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TOP XX: Vernichtung von Verwaltungsunterlagen
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass deren Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zum Zeitpunkt der Beschlussfassung abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:
Alternativ
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung generell zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der Vernichtung deren Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:
- Jahresgesamt- und Jahreseinzelabrechnungen
- Jahresgesamt- und Jahreseinzelwirtschaftspläne
- Angestelltenversicherung (Belege)
- Inventar
- Bankbelege
- Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
- Bewertungsunterlagen
- Buchungsbelege
- Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Einheitswertunterlagen
- Gehaltslisten
- Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
- Journale
- Kontoauszüge
- Lieferscheine
- Lohnbelege
- Nachnahmebelege
- Prozessakten mit Ausnahme der Originalausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen in der Hauptsache und in Kostensachen sowie Vergleiche und Vollstreckungsunterlagen
- Quittungen
- Rechnungen
- Steuererklärungen und Steuerbescheide
- Vermögensverzeichnis
- Verträge (nach Ablauf des Vertrags bzw. der Vertragsbeendigung)
- Wechsel
- Zahlungsanweisungen
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung darüber hinaus zur Vernichtung der folgenden Verwaltungsunterlagen unter der Voraussetzung, dass deren Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren zum Zeitpunkt der Beschlussfassung abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:
Alternativ
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung generell zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der Vernichtung deren Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:)
- Abtretungserklärungen
- Aktenvermerke
- Angebote mit Auftragsfolge
- Bankbürgschaften
- Betriebsprüfungsberichte
- Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
- Grundbuchauszüge
- Gutachten
- Gutschriftsanzeigen
- Handelsregisterauszüge
- Kassenzettel
- Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Lieferscheine sofern nicht Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung
- Lohnlisten
- Mahnbescheide
- Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Schadensunterlagen
- Scheck- und Wechselunterlagen
- Schriftwechsel mit Wohnungseigentümern
Die vorgenannten Unterlagen sind datensicher zu vernichten. In diesem Zusammenhang wird die Verwaltung ermächtigt, die Firma _____ gemäß Angebot vom _____ namens im Auftrag und auf Rechnung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit der Unterlagenvernichtung zu beauftragen. Die Finanzierung der Kosten in Höhe von ____ EUR erfolgt aus den laufenden Hausgeldern.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: _____
Nein-Stimmen: _____
Enthaltungen: _____
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
__________________
Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.
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