Die analoge Arbeitsweise ist auf den Prüfstand zu stellen. Beginnen Sie spätestens jetzt damit, die gesamte Eingangspost einzuscannen und beA-konform abzuspeichern. Prüfen Sie, ob eine parallele Führung von Papierakten und digitalen Akten zwingend erforderlich ist. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um jetzt auf eine digitale Aktenführung umzusteigen. Die Kolleg:innen, die die Verfasserin für ihr Buch "Digitalisierung erfolgreich umsetzen" (s. DeutscherAnwaltVerlag, 2019 https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de) interviewt hat, würden, wenn sie den Schritt nochmals gehen müssten, "früher beginnen, schneller auf die Papierakte verzichten und sich trauen, früher Papierdokumente zu vernichten".
Hinweis:
Zum 1.1.2026 wird die Justiz verpflichtet, elektronische Akten zu führen. Warten Sie nicht so lange, sondern beginnen Sie, so schnell als möglich, Ihre Kanzlei in eine digitale Zukunft zu führen.
1. Arbeitsanweisungen definieren
Die bisherige Rechtsprechung zeigt, dass immer wieder Organisationsverschulden eine erfolgreiche Wiedereinsetzung in den vorigen Stand verhindert. Nach Ansicht der Verfasserin wären viele Fehler vermeidbar gewesen, wenn die betroffenen Kanzleien mit Checklisten gearbeitet hätten, um Fehler auszuschließen.
2. Checklisten helfen
Vergleichbar mit einer Flugzeug-Crew, die vor dem Start alle Systeme überprüft, um die Sicherheit von Mannschaft und Passagieren zu gewährleisten, hilft eine Checkliste auch im ERV, Fehler zu vermeiden. Erstellen Sie Ihre eigenen Checklisten, damit Sie im "worst case" nachweisen können, dass es Regeln gibt, um Fehler zu verhindern.
a) Technische Eigenschaften der Dokumente
Nach Ziffer 6. der ERVB 2022 (BAnz AT 26.11.2021 B2) der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 22.11.2021 sind ab 1.1.2022 bis mind. 31.12.2022 folgende Vorgaben zu beachten:
- druckbar,
- die Länge von Dateinamen beträgt max. 90 Zeichen einschl. der Dateiendungen und
Dateinamen enthalten nur:
- alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschl. der Umlaute ä, ö, ü und ß,
- alle Ziffern und
- die Zeichen Unterstrich und Minus,
- Punkte, wenn sie den Dateinamen von Dateiendungen trennen und
- eine logische Nummerierung, wenn mehrere Dateien übermittelt werden.
Hinweis:
Aktuell verhindert das beA ein Hochladen von Dateien, wenn die geltenden Voraussetzungen nicht beachtet werden. Ob die derzeit nicht zulässigen Leerzeichen wieder erlaubt sind (da sie in der ERVB 2022 nicht erwähnt werden), wird sich zeigen.
b) Arbeitsabläufe festlegen
- Wer erstellt die Dokumente?
- Wo und wie werden diese in welchem Format abgespeichert? (Tipp: Speichern Sie im Word-Format, damit Änderungen schnell durchgeführt werden können). Speichern Sie zusätzlich als PDF/A die Dokumente, die über beA versandt werden. Nutzer ohne Kanzleisoftware können z.B. mit Ordnern "beA-Eingang" (für alle Eingänge), "beA-Ausgang" (für alle zu versendenden Dokumente) und "beA-Gesendet" (für alle gesendeten Dokumente) arbeiten, um den Überblick zu behalten.
- Wer lädt die Dokumente (Schriftsatz und Anlagen) ins beA?
- Wann und wie werden die Dokumente signiert? (intern/extern), nur durch die Rechtsanwält:in oder die Vertretung (Anlagen müssen nicht signiert werden).
- Wie ist der Workflow bei der Abgabe von eEB?
- Wer kontrolliert die Vollständigkeit/ordnungsgemäße Signatur?
- Wer versendet die Dokumente?
- Wer kontrolliert den erfolgreichen Versand? vgl. (https://bea-abc.de/blog/aus-dem-workshop-anwaltspostfach-bea-fettnaepfchen-folge-3-bgh-kontrolle-der-eingangsbestaetigung/ )
- Wer exportiert die empfangenen und gesendeten Nachrichten?
- Nach welchen Regeln (Löschfristen § 27 RAVPV, Wiederauffindbarkeit, Aufbewahrungsfristen) wird exportiert?
- Die Rechtsprechung fordert eine stichprobenartige Überprüfung durch die Anwält:in.
3. Für den Notfall
Was, wenn beA bei Fristablauf nicht funktioniert? Hier hilft § 130d S. 2 und 3 ZPO n.F.:
Zitat
"Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen."
Nichtsdestotrotz senkt es den Blutdruck, wenn man bei Notfristen nicht bis um 23.40 Uhr wartet (vgl. BGH, Beschl. v. 23.10.20218 – III ZB 54/18, ZAP EN-Nr. 20/2019 (Ls) – zum "Mitternachtsfax"; die Rechtsprechung zum beA orientiert sich an der bisherigen Fax-Rechtsprechung).
a) Fehlersuche
Leider zeigt das beA auf der Anmeldefläche nicht an, ob es einsatzbereit ist oder ob Störungen vorliegen. Es gibt zwar einen blauen Balken mit einem Link unter "hier" (s. Abb.):
Dieser führt jedoch auf der beA-Support-website https://portal.beasupport.de/external/c/release-informationen auf die Hinweise zum aktuellen Update und nicht auf die "Aktuellen Meldungen", die unter https://portal.beasupport.de/external/c/aktuelles zu finden sind. Auf dieser website werden sowohl Störungen als auch geplante Wartungszeiten und Updates angezeigt.
Hilfreich und aktuell sind die Störungsmeldungen der Justiz, die auf der website des EGVP eingesehen werden können: https://egvp.justiz.de/meldungen/index.php .