Der Umfang dieses Mandats, insbesondere auch die Fülle der Beteiligten, erforderte eine absolut strukturierte Verwaltung der Daten.
Als Erstes legten wir mit den Daten des Erbscheins eine Excel-Tabelle an, mit der wir auch den Wert des jeweiligen Erbteils errechnen konnten. Wie befürchtet, waren einige der zum Zeitpunkt der Ausstellung des Erbscheins betagten Miterben ihrerseits verstorben, im Laufe des Mandats waren dies 16 Personen, sodass die Anzahl der Miterben sich auf 87 erhöhte. Teils war dem Mandanten bekannt, dass Miterben verstorben waren, teils erfuhren wir erst nach Versand des Anschreibens davon, weil sich Kinder oder Ehegatten mit dieser Information bei uns meldeten. Jetzt galt es, Nachweise der Erbenstellung in grundbuchtauglicher Form zu besorgen. In der Excel-Tabelle wurde erfasst, wer verstorben war und von wem er beerbt wurde.
Die Tabelle erhielt den Status des "Heiligen Grals" und wurde kontinuierlich um Tabellenblätter mit erforderlichen Informationen erweitert.
Zudem wurde die Korrespondenz nicht nur unter einem Aktenzeichen geführt, sondern wir legten Unterakten zu einzelnen Themengebieten an, wie etwa eine Akte betreffend die an den Mandanten erteilten Vollmachten oder eine Akte betreffend die Durchführung der Erbenversammlungen.
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