a) Stellenbeschreibung
Aus einem erstellten Anforderungsprofil können Sie sodann eine Stellenbeschreibung ableiten. Eine Stellenbeschreibung ist eine "verbindliche, in schriftlicher Form abgefasste Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle im Betrieb hinsichtlich ihrer Ziele, Aufgaben, Kompetenz, Pflichten etc." (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Stellenbeschreibung, online im Internet: 35/Archiv/3857/stellenbeschreibung-v9.html). Synonyme sind Aufgaben- oder Tätigkeitsprofil. Die Stellenbeschreibung enthält die für die Stelle wesentlichen Tätigkeitsbereiche, Hauptaufgaben und Verantwortungsbefugnisse. Sie ist ein Instrument der Personalplanung. Anhand von Stellenbeschreibungen werden Zuständigkeiten für alle Kanzleimitglieder transparent dargestellt. Zudem ermöglichen sie die Einordnung der Stelle ins Organigramm, dienen als Bewertungsinstrument, helfen bei der Karriereplanung und bei der Personalführung sowie der Ermittlung des Personalbedarfs. Die konkreten Inhalte werden dadurch bestimmt, welches Ziel die Kanzlei damit verfolgt. Entsprechend können die Auswahl und die Reihenfolge variieren. Auch der Umfang und die Details orientieren sich an den Kanzleizielen. Insofern werden Stellenbeschreibungen sehr unterschiedlich erfasst und sind immer individuell. An folgenden Bestandteilen können Sie sich orientieren.
Bestandteile einer Stellenbeschreibung:
- Bezeichnung der Stelle,
- Funktion,
- Aufbauorganisatorische Einordnung,
- Stelleninhaber,
- Direkter Vorgesetzter,
- Vertretungsregelungen,
- Gehaltseingruppierung,
- Stellenziel,
- Aufgaben (Kern- und Nebenaufgaben),
- Critical Incidents,
- Arbeitshilfsmittel,
- Bewertungsinstrumente,
- Zusammenarbeit und Schnittstellen,
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten,
- Verantwortungen,
- Kompetenzen,
- Befugnisse,
- Stellvertretung,
- Datum und Unterschrift vom Stelleninhaber und Vorgesetzten.
Eine Stellenbeschreibung sollte für jede Stelle in der Kanzlei formuliert werden. Dabei geht es ausschließlich um die Stelle, nicht um die Person, die diese besetzt. Stellenbeschreibungen werden also personenunabhängig definiert. Zudem beschreiben sie immer nur einen aktuellen Zustand, d.h. sie sollten regelmäßig überprüft und bei Umstrukturierungen in der Kanzlei angepasst und entsprechend überarbeitet werden.
Praxishinweis:
Erstellen Sie die Stellenbeschreibung gemeinsam mit dem aktuellen Stelleninhaber und den Mitarbeitern, die mit der Stelle zusammenarbeiten. Dadurch erreichen Sie einen hohen Realitätsbezug sowie eine erhöhte Akzeptanz.
b) Stellenanzeige
Die Stellenbeschreibung ist wiederum die Grundlage für die Stellenanzeige. Nur wenn klar ist, wofür Sie suchen, können Sie eine Anzeige formulieren, die qualifizierte Bewerber anspricht. Zu oft begegnen uns noch Zeitungsannoncen, in denen nicht mehr steht als "Suchen Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w) zum nächstmöglichen Zeitpunkt". Das genügt heutzutage nicht mehr.
Praxishinweis:
Die Bewerber wollen wissen, warum Sie genau bei Ihnen und nicht bei Ihren Konkurrenten arbeiten sollten und ob eine Passung zwischen der eigenen Lebensplanung und Werten und der Position in Ihrer Kanzlei besteht. Dazu benötigen sie mehr Informationen. Das heißt, eine Annonce sollte bereits den Geist Ihrer Kanzlei transportieren und zudem u.a. beschreiben, wie der zukünftige Arbeitsplatz aussieht, welche Entwicklungsmöglichkeiten bestehen und was über marktgerechte Vergütung hinaus geboten wird.
Für die Verbreitung Ihrer Stellenausschreibungen nutzen viele Kanzleien weiterhin vor allem die lokalen Printmedien. Diese sind jedoch sehr teuer. Stimmt hier das Preis-/Leistungsverhältnis? Prüfen Sie vor Anzeigenschaltung die Reichweite der entsprechenden Medien und nach Anzeigenschaltung den Rücklauf von eingehenden Bewerbungen über dieses Medium. Unsere Erfahrung zeigt, dass Kanzleien aufgrund von Zeitungsannoncen heutzutage weniger Rückmeldungen erhalten.
Praxishinweis:
Nutzen Sie daher unbedingt weitere Strategien der Personalbeschaffung, wie z.B. spezielle Internetplattformen und soziale Medien wie Xing und Facebook, die von Juristen und Fachangestellten besucht werden. Wenden Sie sich auch an Ihr privates Umfeld. Erzählen Sie Freunden, Nachbarn und Bekannten, dass Sie gerade Personal suchen. Auch auf das private Umfeld Ihrer Mitarbeiter können Sie indirekt Einfluss nehmen. Zufriedene Mitarbeiter rekrutieren in Ihrem Sinne, in dem sie positiv über ihre Arbeit und ihren Chef berichten und so in der Familie, im Freundeskreis, den entsprechenden Berufsverbänden, Vereinen usw. Werbung machen.
Für die Suche nach Rechtsanwälten zur Verstärkung eines Kanzleiteams kann sich neben den üblichen Medien auch lokale Werbung rentieren. Oder wenden Sie sich direkt an die Universitäten, Fachhochschulen, spezialisierten Personalvermittlungen, örtlichen Rechtsanwaltskammern und Rechtsanwaltsvereine.