Vergütungsoptimierung durch Gehaltsextras: Möglichkeiten ... / 5.1 Privatnutzung von Computer, Tablet und Handy

Steuerfrei bleiben die Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör. Ebenso die geldwerten Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.^[1]

Die Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Die Steuerbefreiung ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder die Computernutzung zu Hause.^[2] Im Rahmen einer steuerfreien Nutzungsüberlassung sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei.

Arbeitgeber muss Eigentümer bleiben

Die Privatnutzung durch den Arbeitnehmer bleibt aber nur steuerfrei, wenn der Arbeitgeber mindestens das wirtschaftliche Eigentum an den überlassenen Geräten behält.

Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.

Achtung

Beitragsfreiheit gilt nicht analog zur Steuerfreiheit

Sozialversicherungsrechtlich kann nicht ohne Weiteres Beitragsfreiheit angenommen werden. Hier müssen zusätzliche Kriterien beachtet werden.^[3]

[1] § 3 Nr. 45 Satz 1 EStG.

[2] R 3.45 LStR 2023.

[3]

S. Zusätzlichkeitsvoraussetzung.

5.1.1 Handyankauf möglich

Die Erstattung von Telefonkosten für Mobilfunkverträge der Beschäftigten durch den Arbeitgeber ist auch dann steuerfrei, wenn

• der Arbeitgeber das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstanden sind,
• von den Beschäftigten zu einem niedrigen, auch unter dem Marktwert liegenden Preis erworben hat und
• er das Mobiltelefon den Beschäftigten unmittelbar danach wieder zur privaten Nutzung überlässt.^[1]

Im Urteilsfall hatte der Arbeitgeber Handys zu Preisen von 1 bis 6 EUR von den Arbeitnehmern gekauft und anschließend steuerfrei überlassen sowie die laufenden Kosten (teilweise) übernommen. Die Gestaltungen zur Lohnoptimierung sind von der Rechtsprechung anerkannt worden, die damit ausdrücklich der Verwaltungsauffassung widersprochen hat.^[2]

Steuerfreier pauschaler Auslagenersatz ohne Einzelnachweis

Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können ohne Einzelnachweis des beruflich veranlassten Anteils bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 EUR monatlich, steuerfrei erstattet werden. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden.^[3]

[1] BFH, Urteil v. 23.11.2022, VI R 50/20, BStBl 2023 II S. 584.

[2] H 3.45 LStH, Beispiel 2.

[3] R 3.50 Abs. 2 LStR.

5.1.2 Sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Arbeitgeberleistungen im Rahmen eines Mitarbeiter-PC-Programms

Für die Beitragsfreiheit wird verlangt, dass die Arbeitgeberleistung "zusätzlich zu Löhnen und Gehältern" gewährt wird. Diese Voraussetzung ist bei einer Entgeltumwandlung jedoch nicht erfüllt.

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung sind der Auffassung, dass als Wert für die Nutzungsüberlassung das Nutzungsentgelt anzusetzen ist, das i. d. R. dem Betrag der Gehaltsumwandlung entspricht. Weichen im Einzelfall die Höhe der Leasingrate und die Höhe des Entgeltverzichts voneinander ab, ist als Wert für die Nutzungsüberlassung die Höhe der vom Arbeitgeber als Leasingnehmer vereinbarten Leasingrate in Ansatz zubringen.^[1]

Praxis-Beispiel

Leasingrate höher als Entgeltverzicht

Der Arbeitgeber überlässt im Rahmen einer Gehaltsumwandlung dem Mitarbeiter ein Smartphone, das dieser auch privat nutzen darf.

Monatliches Arbeitsentgelt vor Entgeltumwandlung	3.500 EUR
Monatliche Leasingrate für Arbeitgeber	60 EUR
Monatlicher Entgeltverzicht	50 EUR
Der Beitragsbemessung sind zugrunde zu legen:
Neuer monatlicher Barlohnanspruch	3.450 EUR
Zzgl. Sachbezug für Smartphone-Überlassung	+ 60 EUR
Gesamt	3.510 EUR
Die Sozialversicherungsbeiträge sind aus 3.510 EUR zu erheben.

Die Leasingrate wird beitragsrechtlich einheitlich beurteilt, sodass auch die Anteile oberhalb des Entgeltumwandlungsbetrags nicht als zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt erbracht angesehen werden und damit der Beitragsbemessung zugrunde zu legen sind.

Praxis-Beispiel

Leasingrate niedriger als Entgeltverzicht

Der Arbeitgeber überlässt im Rahmen einer Gehaltsumwandlung dem Mitarbeiter ein Smartphone, das dieser auch privat nutzen darf.

Monatliches Arbeitsentgelt vor Entgeltumwandlung	3.500 EUR
Monatliche Leasingrate für Arbeitgeber	40 EUR
Monatlicher Entgeltverzicht	50 EUR
Der Beitragsbemessung sind zugrunde zu legen:
Neuer monatlicher Barlohnanspruch	3.450 EUR
Zzgl. Sachbezug für Smartphone-Überlassung	+ 40 EUR
Gesamt	3.490 EUR
Die Sozialversicherungsbeiträge sind aus 3.490 EUR zu erheben.

[1] BE v. 4.5....