3.1.2.1 Überblick
Ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats im Einzelfall dazu aufgerufen, die Versammlung einzuberufen, ist eine ganze Reihe von Fragen zu bedenken. Er sollte zunächst überlegen, welche Gegenstände auf der Versammlung besprochen werden sollen. Diesen Gegenständen muss er einen "Namen" geben. In der Regel reicht eine Kurzbezeichnung. Im Anschluss oder parallel ist zu klären, an welchem Ort und in welcher Versammlungsstätte die Versammlung stattfinden soll. Ferner sind der Tag der Versammlung und der Einberufungszeitpunkt ("Daumenregel": Nicht vor 18.00 Uhr an einem Wochentag) zu bestimmen. Schließlich sind sämtliche Wohnungseigentümer und Teileigentümer rechtzeitig zur Versammlungsstätte zu laden. Die Adressen und Namen der anderen Wohnungseigentümer erhalten die Verwaltungsbeiräte vom Verwalter oder sind den Verwaltungsunterlagen oder gegebenenfalls dem Grundbuch zu entnehmen. Am besten ist es, wenn sich die Verwaltungsbeiräte aus Gründen der Vorsicht regelmäßig aktuelle Eigentümerlisten geben lassen.
3.1.2.2 Versammlung
In der Versammlung ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats – bestimmen die Wohnungseigentümer keine andere Person – als Ladender der "geborene" Versammlungsleiter. Als solcher eröffnet er die Versammlung, kann sie, sind nicht alle Tagesordnungspunkte "abgearbeitet", vertagen (= Tag und Ort bestimmen, an dem die Versammlung fortgesetzt wird) und sie auch unterbrechen.
Versammlungsleitung
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats muss wie der Verwalter bei der Leitung der Versammlung nach billigem Ermessen unter anderem dafür sorgen, dass
- die Versammlung formell eröffnet, ordentlich durchgeführt, gegebenenfalls zeitweise unterbrochen und formell wieder geschlossen wird;
- Teilnahme- und Stimmberechtigung geprüft werden;
- alle Sachen erschöpfend erörtert und diskutiert werden (Diskussionsleitung); hierzu gehören etwa die Erteilung des Wortes und die Aufrufung der Redner;
- die Tagesordnungspunkte unter Einhaltung der Tagesordnung ohne Unterbrechung behandelt und beschlossen werden;
- eine angemessene Redezeit eingeräumt wird;
- Beschlussanträge bestimmt und sachgerecht formuliert sind;
- über sämtliche Beschlussgegenstände durch ein geeignetes Verfahren abgestimmt wird;
- die Beschlüsse festgestellt und verkündet werden;
- im Regelfall die Stimmabgaben namentlich dokumentiert sind.
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats als Versammlungsleiter ist im Übrigen der Inhaber des Haus- und des Organisationsrechts. Er hat die Versammlung so zu leiten, wie es den Vereinbarungen und Beschlüssen und, soweit solche nicht bestehen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen entspricht. Dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats stehen als Versammlungsleiter das Haus- und das Organisationsrecht so lange zu, wie die Wohnungseigentümer diese Rechte nicht selbst ausüben, ihm keine Weisung erteilen oder die Ausübung des Haus- und des Organisationsrechts einem Dritten übertragen.
Kosten
Den Verwaltungsbeiräten entstehen durch eine Ladung Kosten, vor allem für Kopien, Briefmarken und für die Versammlungsstätte. Diese Kosten sind Aufwendungen und von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu erstatten.
Ein Recht, im Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Verträge zu schließen, beispielsweise einen Miet- oder Druckvertrag, haben die Verwaltungsbeiräte nach noch herrschender Meinung nicht. Dies kann sich aber ändern, wenn man nämlich anerkennt, wie es hier vertreten wird, dass die Verwaltungsbeiräte als Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer handeln.
Musterschreiben: Ladung zur Versammlung durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats
Anschrift Wohnungseigentümer
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Ladung zur Versammlung am _____
Sehr geehrte Damen und Herren,
wie Sie wissen, ist die Bestellungszeit des bisherigen Verwalters abgelaufen. Damit fehlt im Sinne des Gesetzes ein Verwalter. Ich bin als Vorsitzender des Verwaltungsbeirats befugt, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen.
Alternative 1:
Ich habe erfahren, dass das Gemeinschaftsvermögen erschöpft ist. Wir müssen daher dringend eine Sonderumlage beschließen, um die fälligen Rechnungen bedienen zu können. Der Verwalter weigert sich indes, die Versammlung einzuberufen, und will sich vorübergehend der Mittel der Erhaltungsrücklage bedienen. Ich bewerte dieses Verhalten als pflichtwidrig. Damit bin ich als Vorsitzender des Verwaltungsbeirats befugt, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen.
Alternative 2:
Der Verwalter hat in den letzten Wochen eine Reihe von Pflichtverletzungen begangen _________ [Beschreibung und Erläuterung]. Ich bin aus diesem Grund der Auffassung, dass wir über die Abbestellung des Verwalters und die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags beraten sollten. Der Verwalter weigert sich indes, die Versammlung für diese Themen einzuberufen. Ich bewerte dieses Verhalten als pflichtwidrig. Damit bin ich als Vorsitzender des Verwaltungsbeirats befugt, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen.
Ich berufe die Vers...