Umwandlung: aus einem einzelkaufmännischen Unternehmen i ... / 3 Durchführung der Umwandlung

3.1 Ausgliederungsplan und Anlagen

Kernstück der Umwandlung ist die sogenannte Ausgliederungserklärung, die den Ausgliederungsplan (Spaltungsplan) enthält. Diese Erklärung wird notariell errichtet. Der Gang zum Notar ist also unerlässlich.

Bevor Sie den Notar aufsuchen, müssen Sie Folgendes vorbereiten:

• Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, muss er spätestens 1 Monat vor der Ausgliederungsklärung informiert werden. Er muss dann den Entwurf des Ausgliederungsplans erhalten. Dass der Betriebsrat den Ausgliederungsplan erhalten hat, müssen Sie dem Handelsregister nachweisen. Deshalb sollte sich der Einzelkaufmann den Empfang vom Betriebsrat bestätigen lassen. Die Auswirkungen der Ausgliederung für die Arbeitnehmer müssen im Ausgliederungsplan erläutert werden.
• Der Umwandlungsstichtag muss gewählt werden. Zivil- bzw handelsrechtlich ist dies der Tag, ab dem die Wirkungen eintreten sollen, gewünscht ist dies zum 1.1. eines Jahres 0:00 Uhr. Das ist dann der Tag, der auf den letzten Bilanzstichtag vor Umwandlung folgt. Also bei der Aufstellung der Bilanz zum 31.12. dann der 1.1. In der Regel nimmt man diesen Stichtag, also den 1.1., da zum 31.12. ohnehin ein Jahresabschluss aufzustellen ist. Dieser dient dann als Grundlage für die Umwandlung.
• Der Einzelkaufmann muss sich überlegen, welches Vermögen er aus seinem einzelkaufmännischen Betrieb in die GmbH einbringt. Steuerrechtlich wird wegen der Möglichkeit der Buchwertfortführung allerdings nur eine komplette Übertragung in Betracht kommen. Hier muss der Einzelkaufmann darauf achten, dass er nichts vergisst.
• Aus dem Ausgliederungsplan und seinen Anlagen muss eindeutig hervorgehen, welche Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten im Wege der partiellen Gesamtrechtsnachfolge auf die zu gründende GmbH übergehen. Jeder Gläubiger und jeder Schuldner muss nachvollziehen können, ob er sich nunmehr an die GmbH oder noch immer an den Einzelkaufmann wenden muss. Der notariell zu beurkundende Ausgliederungsplan enthält daher nicht nur die Ausgliederungserklärung des Einzelkaufmanns, sondern insbesondere in seinen Anlagen auch Unterlagen, die eine Zuordnung des Aktiv- und Passivvermögens ermöglichen.

3.2 Errichtung der GmbH

Im Rahmen der Umwandlung wird die neue GmbH errichtet, also gegründet. Die Satzung (= Gesellschaftsvertrag) wird in der Ausgliederungserklärung ggf. als Anlage hierzu festgestellt.

3.3 Sachgründungsbericht

Da die Vorschriften der Sachgründung gelten, muss ein sogenannter Sachgründungsbericht angefertigt werden. Da ein Unternehmen eingebracht wird, muss dessen Situation erläutert werden, damit es korrekt bewertet werden kann. Grundlage der Bewertung sind neben dem Sachgründungsbericht die Schlussbilanz des Einzelkaufmanns und weitere Unterlagen über die Werthaltigkeit der Aktiva. Gehört z. B. ein Betriebsgrundstück zum ausgegliederten Vermögen, sollte ein Verkehrswertgutachten, das ggfs. ohnehin vorhanden ist, eingereicht werden. Das Handelsregister prüft von Amts wegen die Werthaltigkeit des eingebrachten Unternehmens und kann hierbei weitere Unterlagen anfordern.