I. Einleitung
Krisenzeiten werfen auch bei der Anwaltschaft viele Fragen auf. Angetrieben von den aktuell geltenden coronabedingten Einschränkungen z.B. bei Gerichtsverfahren oder der anwaltlichen Mandantenberatung rückt nun die digitale Kommunikation weiter vor in den Anwaltsalltag. Nicht nur zahlreiche neue Maßnahmenpakete, Gesetze, Verordnungen und spezifische Landesregelungen sind i.R.d. anwaltlichen Mandats zu beachten, sondern auch vor der eigenen (Kanzlei-)Tür sollte "gekehrt" werden. Ein unermüdlich wiederkehrendes Thema ist hier die Sicherstellung der Empfangsbereitschaft und Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) als anwaltliche Berufspflicht. Besondere Aufmerksamkeit verdient weiterhin die Beachtung der Datenschutzgrundverordnung (EUDSGVO) bei der Verlagerung der Berufsausübung aus der Kanzlei oder der Sozietät in das Home-Office. Dieser Beitrag soll dazu eine Hilfestellung bieten, um eine datenschutzkonforme digitale Kommunikation im Anwaltsbüro – (nicht nur) in Krisenzeiten – sicherzustellen.
II. Sicherstellung eines empfangsbereiten beA
Am 6.3.2020 verurteilte das AnwG Nürnberg (Az. I-13/19 5 EV 42/19, s. auch Anwaltsmagazin ZAP 11/2020, 569 – in diesem Heft) eine Rechtsanwältin zur Zahlung einer Geldbuße i.H.v. 3.000 EUR. Der Grund: Sie weigerte sich standhaft, die Empfangsbereitschaft ihres besonderen elektronischen Anwaltspostfachs herzustellen. Das Gericht wertete dies als Berufsrechtsverstoß (§ 43 BRAO i.V.m. § 31 Abs. 6 BRAO). Denn eine fehlende Erstregistrierung führe zu einer erheblichen Gefährdung der Mandanten, so das Gericht. Die betreffende Rechtsanwältin könne nicht feststellen, ob ihr über das beA etwas zugestellt werde. Da solche Zustellungen u.a. auch Fristen enthalten können, deren Versäumung zulasten der Mandanten gehen, läge ein erhebliches Gefährdungspotential vor.
Die passive beA-Nutzungspflicht für Anwälte besteht nun schon seit dem 1.1.2018. Natürlich kann man sich auf den Standpunkt stellen, dass das beA auch nach wie vor aus technischer Sicht nicht so zuverlässig ist, wie man es sich eigentlich wünschen würde. Zudem wird es nach diversen Ausfällen und anderen technischen Problemen inzwischen nicht mehr von dem eigentlichen Entwickler, sondern von einem neuen Dienstleister betreut. Der Startschuss für das beA stand schon unter keinem guten Stern, denn ursprünglich sollte es zum 1.1.2016 starten. Dieser Zeitpunkt wurde aufgrund von technischen Unwägbarkeiten kurzfristig um zwei Jahre verschoben, sodass alle Kolleginnen und Kollegen allerspätestens seit Anfang 2018 die notwendigen Maßnahmen ergriffen haben sollten, um über ein empfangsbereites beA zu verfügen. Zusätzlich zur bestehenden passiven Nutzungspflicht wird ab dem 1.1.2022 die aktive Nutzungspflicht hinzutreten. Die Länder können jedoch per Rechtsverordnung die Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Dokumenten bei den Gerichten von 2022 auf 2020 oder 2021 vorziehen (Art. 24 Abs. 2 ERVGerFöG). Bisher hat lediglich Schleswig-Holstein diese Öffnungsklausel genutzt und die aktive Nutzungspflicht für die Arbeitsgerichtsbarkeit zum 1.1.2020 eingeführt. Gleichwohl sehen einige Gerichte eine "Quasi-Pflicht" zur aktiven beA-Nutzung, insb. in Fällen von drohenden Fristversäumnissen. So begründete etwa das OLG Dresden (Beschl. v. 29.7.2019 – 4 U 879/19) oder auch das LG Krefeld (Beschl. v. 10.9.2019 – 2 S 14/19) die Ablehnung der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand damit, dass Anwälte alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zu nutzen hätten, um Fristen einzuhalten. Und dazu, so die Gerichte, zähle auch das beA, wenn beispielsweise die geplante Übermittlung per Fax scheitere.
Um sein beA nutzen zu können, ist neben der Erstregistrierung und ggf. auch der Beantragung einer qualifizierten elektronischen Signatur eine gewisse Hardware-Ausstattung erforderlich, nämlich in Form eines Kartenlesegeräts, einer Signaturkarte und/oder eines Softwarezertifikats. Nicht nur in Krisenzeiten bietet die aktive beA-Nutzung durchaus Vorteile. Wer beispielweise regelmäßig Mahnbescheide beantragt oder mit anderen Kolleginnen und Kollegen kommuniziert, wird dies bestätigen können.
Der DAV rät Kollegen und Kolleginnen, die ebenfalls mit der Einrichtung ihres beA in Verzug sind, schleunigst die Erstregistrierung vorzunehmen. Detaillierte Anleitungen dazu sind sowohl auf der Webseite des DAV als auch auf derjenigen der Bundesrechtsanwaltskammer zu finden (vgl. dazu ausführlich bereits: Draznin, Beilage ZAP 24/2017, S.1281 ff.).
III. Home-Office und Datenschutz
Auch an uns Anwälten geht die Corona-Krise natürlich nicht spurlos vorbei. Der eine oder andere wird einen spürbaren Rückgang von Mandaten verzeichnen, andere wiederum bekommen mehr Arbeit, als sie bewältigen können. Das hängt insb. stark von den jeweiligen Rechtsgebieten ab. Aber in jedem Fall hat inzwischen wohl jede Anwältin und jeder Anwalt zumindest einmal über mobiles Arbeiten bzw. Home-Office nachgedacht. Die meisten haben ein solches Modell sicherlich bereits in die Praxis umgesetzt, einfach weil es momentan faktisch kaum anders geht. Dabei...