Verwaltungsunterlagen – Aufbewahrung, Einsicht und Herau ... / 2 Aufbewahrung

2.1 Grundsätze

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft aufzubewahren sind, existieren nicht. Rechtsprechung und herrschende Meinung rekurrieren insoweit auf handelsrechtliche^[1] und steuerrechtliche Vorschriften^[2], die zwar weder unmittelbar noch entsprechend anwendbar sind^[3], aber dennoch eine Richtschnur bieten und so zur Rechtssicherheit beitragen können. Richtigerweise wird man jedoch darauf abstellen müssen, wie lange die Wohnungseigentümer oder der Verband der Wohnungseigentümergemeinschaft an der Aufbewahrung ein Interesse hat.^[4]

Grundsätzlich können die Wohnungseigentümer dem Verwalter Anweisung bezüglich der Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen erteilen, was in der Praxis allerdings den Ausnahmefall darstellt. Im Übrigen steht es im Belieben, wie und wo der Verwalter die Verwaltungsunterlagen aufbewahrt. Selbstverständlich muss stets sichergestellt sein, dass eine Kenntnisnahme der Unterlagen unautorisierter Personen ausgeschlossen ist.

Hinweis

Geordnete Aufbewahrung

Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Voraussetzung ist eine sinnvolle Ordnung bei der Aufbewahrung – chronologisch, sachlich, alphabetisch u. Ä. –, die es einem sachverständigen Dritten, z. B. dem Betriebsprüfer, erlaubt, sich ohne besonderen Zeitaufwand zurechtzufinden.

Die Aufbewahrung und Archivierung der Verwaltungsunterlagen erfolgt grundsätzlich auf Kosten des Verwalters, auch wenn es sich um umfangreiche Unterlagen einer Großgemeinschaft handelt. Ist er gezwungen zur Aufbewahrung weitere Räume anzumieten, hat er die entsprechend entstehenden Kosten zu tragen. Aus keinem Rechtsgrund besteht hier ein Anspruch auf Kostenerstattung gegen die jeweils verwaltete Gemeinschaft.

Archivierung auf Datenträgern

Die Bestimmungen der §§ 257 Abs. 3 HGB, 147 Abs. 2 AO erlauben grundsätzlich eine Archivierung bzw. Aufbewahrung auch auf Datenträgern. Voraussetzung ist, dass die Daten

1. mit den Verwaltungsunterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Praxis-Beispiel

Wirtschaftspläne/Jahresabrechnungen

Paradebeispiele einer Archivierung bzw. Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen in digitaler Form stellen Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen dar. Man wird niemals vom Verwalter verlangen können, insbesondere in Großanlagen, sämtliche Einzelwirtschaftspläne bzw. Einzelabrechnungen in Papierform archivieren zu müssen. Völlig ausreichend ist, dass ihr jederzeitiger Ausdruck gewährleistet ist. Entsprechendes dürfte auch für Rechnungen, Angebote und Gutachten gelten, wobei hier die Rechtslage nicht definitiv für das Wohnungseigentumsrecht geklärt ist.^[5]

Elementare Verwaltungsunterlagen wie die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung sind zwingend im Original aufzubewahren. Dies gilt auch für Versammlungsniederschriften, in denen Bestellungs- bzw. Wiederbestellungsbeschlüsse des aktuellen Verwalters protokolliert sind, da im Fall der Fälle die Originalunterschriften der gemäß § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG Zeichnungspflichtigen zum Verwalternachweis nach § 26 Abs. 4 WEG öffentlich beglaubigt werden müssen.

Vertragsurkunden laufender Rechtsverhältnisse sollten ebenfalls im Original archiviert bzw. aufbewahrt werden und zwar so lange, bis Gewährleistungs- bzw. Mängelrechte nicht mehr ausgeübt werden können. Danach können sie zwar digitalisiert werden, müssen dann jedoch noch für 10 Jahre nach Auslauf des Vertragsverhältnisses auf Datenträger reproduzierbar sein.^[6]

[1] § 257 Abs. 3 HGB.

[2] § 147 Abs. 3 AO.

[3] Vgl. Greiner, ZMR 2018, S. 131.

[4] Hügel/Elzer, WEG, 3. Auflage 2021, § 25 Rn. 239.

[5] Für das Mietrecht bejahend: LG Berlin, Urteil v. 30.10.2018, 63 S 192/17.

[6] Siehe nachfolgend Kap. 2.2 Aufbewahrungsfristen.

2.2 Aufbewahrungsfristen

Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen. Allgemein anerkannt – wenn auch dogmatisch nicht gesichert – ist, dass insoweit bezüglich der Verwaltungsunterlagen die in § 257 HGB und 147 AO geregelten Fristen entsprechend anwendbar sind.^[1] Beide Vorschriften regeln für bestimmte Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren und für bestimmte andere Unterlagen eine solche von 10 Jahren. Grob ausgedrückt ist die im Zuge der Verwaltung geführte Korrespondenz 6 Jahre lang aufzubewahren, die übrigen Verwaltungsunterlagen 10 Jahre lang.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

Die nachfolgend aufgeführten Unterlagen sind für die Dauer von 6 Jahren aufzubewahren:

• Korrespondenz mit Wohnungseigentümern,
• Korrespondenz mit Dritten,
• Aktenvermerke,
• Angebote,
• Ausschreibungsunterlagen,
• Kalkulationsunterlage...