Das "Herz" der Verwaltung stellen die Verwaltungsunterlagen dar. Von besonderer Bedeutung sind hier diejenigen Unterlagen, die die Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft prägen, wie die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, die Versammlungsniederschriften und die Beschluss-Sammlung. Darüber hinaus können die Jahreseinzelabrechnungen und Einzelwirtschaftspläne von Interesse für die anderen Wohnungseigentümer sein. Kontounterlagen, bestehende Verträge sowie Buchführungsunterlagen bilden weitere elementare Grundlagen der Wohnungseigentumsverwaltung.
Die Aufbewahrung dieser Unterlagen obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und erfolgt durch deren Ausführungsorgan, den Verwalter. Die Wohnungseigentümer haben seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) am 1.12.2020 ein gesetzliches Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen, das sich aus § 18 Abs. 4 WEG ergibt. Nach Beendigung seiner Amtszeit hat der Verwalter die Verwaltungsunterlagen an den Nachfolgeverwalter bzw. die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer herauszugeben.
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