Verwaltungsunterlagen: Herausgabe (1) / 5 Hinweis

Problemüberblick

Im Fall geht es einerseits um die Frage, welche Pflichten eine Verwaltung trifft, die abberufen wird (konkret geht es um die Pflicht, der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die Verwaltungsunterlagen herauszugeben). Andererseits geht es um die Frage, wie lange die Verwaltung Verwaltungsunterlagen aufzubewahren hat.

Herausgabe der Verwaltungsunterlagen

Das AG bejaht die Pflicht zur Herausgabe der Verwaltungsunterlagen, die es aus dem Verwaltervertrag herleitet. Die Herausgabepflicht dürfte allerdings auch eine Quelle in der Stellung der Verwaltung als Amtsträger haben. Die Bejahung dürfte auch unstreitig sein. Die Herausgabepflicht bezieht sich nicht nur auf die im Zuge der Verwaltertätigkeit in Papierform erhaltenen und angelegten Unterlagen, sondern selbstverständlich auch auf die im Zuge der Verwaltertätigkeit in "EDV-Form" angelegten Dateien.

Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen

Eine Reihe von Verwaltungsunterlagen ist dauerhaft aufzubewahren. Beispielsweise die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung, Niederschriften, aber auch Pläne, Anleitungen, laufende Verträge, Policen etc. dürfen nicht vernichtet werden. Briefe, Rechnungen, Kontoauszüge, Belege und ähnliche Unterlagen sind hingegen analog § 147 Abs. 3 AO jedenfalls so lange aufzubewahren, wie die Wohnungseigentümer oder die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer an der Aufbewahrung noch ein Interesse haben. Dieses Interesse besteht nach h. M. in der Regel 6 Jahre (Korrespondenz) bzw. für Wirtschaftspläne und Abrechnungen 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils am Schluss des Kalenderjahres, in dem die Verwaltungsunterlagen ins Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gelangt sind.

Die Wohnungseigentümer können eine Aufbewahrungsfrist vereinbaren, sofern Verwaltungsunterlagen nicht dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Ferner können die Wohnungseigentümer die Aufbewahrungsfrist durch Beschluss verlängern. Ein Beschluss, die Verwaltungsunterlagen vorzeitig zu vernichten, ist möglich, aber anfechtbar. Der Beschluss wird in der Regel einer ordnungsmäßigen Verwaltung widersprechen.

Prozessuale Fragen

Die gerichtliche Geltendmachung eines Herausgabeanspruchs setzt nach bislang h. M. einen Beschluss voraus. Ob § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG hieran etwas ändert, bleibt abzuwarten, liegt aber nahe. Jedenfalls ist der Verwalter nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG auch ohne Beschluss berechtigt, die Klage zu veranlassen und zu führen.

Prozessual geht es im Übrigen um die Frage, wie genau und bestimmt der Klageantrag auf Herausgabe von Verwaltungsunterlagen sein muss. Hier gilt: Diese Verwaltungsunterlagen können und müssen nach h. M. nicht zwingend im Einzelnen bezeichnet werden, da der Vollstreckungstitel gem. § 888 ZPO vollstreckt wird. Eine Konkretisierung ist nur dann unerlässlich, wenn nicht die Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen, sondern nur aller zur Verwaltung erforderlichen Unterlagen verlangt wird (a. A. LG Frankfurt a. M., Urteil v. 1.11.2018, 13 S 114/17).