Wie bereits erwähnt, sind die Bereitstellung einer Datenschutzerklärung auf der Kanzlei-Website sowie die allgemeinen Datenschutzhinweise Pflicht. Hier müssen die Inhalte jeweils präzise, transparent, verständlich und leicht zugänglich erfolgen. Zudem müssen sie in einer klaren und einfachen Sprache formuliert sein. Da die Inhalte recht umfangreich ausfallen können, sollte diese gut strukturiert bzw. "leicht verständlich" aufbereitet werden. Dazu bietet sich etwa eine vorangestellte Gliederung an oder auch eine Präsentation in einer Frage-Antwort-Form. Jedenfalls sollte der Text nicht zu "juristisch" oder mit "Behördendeutsch" überfrachtet werden.
Bei Gestaltung der Online-Datenschutzerklärung sollte darauf geachtet werden, dass diese ja nicht nur auf großen Computerbildschirmen abgerufen wird, sondern auch auf Tablets oder Smartphones. Es ist also wichtig, dass die Inhalte unter Verwendung von "responsive design" gestaltet werden, das sich der jeweiligen Bildschirmgröße anpasst und eine optimale Lesbarkeit gewährleistet.
Im Hinblick auf die allgemeinen Datenschutzhinweise ist die Frage nach der korrekten Umsetzbarkeit leider nicht ganz so einfach zu beantworten. Denn diese müssen unter Umständen nicht nur per E-Mail oder Brief, sondern auch im persönlichen Gespräch oder am Telefon übermittelt werden. Art. 13 DSGVO spricht insoweit von einer Mitteilung" zum Zeitpunkt der Erhebung". Das bedeutet, dass generell bei jedem Erstkontakt mit (potenziellen) Mandanten, Interessenten, Bewerbern bzw. neuen Mitarbeitern, Dienstleistern etc. diese allgemeinen Datenschutzhinweise erteilt werden müssen. Die DSGVO macht hier keine Unterschiede zwischen einem kurzen Gespräch am Messestand mit Visitenkartenaustausch, einem Telefonat oder der Korrespondenz via E-Mail, Fax oder Brief. Natürlich kann man kaum bei einer kurzen, persönlichen Begegnung oder im Zuge eines Telefonats den kompletten Text der eigenen Datenschutzhinweise vorlesen. Aber zumindest ein kurzer Hinweis darauf ist Pflicht.
Praxishinweis:
Ideal ist also, wenn jeder Mitarbeiter in der Kanzlei weiß, dass er bei neuen Mandanten, Bewerbern etc. diesen Hinweis anbringen muss. Zusätzlich kann mittels Aushang, Flyer oder Aufsteller an der Anmeldung diese Pflicht umgesetzt werden.
Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden sind sich der Problematik sehr wohl bewusst und lassen daher ein mehrstufiges Vorgehen, auch mit Medienbruch, zu. Das heißt, es kann z.B. an der Anmeldung bzw. im Sekretariat ein kurzer Hinweis nach dem Motto "unsere Datenschutzhinweise finden Sie unter www.xyz.de/datenschutz" angebracht werden, der Text auf dem Anrufbeantworter kann entsprechend angepasst werden und auch an diversen anderen Stellen kann ein solcher Hinweis platziert werden. Wenn also der vollständige Text der Datenschutzhinweise z.B. als PDF-Datei unter der genannten Internetadresse abgelegt wird, so kann dieser "sprechende Link" auf dem Briefbogen, in der E-Mail-Signatur, ja sogar auf Visitenkarten untergebracht werden. Das hat zur Folge, dass mit jedem Schreiben, mit jeder E-Mail oder auch mit jeder Visitenkarte automatisch der Hinweis auf die eigenen Datenschutzhinweise erfolgt. Ob diese jedenfalls von den Aufsichtsbehörden favorisierte und auch praxisgerechte Lösung letztlich von den Gerichten als zulässig erachtet wird, muss sich noch zeigen. Bis dahin ist sie aber die wohl beste Lösung.
Autor: Rechtsanwalt Michael Rohrlich, Würselen
ZAP F. 23, S. 1125–1134
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