Verwaltungsunterlagen – Aufbewahrung, Einsicht und Herau ... / 3.1 Verwaltungsunterlagen

3.1.1 Umfang

Jeder Wohnungseigentümer hat nach § 18 Abs. 4 WEG einen Anspruch auf Gewährung von Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen.^[1] Da die Einsichtnahme auch der Überprüfung der Verwaltertätigkeit dient, besteht das Einsichtsrecht nach der bestandskräftigen Genehmigung der auf Grundlage der Jahresabrechnung gemäß § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG festgesetzen Nachschüsse bzw. Anpassungsbeiträge gegenüber dem Wirtschaftsplan und nach der Entlastung des Verwalters fort.^[2] Es unterliegt keinen weiteren Voraussetzungen wie etwa einem besonderen rechtlichen Interesse des Wohnungseigentümers oder einer Ermächtigung durch die übrigen Wohnungseigentümer. Nur das Verbot des Rechtsmissbrauchs nach § 242 BGB und das Schikaneverbot des § 226 BGB begrenzen das Einsichtsrecht.^[3] Auch auf eine Verjährung möglicher Ansprüche kommt es für die Frage der Berechtigung der Einsichtnahme nicht an.^[4]

Selbstverständlich steht auch der Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen für die Jahresabrechnung jedem Wohnungseigentümer einzeln zu. Auch zu seiner Geltendmachung muss kein besonderes rechtliches Interesse dargelegt werden.^[5] Vom Einsichtsrecht umfasst sind insoweit insbesondere auch die Jahreseinzelabrechnungen anderer Wohnungseigentümer.^[6]

Hinweis

Einsichtsrecht in Originalunterlagen

Die Wohnungseigentümer haben einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Originalbelege. Nur wenn Papierunterlagen nicht (mehr) vorhanden sind, beschränkt sich das Einsichtnahmerecht auf die digitalen Daten.^[7]

Fertigen von Kopien

Der einsichtsberechtigte Wohnungseigentümer ist grundsätzlich auch berechtigt, auf seine Kosten Kopien von den Verwaltungsunterlagen zu fertigen. Da er allerdings in den seltensten Fällen ein Kopiergerät mit sich führen dürfte, ist insoweit anerkannt, dass er gegen Kostenerstattung das Fertigen von Kopien verlangen kann.^[8] Dem Einsicht nehmenden Wohnungseigentümer ist es nicht zuzumuten, handschriftliche Notizen ggf. von einer Vielzahl von Verwaltungsunterlagen fertigen zu müssen. Insbesondere ist das Verlangen, gegen Kostenerstattung Kopien der Einzelabrechnungen zu erhalten, in der Regel nicht rechtsmissbräuchlich.^[9]

Hinweis

Alternative: Fotos

Als Alternative kann der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer selbstverständlich auch Lichtbilder von den Unterlagen etwa mittels seines Smartphones fertigen.^[10]

[1] Vgl. bereits zur alten Rechtslage BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011, 1137.

[2] LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016, 982.

[3] LG Düsseldorf, Urteil v. 6.6.2012, 25 S 8/12, ZMR 2012, 805.

[4] LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016, 982.

[5] BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011, 1137; AG Köln, Urteil v. 17.1.2023, 215 C 48/22, ZMR 2023, 582.

[6] OLG München, Beschluss v. 9.3.2007, 32 Wx 177/06, ZMR 2007 S. 720; LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016, 982.

[7] LG Frankfurt a. M., Urteil v. 16.2.2023, 2-13 S 39/22, ZMR 2023, 494.

[8] BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011, 1137; OLG München, Beschluss v. 29.5.2006, 34 Wx 27/06, ZMR 2006, 881; OLG Hamm, Beschluss v. 9.2.1998, 15 W 124/97, ZMR 1998, 586.

[9] OLG München, Beschluss v. 9.3.2007, 32 Wx 177/06, ZMR 2007, 720.

[10] AG Charlottenburg, Beschluss v. 6.8.2010, 216 C 111/10, GE 2010, 1205 zum Mietrecht.

3.1.2 Grenzen

Allgemein setzt das Missbrauchs- und Schikaneverbot dem Einsichtsbegehren der Wohnungseigentümer Grenzen. Ob diese Grenzen überschritten sind, richtet sich maßgeblich nach den Umständen des konkreten Einzelfalls. Zu beachten ist jedenfalls grundsätzlich, dass der Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nicht auf eine nur einmalige Einsichtnahme beschränkt ist.^[1]

Praxis-Beispiel

Verschobene Beschlussfassung über die Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge auf Grundlage der Jahresabrechnung

Der Verwalter hatte zur Wohnungseigentümerversammlung im Mai geladen. Einer der Wohnungseigentümer begehrte daraufhin Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, die ihm auch gewährt wurde. Tatsächlich wurde in der Mai-Versammlung die Festsetzung der Nachschüsse bzw. Anpassungsbeiträge auf Grundlage der Jahresabrechnung nicht beschlossen und der Verwalter berief eine weitere Versammlung im Oktober ein, in der sie genehmigt werden sollten. Im Vorfeld dieser Versammlung begehrte der Wohnungseigentümer nochmals Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, die ihm nunmehr verwehrt wurde.

Die Verweigerung der Unterlageneinsicht erfolgte zu Unrecht. Insbesondere liegt kein rechtsmissbräuchliches oder schikanöses Einsichtsbegehren vor, da sich die Verhältnisse in der Zwischenzeit geändert haben konnten.^[2] Selbst wenn ein Wohnungseigentümer in der Vergangenheit mehrfach Einsicht in die Verwaltungsunterlagen genommen hat, ist dadurch nicht belegt, dass seinem Informationsbedürfnis bereits vollständig entsprochen worden ist.^[3]

Die Grenzen zum Rechtsmissbrauch bzw. der Schikane werden dann überschritten sein, wenn ein Wohnungseigentümer mehrfach und grundlos Einsicht in dieselben Unterlagen begehrt. D...