Zunächst besteht die Möglichkeit, dass der Erblasser seine Zugangsdaten in seiner Verfügung von Todes wegen selbst auflistet. Diese Vorgehensweise kann aber zu Problemen führen.
Einerseits besteht die Gefahr, dass Dritte oder vom Erblasser nicht gewünschte Personen, z.B. der Rechtspfleger oder die Beteiligten i.S.v. § 348 Abs. 3 FamFG i.R.d. Testamentseröffnung, Kenntnis von seinen Zugangsdaten erlangen (MAH ErbR/Scherer/Biermann, § 50 Rn 73 Ein unberechtigter Zugriff sowie ggf. rechtswidrige Handlungen durch Dritte können hier nicht ausgeschlossen werden (vgl. auch Salomon NotBZ 2016, 324, 328).
Andererseits führt die Auflistung der Zugangsdaten zu einem praktischen Problem, wenn der Erblasser seine Zugangsdaten ändert oder weitere Vertragsbeziehungen eingeht. Vor dem Hintergrund der Datensicherheit wird eine regelmäßige Änderung der Passwörter empfohlen (MAH ErbR/Scherer/Biermann, § 50 Rn 74; Raude RNotZ 2017, 17, 25) Durch die Änderung der Zugangsdaten müsste die Verfügung von Todes wegen entweder neu errichtet oder ergänzt werden. Dies führt aber zur Unübersichtlichkeit im Erbfall, kann bei einem notariellen Testament oder Erbvertrag weitere Gebührentatbestände auslösen und dazu führen, dass bei einer Hinterlegung der Verfügung von Todes wegen die aufbewahrende Stelle aufgesucht werden müsste (vgl. Naczinsky ZEV 2020, 665, 669 m.w.N.). Wird das öffentliche Testament aus der amtlichen Verwahrung entnommen, gilt es als widerrufen (vgl. § 2256 BGB).
Die Auflistung der Zugangsdaten kann aus praktischer Sicht nicht empfohlen werden. Alternativ könnte der Erblasser seine Zugangsdaten in einer handschriftlichen oder am Computer geschriebenen Auflistung notieren. Dieses Dokument könnte der Erblasser im Zusammenhang mit seiner Verfügung von Todes wegen an einer zentralen Stelle im privaten Bereich oder bei einem Notar oder dem Nachlassgericht hinterlegen. Zwar führt das Herauslösen der Zugangsdaten aus der Verfügung von Todes wegen dazu, dass eine Änderung der Verfügung von Todes wegen entbehrlich wird. Dafür besteht aber die Gefahr, dass die Liste im privaten Bereich verloren geht oder von den späteren Erben übersehen wird. Weiterhin verbleibt es bei den Problemen, dass unberechtigte Dritte von der Liste Kenntnis nehmen können oder bei einer Aktualisierung das hinterlegte Dokument aus der amtlichen Verwahrung entnommen werden muss. Erfolgt die Entnahme im Zusammenhang mit einem öffentlichen Testament, besteht auch die Möglichkeit, dass das Testament gleichzeitig als widerrufen gilt (§ 2256 BGB).