Alexander C. Blankenstein
Der Arbeitsaufwand des Verwalters hängt bei der Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage nicht primär von der Anzahl der Wohneinheiten ab. Bei einer großen Anlage ist dies zwar sicherlich zu Beginn der Verwaltertätigkeit der Fall, wenn die Eigentümerdaten in die EDV eingepflegt werden müssen. Erfahrungsgemäß kommt auf den Verwalter aber auch mehr Arbeit zu, wenn die Wohnungseigentümer in einer kleineren Anlage untereinander zerstritten sind.
Möchte der Verwalter eine neue Eigentümergemeinschaft übernehmen, sollte er mit Blick auf die Gestaltung seines Verwaltervertrags im Vorfeld Informationen über die potenziell zu verwaltende Anlage und deren Eigentümer einholen. Maßgeblich kommt es dabei auch auf das Alter und die Ausstattung der Wohnanlage an.
2.1 Mündliche Erkundigungen
Im Regelfall wird ein neu zu bestellender Verwalter entweder vom noch amtierenden Verwalter oder aber von einem Wohnungseigentümer, in aller Regel dem Verwaltungsbeirat, zwecks Abgabe eines Vertragsangebots kontaktiert. Bei telefonischer Kontaktaufnahme sollte der anfragende Verwalter um Angabe des Grunds für den Verwalterwechsel gebeten werden. Entsprechendes gilt selbstverständlich auch bei der Anfrage durch einen Wohnungseigentümer. Bei dieser Gelegenheit sollte sich der potenzielle Verwalter durchaus auch darüber informieren, wie das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander ist.
2.2 Schriftliche Auskünfte
Insbesondere im Hinblick auf die Gestaltung des Verwaltervertrags und für einen realistischen Ansatz der Verwaltervergütung sollte sich der potenzielle Verwalter nicht scheuen, seiner Kontaktperson ein Formular zu den wesentlichen Objekteigenschaften zu übersenden. Der nachfolgende Fragenkatalog könnte selbstverständlich auch telefonisch abgearbeitet werden, allerdings dürfte die Kontaktperson spontan nicht über die erforderlichen Daten bzw. Informationen verfügen.
Anfrage wegen Übernahme einer Verwaltung
Allgemeine Angaben
| Datum: |
____________________ |
Ansprechpartner: Name: ____________________ |
Eigentümer □ / Beirat □ |
| Telefon: |
____________________ |
| E-Mail: |
____________________ |
| Angebots-Adresse: |
____________________ ____________________ |
| Eigentümergemeinschaft: |
____________________ |
| Objekt-Adresse: |
____________________ |
| Baujahr: |
____________________ |
Objektdaten: Verwaltung
| Vermietungsquote: |
____________________ |
| Gesamtfläche: |
____________________ |
| Beirat vorhanden? |
Ja □ / Nein □ |
| Bisheriger Verwalter: |
____________________ |
| Grund für den Wechsel: |
____________________ |
| Bisherige Verwaltungsgebühr: |
______ EUR je Wohneinheit ______ EUR je Gewerbeeinheit ______ EUR je Stellplatz/Garage |
| Veräußerungszustimmung des Verwalters vereinbart? |
Ja □ / Nein □ |
Objektdaten: Angestellte
| Hausmeister |
hauptberuflich □ / nebenberuflich □ |
| Reinigungskraft |
hauptberuflich □ / nebenberuflich □ |
| Gärtner |
hauptberuflich □ / nebenberuflich □ |
Objektdaten: Einheiten
| Anzahl Wohneinheiten: |
____________________ |
| Anzahl Gewerbeeinheiten: |
____________________ |
| Anzahl Kellerräume: |
____________________ |
| Tiefgarage vorhanden? |
Ja □ / Nein □ Anzahl Stellplätze: _______ |
| Anzahl Duplex-Parker: |
____________________ |
| Anzahl Außenstellplätze: |
____________________ |
| Anzahl Einzelgaragen: |
____________________ |
Objektdaten: Ausstattung und Technik
| Heizung: |
Öl- □ / Gas- □ / Fern- □ / Etagen-Heizung □ |
| Abrechnungsunternehmen: |
____________________ |
| Dachart: |
Ziegel- □/ Flachdach □ Sanierung (Datum): ____________________ |
| Balkone: |
Anzahl: _____ Sanierung (Datum): ____________________ |
| Fenster: |
Holz □ / Alu □ / Kunststoff □ |
| Fassade: |
Putz □ / Ziegel □ / Klinker □ / Beton □ |
| Aufzüge: |
Anzahl ______ |
| Gartenanlage: |
Ja □ / Nein □ |
| Spielplatz: |
Ja □ / Nein □ |
| Schwimmbad/Sauna: |
Ja □ / Nein □ |
Objektdaten: Erhaltung (Instandhaltung und Instandsetzung)
laufende Erhaltungsmaßnahmen:
__________________________________
geplante mittelfristige Erhaltungsmaßnahmen:
__________________________________
geplante längerfristige Erhaltungsmaßnahmen:
__________________________________
abgeschlossene Erhaltungsmaßnahmen:
__________________________________
Besondere Hinweise:
__________________________________
Angebote bis: ______________________
Erwünschte Unterlagen: ________________________________
Vereinbarter Besichtigungstermin am ____________ um ________ Uhr
Treffpunkt: _____________
2.3 Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung
Auch ohne Inbezugnahme der Regelungen der Gemeinschaftsordnung ist der Verwalter an die Vereinbarungen der Wohnungseigentümer gebunden. Deshalb ist insbesondere im Hinblick auf die Gestaltung des Verwaltervertrags und die Kalkulation von Grundvergütung und Sonderhonoraren die Kenntnis des Inhalts der Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung von erheblicher Bedeutung. Der potenzielle Verwalter sollte daher stets seine Kontaktperson in der Eigentümergemeinschaft um Übersendung einer Kopie der Teilungserklärung bitten. Freilich hat er darauf keinen Anspruch. Aus datenschutzrechtlichen Gründen sollte insoweit auch stets um Übermittlung einer entpersonalisierten Kopie der Teilungserklärung gebeten werden, sodass die Kenntnisnahme von Namen oder Daten des tei...