Verwaltungsunterlagen: Unterlagenvernichtung (Beschluss) / Unterlagenvernichtung

Alexander C. Blankenstein

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TOP XX: Vernichtung von Verwaltungsunterlagen

Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass deren Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zum Zeitpunkt der Beschlussfassung abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:

Alternativ

Variante 1: Generelle Ermächtigung zur Unterlagenvernichtung (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre)

Variante: Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung generell zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der Vernichtung deren Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:

Jahresgesamt- und Jahreseinzelabrechnungen
Jahresgesamt- und Jahreseinzelwirtschaftspläne
Angestelltenversicherung (Belege)
Inventar
Bankbelege
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
Bewertungsunterlagen
Buchungsbelege
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
Einheitswertunterlagen
Gehaltslisten
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
Journale
Kontoauszüge
Lieferscheine
Lohnbelege
Nachnahmebelege
Prozessakten mit Ausnahme der Originalausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen in der Hauptsache und in Kostensachen sowie Vergleiche und Vollstreckungsunterlagen
Quittungen
Rechnungen
Steuererklärungen und Steuerbescheide
Vermögensverzeichnis
Verträge (nach Ablauf des Vertrags bzw. der Vertragsbeendigung)
Wechsel
Zahlungsanweisungen

Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung darüber hinaus zur Vernichtung der folgenden Verwaltungsunterlagen unter der Voraussetzung, dass deren Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren zum Zeitpunkt der Beschlussfassung abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:

Alternativ

Variante 2: Generelle Ermächtigung zur Unterlagenvernichtung (Aufbewahrungsfrist 6 Jahre)

Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung generell zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der Vernichtung deren Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:)

Abtretungserklärungen
Aktenvermerke
Angebote mit Auftragsfolge
Bankbürgschaften
Betriebsprüfungsberichte
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
Grundbuchauszüge
Gutachten
Gutschriftsanzeigen
Handelsregisterauszüge
Kassenzettel
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
Lieferscheine sofern nicht Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung
Lohnlisten
Mahnbescheide
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
Schadensunterlagen
Scheck- und Wechselunterlagen
Schriftwechsel mit Wohnungseigentümern

Die vorgenannten Unterlagen sind datensicher zu vernichten. In diesem Zusammenhang wird die Verwaltung ermächtigt, die Firma _____ gemäß Angebot vom _____ namens im Auftrag und auf Rechnung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit der Unterlagenvernichtung zu beauftragen. Die Finanzierung der Kosten in Höhe von ____ EUR erfolgt aus den laufenden Hausgeldern.

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen: _____

Nein-Stimmen: _____

Enthaltungen: _____

Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:

__________________

Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.

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