Wohn-, Teilhabe- und Pflegegesetz Baden-Württemberg / § 12 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der stationären Einrichtung

(1) ¹Der Träger einer stationären Einrichtung hat zum Nachweis der Erfüllung der Anforderungen an den Betrieb der stationären Einrichtung nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung Aufzeichnungen über den Betrieb der Einrichtung zu machen und die Qualitätssicherungsmaßnahmen und deren Ergebnisse zu dokumentieren. ²Insbesondere muss ersichtlich werden:

1.	die wirtschaftliche und finanzielle Lage der stationären Einrichtung,

2.	die Nutzungsart der Einrichtung und der Räume sowie deren Lage, die Zahl und Größe sowie die Belegung der Wohnräume,

3.	der Name, der Vorname, das Geburtsdatum, die Anschrift und die Ausbildung der Beschäftigten, deren regelmäßige Arbeitszeit, die von ihnen in der stationären Einrichtung ausgeübte Tätigkeit und die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie die Dienstpläne,

4.	der Name, der Vorname, das Geburtsdatum, das Geschlecht, der Betreuungsbedarf der Bewohner sowie bei pflegebedürftigen Bewohnern die Pflegegrad[1] [Bis 28.07.2023: Pflegestufe],

5.	der Erhalt, die Aufbewahrung und die Verabreichung von Arzneimitteln einschließlich der pharmazeutischen Überprüfung der Arzneimittelvorräte und der Unterweisung der Beschäftigten über den sachgerechten Umgang mit Arzneimitteln und Medizinprodukten,

6.	die Pflegeplanung und die Pflegeverläufe für pflegebedürftige Bewohner,

7.	für Bewohner von Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen Förder- und Hilfepläne einschließlich deren Umsetzung,

8.	die Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung sowie zur Qualitätssicherung,

9.	der geeignete Nachweis über den rechtzeitig vor Vertragsschluss erteilten Hinweis auf das Recht auf Aushändigung einer Kopie des Prüfberichts oder dessen Aushändigung nach § 8 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2,

10.	die freiheitsbeschränkenden und die freiheitsentziehenden Maßnahmen bei Bewohnern sowie die Angabe des für die Anordnung der Maßnahme Verantwortlichen und

11.	die für die Bewohner verwalteten Gelder oder Wertsachen.

(2) ¹Die Aufzeichnungen nach Absatz 1 können auf Datenträgern gespeichert werden. ²Betreibt der Träger mehr als eine stationäre Einrichtung, sind für jede stationäre Einrichtung gesonderte Aufzeichnungen zu machen. ³Dem Träger bleibt es vorbehalten, seine wirtschaftliche und finanzielle Situation durch Vorlage der im Rahmen der Pflege-Buchführungsverordnung vom 22. November 1995 (BGBl. I S. 1528), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 20. Dezember 2012 (BGBl. I S. 2751, 2754), in der jeweils geltenden Fassung geforderten Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nachzuweisen. ⁴Aufzeichnungen, die für andere Stellen als die zuständige Behörde angelegt worden sind, können zur Erfüllung der Anforderungen von Absatz 1 verwendet werden.

(3) ¹Der Träger hat die Aufzeichnungen nach Absatz 1 und auch solche auf Datenträgern nach Absatz 2 Satz 1 sowie die sonstigen Unterlagen und Belege über den Betrieb einer stationären Einrichtung für die Dauer von drei Jahren aufzubewahren. ²Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen, Unterlagen oder Belege entstanden sind. ³Die Aufzeichnungen sind, soweit sie personenbezogene Daten enthalten, so aufzubewahren, dass nur Berechtigte Zugang haben.

[1] Geändert durch Gesetz zur Änderung des Landes-Behindertengleichstellungsgesetzes und anderer Gesetze. Anzuwenden ab 29.07.2023.