Verwaltungsbeirat: Rechte und Pflichten (WEMoG) / 5.3 Prüfung der Jahresabrechnung

5.3.1 Überblick

Der Verwalter hat gem. § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG nach Ablauf des Kalenderjahrs eine Jahresabrechnung aufzustellen. Diese Abrechnung besteht wenigstens aus

• einem "Kopf" (dieser muss Informationen geben zum Ersteller, zum Erstellungsdatum, zum Abrechnungszeitraum und zum Bezugsobjekt),
• der Angabe der Einnahmen und Ausgaben ("Gesamtabrechnung"),
• der Verteilung nicht gedeckter Ausgaben oder von Guthaben unter Angabe der geltenden Umlageschlüssel ("Einzelabrechnungen" mit Nennung der Nachschüsse und eventuell einem Vorschlag für die Anpassung der Vorschüsse) und Hinweisen zur Steuer.

Hinweis

Weitere Inhalte

Gegebenenfalls sinnvoll, aber nicht zwingend sind:

• eine Übersicht über die Hausgeldschulden der Wohnungseigentümer,
• eine Übersicht über die Nachschüsse aller Wohnungseigentümer,
• ein Wirtschaftsbericht, beispielsweise über das Hausgeldinkasso, Versicherungsfälle oder Erhaltungsmaßnahmen.

5.3.2 Formale Prüfung

Die Verwaltungsbeiräte müssen formal prüfen, ob die Jahresabrechnung alle notwendigen Teile aufweist, wer sie erstellt hat und wann sie erstellt wurde.

Checkliste: Formale Prüfung der Jahresabrechnung

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Die Jahresabrechnung muss (am besten am Anfang) darstellen: den Ersteller, das Erstellungsdatum, den Abrechnungszeitraum, das konkrete Bezugsobjekt.

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Die Jahresabrechnung muss 2 Teile haben, nämlich Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen: Die Gesamtabrechnung muss leicht verständlich, problemlos nachvollziehbar, geordnet und also "übersichtlich" sein. Sie hat die Veränderungen des Gemeinschaftsvermögens auszuweisen, wie sie sich im Abrechnungszeitraum (Wirtschaftsjahr) ereignet haben. Die Veränderungen sind als schlichte Einnahmen- und Ausgabenrechnung darzustellen. In der Gesamtabrechnung dürfen nur tatsächlich erzielte Einnahmen und tatsächlich erfolgte Ausgaben gebucht werden. Ob Ausgaben zu Recht erfolgten, ist unerheblich. In der Gesamtabrechnung müssen die Kostenarten am besten stark aufgegliedert werden. Die Einzelabrechnungen müssen die jeweiligen Umlageschlüssel ausweisen und zeigen, ob auf einen Wohnungseigentümer ein Nachschuss oder ein Guthaben entfällt.

5.3.3 Inhaltliche Prüfung

5.3.3.1 Überblick

Zu einer inhaltlichen Prüfung gehören die Fragen, ob der Verwalter die geltenden gesetzlichen und/oder von den Wohnungseigentümern bestimmten Umlageschlüssel angewandt hat und ob die behaupteten Einnahmen und Ausgaben angefallen sind. Werden bei einer Frage Unregelmäßigkeiten entdeckt, sind Nachforschungen notwendig. Jedenfalls müssen die anderen Wohnungseigentümer von den Unstimmigkeiten erfahren.

5.3.3.2 Umlageschlüssel

Die Verwaltungsbeiräte sollten prüfen, welche Umlageschlüssel vereinbart und (ggf. abweichend) beschlossen sind und in welchen Fällen der subsidiäre gesetzliche Umlageschlüssel (Höhe der Miteigentumsanteile) anzuwenden ist.

5.3.3.3 Belegprüfung

Eine vollständige inhaltliche Prüfung der behaupteten Einnahmen und Ausgaben bestünde darin, dass sich die Verwaltungsbeiräte mit jeder Einnahme und Ausgabe befassen, also jeden Beleg prüfen, und sämtlichen Kontoeingängen und Kontoausgängen nachgehen. Nach der Rechtsprechung ist das zwar möglich. Ausreichend ist aber auch, wenn die Verwaltungsbeiräte "Stichproben" machen.^[1]

Immer ist zu fragen, ob der Verwalter bestimmte Kosten auslösen oder bedienen durfte. Es sollten etwa angesehen werden die Sonderhonorare des Verwalters, die Kosten, die für (behauptete) Erhaltungsmaßnahmen angefallen sind oder die Rechnungen der Träger der Daseinsvorsorge. Werden Unregelmäßigkeiten entdeckt, sind Nachforschungen notwendig. Jedenfalls müssen die anderen Wohnungseigentümer von den Unstimmigkeiten erfahren.

[1] OLG München, Beschluss v. 7.2.2007, 34 Wx 147/06, NZM 2007 S. 488.

5.3.3.4 Verträge

Die Verwaltungsbeiräte müssen prüfen, ob der Verwalter bestimmte Verträge schließen oder Forderungen erfüllen durfte. Es sollten etwa angesehen werden die Sonderhonorare des Verwalters, die Kosten, die für (behauptete) Erhaltungsmaßnahmen oder Rechnungen, die für Maßnahmen im Bereich des Sondereigentums angefallen sind.

Checkliste: Inhaltliche Prüfung der Jahresabrechnung

Allgemeines

□	Ist der Ersteller der Jahresabrechnung angegeben?
□	Ist das abgerechnete Wirtschaftsjahr angegeben?
□	Sind das Wirtschafts- und das Kalenderjahr identisch?
□	Betrifft die Jahresabrechnung die richtige Wohnungseigentumsanlage?
□	Ist der gesamte Abrechnungszeitraum erfasst?
□	Gibt es eine Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen für jedes Wohnungs- und Teileigentum?
□	Werden besondere Umlageschlüssel erläutert?
□	Liegen zum Abgleich der Wirtschaftsplan für den Abrechnungszeitraum und die Jahresabrechnung für das Vorjahr vor?
□	Sind sämtliche Angaben der Jahresabrechnung klar, verständlich und ohne weiteres nachvollziehbar?

Bestandteile

Prüfung, ob der Jahresabrechnung vor allem folgende Punkte zu entnehmen sind:

□	Sämtliche Einnahmen bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (Gesamtabrechnung und Rechnungslegung des Verwalters): das Hausgeld (auch das aus Vorjahren), Mieten, Pachteinnahmen, Entgelte und sonstige Zahlungen (z. B. einer Versicherung), Zinseinnahmen.
□	Sämtliche (gegebenenfalls unberechtigte) Ausgaben b...