort von diesem privat genutzt werden; der Nutzungsort ist grundsätzlich ohne Bedeutung.^[3] Ebenfalls unbedeutend ist, in welchem Verhältnis die berufliche Nutzung zur privaten Nutzung steht.

[1] § 3 Nr. 45 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 23.11.2022, VI R 50/20, BStBl 2023 II S. 584; gegen die im amtlichen Lohnsteuerhandbuch, H 3.45, Beispiele für die Anwendung des § 3 Nr. 45 EStG: Beispiel 2 vertretene Auffassung.

[3] R 3.45 LStR.

2 Privatnutzung betrieblicher Software

Auch die private Nutzung von Software bleibt steuerfrei, wenn es sich um System- und Anwendungsprogramme handelt, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt. Hierzu zählen insbesondere betriebliche Software-Lizenzen (sog. Home-use-Programme), die dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen werden, ohne dass zugleich ein betrieblicher PC zur Verfügung gestellt wird, z. B. Betriebssysteme, Virenscanner oder Browser ebenso wie Office-Lösungen.

Hinweis

Computerspiele nicht begünstigt

Da nur die Überlassung von System- und Anwendungssoftware begünstigt wird, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, sind Computerspiele, Social Life Games oder andere Unterhaltungssoftware i. d. R. nicht begünstigt. Gleiches gilt für Smartphone-Apps; auch hier ist die steuerliche Begünstigung eher restriktiv zu beurteilen.

Von der Steuerbefreiung nicht erfasst ist das in einen Firmenwagen direkt eingebaute Navigationsgerät. Dies gilt auch für ein Kombigerät, das neben Navigations-, Radio- oder Computerfunktionen Telekommunikationsfunktionen beinhaltet. Das in einen Dienstwagen eingebaute Navigationsgerät gehört zur Kfz-Sonderausstattung^[1] und damit zur Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des geldwerten Vorteils der Kfz-Privatnutzung. Das Herausrechnen des auf den Telekommunikationsanteil entfallenden Kostenanteils ist nicht zulässig.^[2]

Praxis-Tipp

Steuerbefreiung für Gesellschafter-Geschäftsführer

Auch Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH können von der Steuerbefreiung profitieren, wenn im Voraus entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden. Eine verdeckte Gewinnausschüttung, die zu Einkünften aus Kapitalvermögen führt, wird nur dann angenommen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte in größerem Umfang oder zu günstigeren Bedingungen privat nutzen darf als vergleichbare andere Arbeitnehmer.

Dagegen gilt die Steuerbefreiung nicht für selbstständige Unternehmer.^[3]

Umfang der Steuerbefreiung

Die Steuerbefreiung umfasst alle nutzungsbedingten Kosten. Neben den Aufwendungen für die Anschaffung oder die Miete des Gerätes bleiben deshalb auch Anschluss- und Grundgebühren, Verbindungsentgelte sowie andere laufende Kosten, die vom Arbeitgeber getragen werden, steuerfrei.

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