Zwischen der Kreis- und Wissenschaftsstadt X,
vertreten durch den Oberbürgermeister, dieser vertreten durch den Direktor des Archivs/Museums/Kunstfonds etc.
und
Frau/Herrn/Eheleute Y
wird, eingedenk der Würdigung der Lebensverdienste in der Präambel, Nachstehendes vereinbart.
Präambel
Y, Jahrgang 19.., ist Sohn der Kreis- und Wissenschaftsstadt/Universitätsstadt/Hauptstadt X. Am … wurde er dort im Stadtteil … geboren. Zeitlebens hat er die Berufung verspürt, die Geschichte der Stadt in Schriftstücken, Zeichnungen, Ölgemälden, Fotografien und Filmen, Zeitungsausschnitten und dazugehörigen Textbeiträgen festzuhalten und seinen Mitmenschen, aber und vor allem den nachfolgenden Generationen, zu vermitteln. Zu dieser Erhaltung des Schrift- und Kulturguts zählen ebenfalls die eigenen Erlebnisse der Zeit während des II.’Weltkrieges, von Flucht und Vertreibung, sowie der Nachkriegszeit bis zum heutigen Tag.
Die Sammlung von Y ist unter Historikern/Schriftstellern als Urquelle bestens bekannt und Wert geschätzt. Stets half und hilft Y mit umfänglichem und zuverlässigem Rat und Bildmaterial. Ohne diese Unterstützung wären viele Beiträge, die das Bundesland, den Landkreis, die Region und in Sonderheit die Stadt X betreffen, nicht entstanden; dies muss auch in Zukunft gewährleistet sein.
Daher sind sich die Parteien bewusst, dass diese jahrzehntelang gepflegte Sammlung allgemeine Bedeutung gewonnen hat. Angesichts des abnehmenden Wissens gerade von Heranwachsenden bezüglich der jüngeren Regionalgeschichte ist es an der Zeit, diese Sammlung als Originalquelle im Archiv … der Stadt zu bewahren und für das Forschungsinteresse bereitzustellen.
Im Einzelnen sehen die Parteien nunmehr die folgenden Punkte vor, um dem Sammelauftrag, aber auch den Interessen des Sammlers Y gerecht zu werden, der sein Quellenmaterial gegenwärtig wie zukünftig gerne in sicheren Händen weiß.
- Y definiert im Benehmen mit den Vertretern der Stadt X den Inhalt der Sammlung (= Vorsichtung), die künftig als "Sammlung Y" einen eigenen Titel im Findbuch des Archivs führt. Sie ist zunächst Vorlass, post mortem Nachlass. Die Sammlung erhält einen eigenen Platz und wird, sobald sie vollständig im Stadtarchiv lagert, den Nutzern aller Geschlechter und Nationen zu Forschungszwecken im Stadtarchiv zur Verfügung stehen. Die Liste liegt diesem Vorlassvertrag bei / wird erstellt bis (Datum).
- Die Vertreternamen lauten: … Stellvertreter … (geborene, gekorene Mitglieder)
- Die Sammlung wird zeitgemäß erfasst. Dies bedeutet, dass ihre Bände/Fotoalben/Einzelblätter von Seiten des Stadtarchivs aufgenommen und künftig nach Möglichkeit Schritt für Schritt digitalisiert werden. Hierzu verpflichtet sich Y, die einzelnen Ordner und Einzelstücke herauszugeben und der Stadt X das Eigentum zu verschaffen. Nach seinem Tod hat die Stadt einen Herausgabeanspruch auf alle noch ausstehenden Bände/Ordner der Sammlung. Die ersten Bände werden schon zeitlebens im Original dem Stadtarchiv übergeben bzw. dort belassen. Die Stadt X erwirbt daran Eigentum. Immaterialgüterrechtlich erwirbt X das absolute Nutzungsrecht bis zum Eintritt der Gemeinfreiheit. X darf daher, unter Wahrung und verantwortungsvollen Weiterführung des Vor- und Nachlasses von Y, jeweilige Nutzungsrechte (Sublizenzen) an weitere Personen erteilen.
- Dem sachenrechtlichen Bestimmtheitsgrundsatz gemäß werden die einzelnen Sachen in separaten Aufstellungen/Verzeichnissen gelistet. Filme und Fotos sind im gegenwärtigen Zustand zu übergeben, d.h. Filme möglichst in Originalform. Eine Weiterverarbeitung/Aktualisierung erfolgt durch die Stadt X selbst oder die Firma F, die die Stadt X beauftragt, um die Medien künftig jeweils zeitgemäß zugänglich zu machen. Dies umfasst eventuelle Reparaturen an den Originalquellen und deren Digitalisierung. Die Zugänglichmachung ist Pflicht der Stadt aus öffentlichem Kulturauftrag sowie aufgrund der in diesem Vertrag zugrundegelegten Pflicht der Wahrung des historischen Erbes des Y.
- Das Stadtarchiv wird die umfassende Sammlung in eigener Titelei führen und Y somit als bedeutenden Quelleneditor seiner Heimatstadt würdigen. Zeitlebens hat Y ein Sondernutzungsrecht an den übereigneten Bänden; dieses Recht geht nicht auf die Erben über.
- Für die Bereitstellung seiner Sammlung und die Überlassung zu Eigentum erhält Y eine Einmalzahlung von … EUR. Einmal-, Mehrfachzahlung … Kosten der Digitalisierung entstehen allein der Stadt Y.
- Das Stadtarchiv übernimmt des weiteren Akten aus der Sammlung, die Y als Xer Persönlichkeit sowie als Vertreter von Vereinen und Verbänden, wie etwa der … und …, betreffen. Im Ergebnis soll eine möglichst ganzheitliche Würdigung der Persönlichkeit von Y erreicht werden. Für diese Sammeltätigkeit erfolgt keine eigene Vergütung.
X, den …
Y Vertreter der Stadt X/Archiv/Kulturamt
(Unterschriften)
Das Anhangsprotokoll zu diesem Vertrag könnte folgendermaßen lauten:
1.a) Als Mittelsperson zur Verhandlung und fachlichen Hilfe (Expertise/fachlicher Beistand/Sachverständige) bei der Einordnung de...