ZAP 21/2020, Die WEG-Reform 2020 / 1. Digitalisierung

Schon bisher konnte der Verwalter auf der Grundlage einer Vereinbarung oder eines entsprechenden Mehrheitsbeschlusses zulässig per E-Mail zur Jahreshauptversammlung einladen. Denn die Einladung zur Eigentümerversammlung erfordert "nur" Textform (§ 24 Abs. 4 S. 1 WEG), keine Schriftform. Textform ist durch eine E-Mail oder auch über eine App gewahrt (§ 126b BGB). Damit wird es grds. auch möglich, Einladungsunterlagen zu einzelnen TOP‘s eingescannt digitalisiert mit zu verschicken. Die WEG-Reform belässt es dabei.

Per WhatsApp einzuladen, sollte aber auch unter Datenschutzaspekten kritisch gesehen werden. Denn dieser Dienst greift schon bei Installation auf dem Handy/Smartphone sämtliche Daten aus dem Adressbuch ab und sendet sie an die eigenen Server. Entsprechend kritisch sehen Aufsichtsbehörden den Einsatz dieser Dienste zwischen einem Unternehmen und einem Betroffenen. Auch arbeitsrechtlich zeigen sich nicht selten Komplikationen (vgl. ArbG Mainz, Urt. v. 15.11.2017 – 4 Ca 1240/17, juris).

Alternativ ist es vorstellbar, Ladung, Tagesordnung und weitere Unterlagen dazu in einem gesicherten Extranet des Verwalters zur Verfügung zu stellen. Allen Mitgliedern der Eigentümergemeinschaft sollte aber auch dann eine entsprechende Benachrichtigungs-E-Mail zugehen, um sicherzustellen, dass die Einladung "nicht übersehen" wird und formell ordnungsgemäß erfolgt. Auch die Notwendigkeit des Zugangsbeweises im Streitfall sollte nicht außer Acht gelassen werden.

Sollte die "Verfassung" der Wohnungseigentümergemeinschaft (Teilungserklärung oder/und Gemeinschaftsordnung) für die Einladung Schriftform vorsehen, dann ist dieses Schriftformerfordernis als gewillkürte Schriftform zu behandeln (§ 127 Abs. 2 S. 1 BGB) mit der Folge, dass damit auch die Einladung durch einfache E-Mail erfolgen kann. Etwas anderes gilt nur, wenn unzweideutig in den genannten Unterlagen ein anderer Wille zum Ausdruck kommt (vgl. für die Einladung zur Mitgliederversammlung eines eingetragenen Vereins: OLG Zweibrücken, Beschl. v. 4.3.2013 – 3 W 149/12, juris).

Im Vorfeld empfiehlt sich eine Terminfindung mit den Eigentümern elektronisch per Doodle-Link. Vereinfachend gesagt funktioniert dieses Internetportal so, dass unter Beachtung eigener Terminvorgaben des Einstellenden die Adressaten mehrere Daten zur Auswahl bekommen und dann ihre Terminvorstellungen durch Auswahl festlegen können. So kann zumindest in den meisten Fällen eine Beschlussfähigkeit gewährleistet werden.

Künftig können einzelne Wohnungseigentümer nach einem entsprechenden Beschluss der Gemeinschaft auch digital per Fernkommunikation an einer Versammlung teilnehmen, persönliche Anwesenheit ist nicht mehr vorausgesetzt. Dem entspricht es, dass zur Vermeidung eines "Medienbreaks" bisher schriftlich notwendige Umlaufbeschlüsse nun auch elektronisch in Textform ausgefertigt und übermittelt werden können (z.B. durch E-Mail, Internetplattformen oder Apps; § 23 Abs. 1, Abs. 3 WEG-E).

Die Versammlung selbst muss aber weiterhin als Präsenzveranstaltung stattfinden, sie ist also insgesamt digital nicht möglich. So weit geht die Beschlusskompetenz auch künftig nicht. Das Recht des Wohnungseigentümers, selbst physisch an der Versammlung teilzunehmen, bleibt unangetastet.

Ebenfalls kann das Einberufungsverlangen (§ 24 Abs. 2 WEG-E) künftig auch elektronisch z.B. per E-Mail in Textform (§ 126b BGB), statt schriftlich, gestellt werden. Textform reicht schließlich auch für die Erteilung einer Vollmacht zur Stimmrechtsübertragung aus (§ 25 Abs. 3 WEG-E).