Unternehmensnachfolge in kleinen und mittelständischen B ... / 3.8 Notfallmaßnahmen

Unabhängig von der geregelten Nachfolge sollte es in jedem Unternehmen einen Plan für den Notfall geben, wenn der Geschäftsführer oder Inhaber wegen Unfall oder Krankheit kurzfristig ausfällt. Ist keine Notfallregelung vorhanden, gibt es z. B. auch keine Vertreterregelung, Vertrags- und Bankvollmachten oder Kenntnis einer Vertrauensperson über Passwörter und Konten, ist bei einem längeren Ausfall im schlimmsten Fall die Existenz des Betriebes bedroht! Daher ist ein solcher Notfallplan für jeden Inhaber oder Geschäftsführer, unabhängig vom Alter und Gesundheitszustand, Pflicht! Ob Handlungsbedarf besteht, lässt sich einfach feststellen, indem der Inhaber nach vorhandenen Notfallregelungen gefragt wird. Auch die Banken verlangen im Rahmen einer Kreditverhandlung regelmäßig eine Notfallregelung, damit für sie erkennbar ist, ob und wie ein Unternehmen beim Ausfall des Inhabers noch weiter handlungsfähig bleiben und auch die Rückzahlung des Darlehens sicherstellen kann. Noch ein anderer Vorteil entsteht: Durch die Notfallregelungen wird die Abhängigkeit des Betriebes vom Inhaber oft nachhaltig reduziert, was nicht zuletzt positive Auswirkungen auf den Kaufpreis hat.

Die nachstehende Übersicht zeigt, an welche Sachverhalte mindestens gedacht werden sollte.

Frage/Prüfpunkt	Ja	Nein
Vertreter des Inhabers oder Geschäftsführers ist bestimmt
Andere Gesellschafter sind über Vertreter informiert, evtl. notwendige Zustimmungen (Bank, Lieferanten) liegen vor
Vollmachten sind vorhanden, z. B. Prokura, Handlungsvollmacht, Vertragsvollmacht, Bankvollmacht, Unterschriftenregelungen
Kopien wichtiger Dokumente liegen bei Notar vor, z. B. Verträge, Versicherungen, Bürgschaften, Patente, Schutzrechte, Jahresabschlüsse, Ehevertrag, Handelsregister-Auszug, Telefonnummern von Personen, die informiert werden müssen
Wichtige Geschäftspartner sind informiert, z. B. Lieferanten, Kunden, Kooperationspartner
Kopien der Regelung sind an Geschäftspartner weitergeben
Besonderheiten zum Umgang mit wichtigen Geschäftspartnern sind festhalten, z. B. Ansprechpartner, Art der Zusammenarbeit, Absprachen
Private Vollmachten sind vorhanden, z. B. Patientenverfügung
Testament, Patientenverfügung ist vorhanden und aktuell
Passwörter und Schlüssel sind hinterlegt, z. B. bei Bank oder Notar
Notfallanweisungen, wie die Firma fortzuführen ist, z. B. Ziele, Strategien, Auflagen, Vertreter (ggf. unterteilt nach Aufgaben-/Sachgebieten) liegen vor und sind den Stellvertretern bekannt
Übersicht wichtiger Partner liegt vor, z. B. Kunden, Lieferanten, Kooperationsfirmen mit Kontaktdaten
Ggf. Übersicht über Firmenvermögen (Jahresabschlüsse), private Verhältnisse liegt vor
Übersicht über wichtige Nummern, z. B. Steuer-Id., Umsatzsteuer-Id., Sozialversicherungsnummer usw. liegt vor

Praxis-Tipp

Notfallmaßnahmen überprüfen

Die Notfallmaßnahmen sollten Sie einmal pro Jahr überprüfen und ggf. anpassen, z. B., wenn sich Vertrauenspersonen oder Rechtslage geändert haben. Die Anpassung sollte Sie zumindest in bestimmten Punkten (z. B. Verträge, Steuern)  zusammen mit einem Fachmann, etwa einem Notar oder Rechtsanwalt, vornehmen. Bei diesem sollten Sie die Unterlagen im Original  aufbewahren. Die Kopien können z. B. zu den normalen Geschäftsunterlagen oder in einen Safe, der im Unternehmen untergebracht sein sollte. Denken Sie  auch daran, die Personen zu informieren, die Ihre Vertretung übernehmen sollen. Zudem sollte es regelmäßige und mehrfache Datensicherungen geben.

In der Checkliste Unternehmensnachfolge sind noch einmal ausgewählte, wichtige Fragestellungen aufgeführt, die vor allem der potenzielle Verkäufer nutzen kann, um sich zu orientieren. Die Fragen sind als Anregung und Ideengeber gedacht und können beliebig ergänzt und ausgetauscht werden.