Nutzen Sie Ihre Chance, viel Zeit und Geld zu sparen, indem Sie in eine professionelle Personalauswahl investieren. Personelle Fehlentscheidungen sind teuer. Fehlendes Personal kostet Geld! Fehlt Personal, bleibt Arbeit liegen: Vorgänge werden nicht abgeschlossen, Rechnungen nicht geschrieben. Zudem haben andere Mitarbeiter durch die fehlende Personalressource Mehrarbeit zu leisten. Auf Dauer führt dies zur Überlastung und Frust, Fehlzeiten und Fluktuation häufen sich. Genauso ist eine Fehlbesetzung eine Fehlinvestition: Sitzt am Empfang eine Mitarbeiterin, die eintretenden Mandanten nicht offen gegenübertritt, leidet der Kundenkontakt. Mandanten kommen ungern wieder oder gar nicht erst zur Tür herein. Mandate schwinden und neue kommen nicht zustande.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter, der aufgrund seiner Persönlichkeit nicht ins Team passt, demotiviert u.U. andere Kollegen und Kolleginnen. Die Folgen sind Produktivitätsverlust, weniger Umsatz und ggf. Beschaffungs- und Einarbeitungskosten.
Hinweis:
Hohe Fehlzeiten und Fluktuation sowie sinkende Einnahmen sind i.d.R. Ausdruck und Folge fehlerhafter Auswahlentscheidungen.
Es lohnt sich, in eine professionelle Auswahl, anstatt immer wieder in Ausbesserungsarbeiten zu investieren. Ginge es um die Anschaffung technischer Hilfsmittel, würden viele vorab eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Wenn Anwälte beispielsweise über die Anschaffung einer neuen Datenbank nachdenken, wägen sie gründlich ab, welche Kosten und welchen Nutzen Sie davon haben, bevor Sie hunderte von Euro für die Registrierung ausgeben. Wird hingegen eine Stelle neu besetzt, wird oft unsystematisch auf der Grundlage eines kurzen Vorstellungsgesprächs entschieden. Dabei sind die Folgen einer Fehlentscheidung hier viel gravierender.
Praxishinweis:
Professionalisieren Sie Ihre Personalauswahl. Damit haben Sie die Chance, das Risiko für Fehlentscheidungen zu minimieren und gleichzeitig mehr potentielle Bewerber zu erreichen.
Grundvoraussetzung für eine zielgerichtete Personalauswahl ist die Auseinandersetzung mit Ihrem Kanzlei-Leitbild (hierzu s.o. II. 1.). Alle Maßnahmen werden daraus abgeleitet.
1. Anforderungsanalyse
Nehmen Sie sich Zeit, vorhandene und zu besetzende Stellen und die Besonderheiten Ihrer Kanzlei zu analysieren. Dies hilft zu bestimmen, welche Arten von Anforderungen Ihre jetzigen und zukünftigen Mitarbeiter erwarten. Das gelingt am besten anhand einer Expertenbefragung oder des Verfahrens der Beschreibung kritischer Vorfälle. Für die Expertenbefragung können Sie beispielsweise gemeinsam mit Fachleuten (Kollegen, dem jetzigen Stelleninhaber, Personen, die eine äquivalente Stelle besetzen etc.) ein Anforderungsprofil erstellen. Relevante Informationen können per Fragebogen oder innerhalb eines Gruppenverfahrens erhoben werden. Für das Verfahren "Beschreibung kritischer Vorfälle" werden als erstes kritische Vorfälle gesammelt, die für die betreffende Tätigkeit eine hohe Relevanz haben.
Beispiel:
Ein Mandant beschwert sich über eine zu hohe Rechnung. Dann werden Verhaltensweisen formuliert, die eine optimale Lösung des kritischen Vorfalls ermöglichen und solche, die unerwünscht wären.
Für das Beispiel wäre eine gute Lösung, dass der Mitarbeiter ruhig bleibt, zuhört und der Mandant erstmal "Dampf ablassen" kann. Ungünstig wäre es, wenn der Mitarbeiter den Mandanten unterbricht und sich verteidigt. Durch dieses Verfahren erhalten sie konkrete beobachtbare Verhaltensweisen. Diese können Sie im Auswahlprozess entsprechend prüfen. So erhalten Sie hoch relevante Informationen für Ihr Anforderungsprofil und können sie daraufhin als entsprechende Ausprägungen der bestehenden Anforderungen abbilden.
Ein Anforderungsprofil enthält Informationen zu den formalen Anforderungen an die Stelle (Abschlüsse, ggf. Berufserfahrung etc.), zur Fachkompetenz, sozialer Kompetenz (auch Führungskompetenz), Selbstkompetenz und zur Methodenkompetenz. Es bildet damit die Basis für Stellenausschreibungen, Auswahlgespräche und Kompetenzmanagement. Nur so wissen Sie, wen sie suchen, was die Person können muss und können die Bewerbungsunterlagen nach den relevanten Kriterien beurteilen sowie gezielte Fragen im Vorstellungsgespräch stellen.
Hinweis:
Das beste Auswahlinstrument wird umsonst eingesetzt, wenn nicht bekannt ist, welche Kompetenzen ein Bewerber mitbringen soll.
2. Stellenbeschreibung und Stellenanzeige
a) Stellenbeschreibung
Aus einem erstellten Anforderungsprofil können Sie sodann eine Stellenbeschreibung ableiten. Eine Stellenbeschreibung ist eine "verbindliche, in schriftlicher Form abgefasste Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle im Betrieb hinsichtlich ihrer Ziele, Aufgaben, Kompetenz, Pflichten etc." (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Stellenbeschreibung, online im Internet: 35/Archiv/3857/stellenbeschreibung-v9.html). Synonyme sind Aufgaben- oder Tätigkeitsprofil. Die Stellenbeschreibung enthält die für die Stelle wesentlichen Tätigkeitsbereiche, Hauptaufgaben und Verantwortungsbefugnisse. Sie ist ein Instrument der Personalplanung. Anhand von Stellenbeschreibungen w...