Verwaltungsunterlagen – Aufbewahrung, Einsicht und Herau ... / 4.1 Grundsätze

Im Fall der Amtsbeendigung – aus welchem Grund auch immer – hat der Verwalter sämtliche Verwaltungsunterlagen herauszugeben.^[1] Er hat diejenigen Unterlagen herauszugeben,

• die er aufgrund eigener Verwaltertätigkeit erlangt hat^[2],
• die aus der Geschäftsbesorgung resultieren^[3] und
• die er von seinem Amtsvorgänger erhalten hat.^[4]

Zu übergeben sind stets die Originalunterlagen. Die Übergabe bzw. Herausgabe von Kopien genügt nicht.^[5]

Die Herausgabepflicht erstreckt sich auch auf elektronisch gespeicherte Verwaltungsunterlagen.^[6]

Der neu bestellte Verwalter hat die Verwaltungsunterlagen bei dem früheren Verwalter abzuholen. Dieser ist nicht verpflichtet, die Unterlagen der Gemeinschaft zuzusenden, da man hier von einer Holschuld auszugehen hat. Der übernehmende Verwalter hat dafür Sorge zu tragen, dass ihm sämtliche Verwaltungsunterlagen herausgegeben werden. Besonderes Augenmerk sollte er dabei auf die oben in Kap. 1 gelisteten Unterlagen richten. Letztlich jedoch hat er keine Handhabe bei Unregelmäßigkeiten und keine Kontrollmöglichkeiten, ob wirklich alle Unterlagen übergeben worden sind.

Praxis-Tipp

Eidesstattliche Versicherung

Bestehen begründete Zweifel hinsichtlich der Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen, kann die Eigentümergemeinschaft nach der zivilrechtlichen Bestimmung des § 260 Abs. 2 BGB eine eidesstattliche Versicherung des früheren Verwalters erwirken.

Zu Beweiszwecken sollte der zur Unterlagenherausgabe verpflichtete Vorverwalter Kopien von den zu übergebenden Unterlagen fertigen bzw. diese in elektronischer Form sichern, so dies nicht ohnehin bereits geschehen ist. Der ausscheidende Verwalter sollte sich die Übergabe der Verwaltungsunterlagen überdies quittieren lassen. Abhängig vom Umfang der Unterlagen, wird dem übernehmenden Verwalter allerdings kaum eine Prüfung möglich sein, ob die Verwaltungsunterlagen vollständig sind und sich daher dem Wusch nach Quittierung der Unterlagenübergabe verständlicherweise widersetzen.

Der Herausgabeanspruch ist nach § 271 BGB sofort fällig. Dem Verwalter steht keinerlei Zurückbehaltungsrecht an diesen Unterlagen zu.^[7] Der ausscheidende Verwalter darf die Verwaltungsunterlagen auch nicht zurückbehalten, weil er die Unterlagen etwa für seine eigene Rechtsverteidigung oder dazu benötigt, die noch von ihm zu erstellende Jahresabrechnung fertigen zu können. Denn auch der ausgeschiedene Verwalter hat bei berechtigtem Interesse ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen beim übernehmenden Verwalter. Des Weiteren besteht vor Übergabe der Unterlagen an die Eigentümergemeinschaft bzw. den neuen Verwalter die Möglichkeit, wichtige Dokumente zu kopieren.^[8] Das Einsichtsrecht erfasst insoweit auch die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Belege, die im Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Verwalteramt noch nicht vorlagen, sondern erst später dem neuen Verwalter zur Verfügung stehen, wie z. B. die auf einen Dienstleister übertragene Heizkostenabrechnung.^[9]

Vom Vorverwalter sind die Verwaltungsunterlagen nicht nur in Papierform herauszugeben. Er ist vielmehr verpflichtet, auch die Unterlagen herauszugeben, die er im Zuge seiner Tätigkeit in digitalisierter Form angelegt bzw. erhalten hat. Hier genügt also nicht lediglich die Übergabe von Ausdrucken, vielmehr sind dem Nachfolgeverwalter bzw. der Eigentümergemeinschaft diese Daten auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen. Und dies im Übrigen unentgeltlich, da die Bestimmung des § 667 BGB eine Unterlagenherausgabe grundsätzlich nicht mit einem entsprechenden Zahlungsanspruch verknüpft.^[10]

Hinweis

Erbe des Verwalters

Im Übrigen ist auch der Erbe des Verwalters zur Unterlagenherausgabe verpflichtet. Er ist jedoch nicht verpflichtet, nicht mehr vorhandene Unterlagen wiederzubeschaffen.^[11]

Fehlender Nachfolgeverwalter

Hat der Verwalter sein Amt niedergelegt oder wurde er von seinem Amt abberufen und haben es die Wohnungseigentümer versäumt, einen Nachfolgeverwalter zu bestellen, stellt sich in der Praxis die Frage, wem die Verwalterunterlagen zu übergeben sind. Entsprechendes gilt, wenn der Bestellungsbeschluss erfolgreich rechtskräftig angefochten worden ist, allerdings noch kein Nachfolgeverwalter bestellt wurde.

Zunächst einmal ist hier § 9b Abs. 2 WEG zu beachten, nach der der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats als Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter fungiert. Er ist insoweit sowohl zur Entgegennahme als auch zur Abholung der Verwaltungsunterlagen bereits gesetzlich ermächtigt. Für den Fall, dass ein Verwaltungsbeirat nicht bestellt ist und die Wohnungseigentümer einen anderweitigen Vertreter der Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter bestellen wollen, verleiht vorerwähnte Bestimmung den Wohnungseigentümern die erforderliche Beschlusskompetenz.

Musterbeschluss: Bestellung eines Vertreters gegenüber dem Verwalter

TOP XX: Vertreter gegenüber dem Verwalter

Die Wohnungseigentümer bestellen Frau/Herrn ________________ zum Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber...