5.1 Allgemeines
Die Verwaltungsbeiräte sollen nach § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung prüfen. Diese Pflichten nehmen den anderen Wohnungseigentümern nicht das Recht, selbst die Verwaltung durch den Verwalter als Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu prüfen. § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG macht die Verwaltungsbeiräte nicht zu Vertretern der Wohnungseigentümer oder der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Die Verwaltungsbeiräte sollten grundsätzlich am Geschäftssitz des Verwalters prüfen. Gegenstand der Prüfung sind:
- der Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 Satz 2 WEG),
- die Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG),
- der Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG),
- Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Heizkostenabrechnung, Buchungsbelege, Schriftverkehr) und
- Buchhaltungsunterlagen (Buchungskonten, Buchungslisten, Saldenaufstellungen).
5.2 Prüfung des Wirtschaftsplans
5.2.1 Überblick
Der Verwalter hat nach § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Dieser soll nach § 28 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG enthalten:
- die Vorschüsse zu den Kosten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer i. S. v. § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG (bezogen auf sämtliche Wohnungs- und/oder Teileigentumsrechte in einem Betrag);
- die Vorschüsse zu den von den Wohnungseigentümern bestimmten Rücklagen, u. a. der Erhaltungsrücklage i. S. v. § 19 Abs. 2 Nr. 4 (bezogen auf sämtliche Wohnungs- und/oder Teileigentumsrechte in einem Betrag);
- die voraussichtlichen Einnahmen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im beplanten Wirtschaftsjahr;
- die voraussichtlichen Ausgaben der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im beplanten Wirtschaftsjahr.
5.2.2 Formale Prüfung
Die Verwaltungsbeiräte haben formal zu prüfen, ob der Wirtschaftsplan die vom Gesetz vorgesehenen 4 Teile aufweist, wer ihn erstellt hat und wann er erstellt wurde.
5.2.3 Inhaltliche Prüfung
Inhaltlich ist so gut wie möglich zu klären, ob die sich im Entwurf des Wirtschaftsplans spiegelnden Annahmen des Verwalters der Sache und der Höhe nach wahr sind und ob der Verwalter die geltenden Umlageschlüssel angewandt hat.
Checkliste: Inhaltliche Prüfung des Wirtschaftsplans
Allgemeines
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Ist der Ersteller der Planung angegeben? |
| □ |
Ist das Wirtschaftsjahr angegeben? |
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Sind das Wirtschafts- und das Kalenderjahr identisch? |
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Betrifft der Wirtschaftsplan die richtige Wohnungseigentumsanlage? |
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Gibt es einen Gesamtwirtschaftsplan und Einzelwirtschaftspläne für jeden Wohnungseigentümer? |
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Werden die in der Wohnungseigentumsanlage geltenden Umlageschlüssel genutzt? |
| □ |
Werden besondere Umlageschlüssel erläutert? |
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Liegt zum Abgleich die Jahresabrechnung für das Vorjahr vor? |
| □ |
Sind sämtliche Angaben der Planung klar, verständlich und ohne weiteres nachvollziehbar? |
Gesamtwirtschaftsplan
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Ist der Gesamtwirtschaftsplan gegliedert in:
- Einnahmen,
- Ausgaben und
- Zuführung zu den Rücklagen?
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| □ |
Beachtet der Verwalter eventuelle Vorgaben der Wohnungseigentümer (Prüfpunkt entfällt in der Regel)? |
| □ |
Einnahmen – sind alle voraussichtlichen Einnahmen erfasst, vor allem:
- rückständiges Hausgeld früherer Jahre,
- Zahlungen auf Sonderumlagen,
- Versicherungsleistungen,
- Darlehensvaluta,
- Früchte im Sinne von § 16 Abs. 1 WEG i. V. m. § 99 Abs. 3 BGB (etwa Mieten).
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| □ |
Kann der Verwalter angeben, wie er die Einnahmen errechnet hat (Vorjahre, Statistiken, Vergleichswerte, Kostenangebote, Erfahrungswerte)? |
| □ |
Sind die Schätzungen nachvollziehbar und rechnerisch richtig? |
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Erscheinen die Planungen als realistisch? |
| □ |
Ausgaben – sind die voraussichtlichen Ausgaben erfasst, vor allem:
- die Betriebskosten i. S. v. § 1 Abs. 1 Satz 1, 2 Betriebskostenverordnung,
- die Verwaltungskosten i. S. v. § 2 Nr. 1 Betriebskostenverordnung (Verwalter, Versammlung, Bank),
- die Ausgaben für die geplanten Erhaltungsmaßnahmen,
- die Ausgaben für die geplanten baulichen Veränderungen,
- die Ausgaben für die geplanten Modernisierungen,
- die Bedienung der Forderungen Dritter, die im Laufe des Jahres voraussichtlich anfallen werden (zum Beispiel eines Werkunternehmers oder eines Sachverständigen),
- Steuern, Abgaben, Gebühren,
- Darlehenszinsen.
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Sind die Ausgaben nach Positionen gegliedert (z. B. nach der Betriebskostenverordnung)? |
| □ |
Kann der Verwalter angeben, wie er die Ausgaben errechnet hat (Vorjahre, Statistiken, Vergleichswerte, Kostenangebote, Erfahrungswerte)? |
| □ |
Sind die Schätzungen nachvollziehbar und rechnerisch richtig? |
| □ |
Erscheinen die Planungen als realistisch? |
| □ |
Rücklagen – sind Beiträge für die Rücklagen vorgesehen? |
| □ |
Kann der Verwalter angeben, wie er die Gesamthöhen errechnet hat, und entsprechen diese den Bestimmungen der Wohnungseigentümer? |
Einzelwirtschaftspläne
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Ist berücksichtigt, dass bei Wohnungseigentümern mit einem Hausgeldausfall zu rechnen ist (Prüfpunkt nur bei Wohnungseigentumsanlagen, bei denen dieses als realistisch erscheint)? |
| □ |
Werden für die jeweiligen Wohnungseigentumsrechte die richtigen Umlageschlüssel für die Beteiligung an den Einnahmen und Ausgaben sowie für die Errechnung der Beiträge zu den Rücklagen genutzt? |
Aus der Gegenüberstellung der erwarteten Einnahmen und Ausgaben...