ZAP 11/2016, Erfolgreiche Strategien zur Mitarbeitergewi ... / a) Stellenbeschreibung

Aus einem erstellten Anforderungsprofil können Sie sodann eine Stellenbeschreibung ableiten. Eine Stellenbeschreibung ist eine "verbindliche, in schriftlicher Form abgefasste Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle im Betrieb hinsichtlich ihrer Ziele, Aufgaben, Kompetenz, Pflichten etc." (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Stellenbeschreibung, online im Internet: 35/Archiv/3857/stellenbeschreibung-v9.html). Synonyme sind Aufgaben- oder Tätigkeitsprofil. Die Stellenbeschreibung enthält die für die Stelle wesentlichen Tätigkeitsbereiche, Hauptaufgaben und Verantwortungsbefugnisse. Sie ist ein Instrument der Personalplanung. Anhand von Stellenbeschreibungen werden Zuständigkeiten für alle Kanzleimitglieder transparent dargestellt. Zudem ermöglichen sie die Einordnung der Stelle ins Organigramm, dienen als Bewertungsinstrument, helfen bei der Karriereplanung und bei der Personalführung sowie der Ermittlung des Personalbedarfs. Die konkreten Inhalte werden dadurch bestimmt, welches Ziel die Kanzlei damit verfolgt. Entsprechend können die Auswahl und die Reihenfolge variieren. Auch der Umfang und die Details orientieren sich an den Kanzleizielen. Insofern werden Stellenbeschreibungen sehr unterschiedlich erfasst und sind immer individuell. An folgenden Bestandteilen können Sie sich orientieren.

Bestandteile einer Stellenbeschreibung:

• Bezeichnung der Stelle,
• Funktion,
• Aufbauorganisatorische Einordnung,
• Stelleninhaber,
• Direkter Vorgesetzter,
• Vertretungsregelungen,
• Gehaltseingruppierung,
• Stellenziel,
• Aufgaben (Kern- und Nebenaufgaben),
• Critical Incidents,
• Arbeitshilfsmittel,
• Bewertungsinstrumente,
• Zusammenarbeit und Schnittstellen,
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten,
• Verantwortungen,
• Kompetenzen,
• Befugnisse,
• Stellvertretung,
• Datum und Unterschrift vom Stelleninhaber und Vorgesetzten.

Eine Stellenbeschreibung sollte für jede Stelle in der Kanzlei formuliert werden. Dabei geht es ausschließlich um die Stelle, nicht um die Person, die diese besetzt. Stellenbeschreibungen werden also personenunabhängig definiert. Zudem beschreiben sie immer nur einen aktuellen Zustand, d.h. sie sollten regelmäßig überprüft und bei Umstrukturierungen in der Kanzlei angepasst und entsprechend überarbeitet werden.

Praxishinweis:

Erstellen Sie die Stellenbeschreibung gemeinsam mit dem aktuellen Stelleninhaber und den Mitarbeitern, die mit der Stelle zusammenarbeiten. Dadurch erreichen Sie einen hohen Realitätsbezug sowie eine erhöhte Akzeptanz.