WEMoG: Beschlussfassung – Beschlussfähigkeit, Umlaufverf ... / 3 Dokumentation der Beschlussfassung

Hinsichtlich der Dokumentation der Beschlussfassung war ursprünglich im Gesetzentwurf vorgesehen, die durch das WEG-Reformgesetz im Jahr 2007 geschaffene Beschluss-Sammlung in der dort vorgesehenen Form abzuschaffen und durch eine bloße Sammlung von Niederschriften und Urteilen zu ersetzen. Der Rechtsausschuss hat sich hiergegen erfolgreich ausgesprochen. Die Beschluss-Sammlung gemäß § 24 Abs. 7 und 8 WEG wird es also weiterhin geben. Daneben hat der Verwalter nach wie vor auch eine Versammlungsniederschrift zu erstellen.

3.1 Versammlungsniederschrift

WEG a. F.	WEG n. F.
§ 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift	§ 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
(6) 1Über die in der Versammlung gefaßten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. 2Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. 3Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die Niederschriften einzusehen.	(6) 1Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. 2Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.

Neben dem Führen der Beschluss-Sammlung hat der Verwalter weiterhin auch die Versammlungsniederschrift zu erstellen.

"Unverzügliche" Erstellung

Entsprechend der weiterhin geltenden Bestimmung des § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG, wonach Beschlüsse und Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen "unverzüglich" in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen sind, ist dies nunmehr auch bezüglich der Versammlungsniederschriften geregelt.

Neu: Unverzügliche Erstellung der Versammlungsniederschrift

Korrespondierend mit § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG zur Beschluss-Sammlung, ist die Versammlungsniederschrift künftig gemäß § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG n. F. "unverzüglich" von dem Versammlungsvorsitzenden zu erstellen.

Es liegt nahe, dass diese gesetzliche Modifizierung auf einem Versehen beruht. Da der Gesetzgeber ursprünglich im Hinblick auf die geplante Neuregelung der Beschluss-Sammlung des § 25 WEG-E, die nun nicht Gesetz wird, keine unverzügliche Eintragung der Beschlüsse mehr in die Beschluss-Sammlung vorgesehen hatte, wurde die Regelung über die Erstellung der Niederschrift entsprechend modifiziert, sodass den Wohnungseigentümern nach wie vor alsbald nach der Versammlung ein Informationsmedium zur Verfügung steht, welche Beschlüsse gefasst wurden. Da nun aber die Regelungen über die Beschluss-Sammlung in § 24 Abs. 7 und 8 WEG unverändert weiter gelten werden, und hier ohnehin angeordnet ist, dass Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung einzutragen sind, dürfte vom Rechtsausschuss wohl übersehen worden sein, dass dann die Niederschriften nicht ebenfalls unverzüglich zu erstellen sein werden. Freilich ist die Regelung nunmehr Gesetz und von den Verwaltern zu beachten.

"Unverzüglich"

Im juristischen Kontext heißt "unverzüglich" nach § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB "ohne schuldhaftes Zögern", also sofort, es sei denn, der Verpflichtete ist aus von ihm nicht zu vertretenden Gründen daran gehindert, sofort tätig zu werden.

Der Gesetzgeber geht in seiner Begründung^[1] davon aus, dass den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung nur dann Genüge getan ist, wenn die Niederschrift unverzüglich nach Beendigung der Versammlung erstellt wird. Bei Wohnungseigentümerversammlungen, die in den Abendstunden stattfinden, wird man vom Verwalter zwar sicherlich nicht verlangen können, dass dieser unmittelbar nach Beendigung der Versammlung die Versammlungsniederschrift erstellt. "Unverzüglich" ist hier zweifellos aber die Erstellung der Niederschrift am darauffolgenden Geschäftstag nach Bürobeginn. Gleichzeitig dürfte dieser Termin dann auch den spätesten Zeitpunkt darstellen, denn der Verwalter muss damit rechnen, dass einzelne Wohnungseigentümer, die an der betreffenden Eigentümerversammlung nicht teilgenommen haben, sich bereits am nächsten Tag über die verkündeten Beschlüsse informieren möchten und Einsicht in die Beschluss-Sammlung begehren. Freilich muss dem Verwalter die Erstellung zu diesem Zeitpunkt aus betrieblichen Gründen auch möglich sein.

Eine Erstellung der Niederschrift, die erst mehrere Tage später vorgenommen wird, ist in der Regel jedenfalls nicht mehr "unverzüglich". Hinsichtlich der Rechtslage zur unverzüglichen Eintragung von Beschlüssen in die Beschluss-Sammlung, hat die Rechtsprechung früh klargestellt, dass eine Eintragung, die nicht binnen Wochenfrist erfolgt, nicht mehr unverzüglich ist.^[2] Diese äußerste zeitliche Grenze wird man künftig auch bei der Versammlungsniederschrift ziehen können.

Einholung der Unterschriften

Zu beachten ist, dass die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG n. F. genannten Personen (des Vorsitzenden der Versammlung, eines Wohnungseigentümers und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzenden oder seines Vertreters) nicht etwa ebenfalls unverzüglich zu ...