Kurzbeschreibung
Im Rahmen eines beschlossenen Verwalterwechsels fordert der neue Verwalter beim Vorverwalter die Unterlagen an und schlägt die Übergabemodalitäten vor.
Vorbemerkung
Eine Gemeinschaft entscheidet im Rahmen der ordentlichen Eigentümerversammlung im Mai über die anstehende Bestellung eines Verwalters. Der amtierende Verwalter wird nicht wieder gewählt. Dessen Bestellung läuft zum Jahresende aus.
Der neue Verwalter hat in diesem Fall frühzeitig Kenntnis darüber, dass er ab 1. Januar des Folgejahrs die Verwaltung der betreffenden Liegenschaft übernimmt.
Um das neue Objekt in seiner EDV anlegen und die sonstigen vorbereitenden Maßnahmen für die Verwaltungsübernahme treffen zu können, benötigt der neue Verwalter entsprechende Unterlagen.
Mit diesem Schreiben werden die Unterlagen beim Vorverwalter angefordert und die allgemeinen Übergabemodalitäten geregelt.
Anforderung erforderlicher Verwaltungsunterlagen beim Vorverwalter
An |
Sachbearbeiter __________________ |
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Projekt ________________________ |
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Wohnungs-Nr. ___________________ |
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Wiedervorlage _______20__ |
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Ort, Datum ________________________ |
Verwaltungsunterlagen
Sehr geehrte Damen und Herren,
wie Ihnen bekannt ist, wurde unser Unternehmen ab dem _______ als neue Verwalterin der o. b. Liegenschaft bestellt. Damit wir den Eigentümern einen reibungslosen Verwaltungsübergang gewährleisten können, benötigen wir von Ihnen vorab einige Unterlagen der Gemeinschaft. Hierbei handelt es sich um:
- Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung
- Aufstellung der aktuellen Hausgelder
- Auflistung der Stammdaten (Korrespondenzanschriften der Eigentümer)
- Liste der Lieferanten, Versicherungen und Behörden.
Die endgültige Übernahme aller Unterlagen der Gemeinschaft würden wir gerne in einem persönlichen Termin bei Ihnen vornehmen. Hierfür schlagen wir Ihnen den _______ vor. Bitte bestätigen Sie uns diesen Termin oder unterbreiten Sie uns einen entsprechenden Alternativvorschlag.
Hinsichtlich der Übertragung der gemeinschaftlichen Gelder teilen wir Ihnen die neue Bankverbindung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer noch mit gesonderter Post mit.
Bitte berücksichtigen Sie in diesem Zusammenhang ferner, dass die Gemeinschaft Sie im Wege der Beschlussfassung verpflichtet hat, Rechnungslegung gemäß §§ 675, 666 BGB zum Zeitpunkt der Beendigung Ihrer Verwalterstellung zu erstellen. Wir möchten Sie daher bitten, uns die entsprechende Rechnungslegung am Tag der Übergabe aller Verwaltungsunterlagen ebenfalls zur Verfügung zu stellen.
Mit freundlichen Grüßen