Es folgen ein paar konkrete Tipps, die den Umgang mit dem beA im hektischen Arbeitsalltag effizienter gestalten und somit deutlich erleichtern.
Hinweis:
Denken Sie daran, sofern noch nicht geschehen, in beA im Bereich „Einstellungen” unter „Profilverwaltung” – „Persönliche Benachrichtigungen” ein Häkchen bei „Benachrichtigungen aktiviert” zu setzen und Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Denn dann erhalten Sie immer eine E-Mail, wenn es neue Nachrichten in Ihrem beA-Postfach gibt. Hier können Sie zudem eine alternative Mail-Adresse angeben, die anstelle der im Rechtsanwaltsverzeichnis hinterlegten Verwendung finden soll.
1. Tipp: Softwarezertifikat installieren
Um Zugang zum eigenen beA-Postfach zu bekommen, müssen Sie sich über die Website htps://www.bea-brak.de/bea anmelden und authentifizieren. Die Bestätigung Ihrer Identität erfolgt regelmäßig per Chipkarte und passendem Lesegerät. Die ursprünglich von der Bundesnotarkammer ausgegeben Originalkarten dürften inzwischen alle ausgetauscht worden sein. Der Umtausch wurde insb. aus Sicherheitsgründen und wegen der Umstellung auf das Fernsignaturverfahren notwendig. Apropos (Fern-)Signatur: Optional kann auf der beA-Chipkarte eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS, vgl. Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO) hinterlegt werden, mit deren Hilfe man Dokumente schriftformersetzend unterzeichnen kann (vgl. §§ 126, 126a BGB, § 130a ZPO). Diese qeS befand sich früher als Datei auf der Chipkarte, bei der aktuellen Chipkarten-Generation wird sie inzwischen während des Signaturvorgangs als Fernsignatur von einem zentralen Server geladen.
Die Anmeldung am beA muss aber nicht zwingend per Chipkarte und Chipkartenleser erfolgen, sondern kann auch per Softwarezertifikat realisiert werden. Dieses wird ebenfalls von der Bundesnotarkammer angeboten ( https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/produkte/bea-produkte/bea-produkte-softwarezertifikat) und kostet 4,90 EUR pro Jahr. Sie erhalten für diesen Mini-Betrag eine Datei zur Verfügung gestellt, die alle erforderlichen Informationen enthält, um sich ans beA anmelden zu können. Mit Ausnahme der qeS/Fernsignatur können Sie mit dem Softwarezertifikat also genau das tun, was Sie auch mit der Chipkarte tun können. Für die meisten Einsatzszenarien im anwaltlichen Alltag reicht das vollkommen aus – vorausgesetzt, Sie versenden Ihre Korrespondenz über Ihr eigenes beA. Denn dann erfordern Schriftstücke keine qeS, es reicht vielmehr eine einfache elektronische Signatur aus.
Hinweis:
Setzen Sie nicht nur die Bezeichnung „Rechtsanwalt” bzw. „Rechtsanwältin” ans Ende Ihrer Schriftsätze, sondern fügen Sie auch Ihren Namen hinzu. Dies kann in Form eingetippter Buchstaben geschehen, dies ist vollkommen ausreichend. Die einfache Signatur i.S.d. § 130a Abs. 3 S. 1 Alt. 2 ZPO meint die einfache Wiedergabe des Namens am Ende des Textes, z.B. bestehend aus einem maschinenschriftlichen Namenszug unter dem Schriftsatz oder einer eingescannten Unterschrift. Nicht genügend ist das Wort „Rechtsanwalt” ohne Namensangabe (BGH, Beschl. v. 7.9.2022 – XII ZB 215/22). Lediglich bei Einzelanwälten kann statt des Namens auch die Angabe „Rechtsanwalt” genügen (BAG, Beschl. v. 25.8.2022 – 2 AZN 234/22).
Bereiten Sie die Schriftsätze lediglich vor und lassen Sie sie etwa über das beA eines Mitarbeitenden oder das einer Kollegin versenden, sieht die Sachlage etwas anders aus. Denn das elektronische Dokument muss mit einer qeS der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person (einfach) signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Wer also regelmäßig nicht selbst verschickt, sondern verschicken lässt, der kommt um den Einsatz seiner Chipkarte und der qeS nicht herum. Denn die Fernsignatur lässt sich nicht mittels Softwarezertifikat anbringen.
Hinweis:
Auch wer schreibfaul ist, sollte die Anschaffung des Softwarezertifikats erwägen. Denn wer sich damit am beA anmeldet, der muss nur einmal, und nicht wie bei der Chipkarte zweimal seine PIN eingeben.
Das Softwarezertifikat bietet – neben der vereinfachten Anmeldung am beA – auch noch weitere Vorteile. Wer auch unterwegs mit dem Laptop, Tablet oder Smartphone Zugriff auf sein beA haben will bzw. muss, der kann dafür nicht ständig das Chipkarten-Lesegerät mit sich herumschleppen. Zudem lässt sich dieses nicht an ein Tablet oder Smartphone anschließen. Per Softwarezertifikat ist ein mobiler beA-Zugriff jedoch problemlos möglich. Lediglich der Einsatz der qeS funktioniert auf diesem Wege (noch) nicht. Wer aber z.B. auf längeren Reisen ohnehin einen Laptop mitnimmt, der kann im Zweifel auch Chipkarte plus Lesegerät mitnehmen und ist dann unterwegs voll einsatzfähig.
2. Tipp: Alternative beA-Tools nutzen
Viel Schelte musste und muss die Benutzeroberfläche des beA einstecken. Diese ist in der letzten Zeit zwar stetig verbessert worden, besitzt aber immer noch den „Charme” der 90er Jahre. Weder Layout noch Ben...