Ein Großteil der landesgesetzlichen Vorschriften lässt eine Regelung des Kostenersatzes durch Satzung zu.
Wird hiervon Gebrauch gemacht, kann durch eine Satzung, zur Gewährleistung des Gleichbehandlungsgrundsatzes, der Transparenz des Verwaltungshandelns und des haushaltsrechtlichen Wirtschaftlichkeitsgebots, eine bestimmte Ermessensausübung festgeschrieben werden.
In diesem Zusammenhang wird teilweise angenommen, dass der Satzungsgeber befugt ist, in ermessensbindender Weise in der Satzung festzulegen, dass in jedem Fall einer Kostenersatzmöglichkeit der Ersatzanspruch geltend gemacht werden soll. Selbst wenn die Satzungsregelung als "Soll"-Vorschrift konzipiert wird und damit die Heranziehung zum Kostenersatz durch Satzungsrecht einer gebundenen Entscheidung angenähert ist, muss immer eine auf die besonderen Umstände des Einzelfalls bezogene und seinen Besonderheiten Rechnung tragende Entscheidung möglich bleiben, die den Besonderheiten des Einzelfalles Rechnung trägt. Insoweit ist der Feuerwehrträger bei einer entsprechenden satzungsrechtlichen Regelung grds. zur Inanspruchnahme des kostenpflichtigen Schuldners verpflichtet, es sei denn, es ist von einer atypischen Fallgestaltung auszugehen.
Im Interesse einer Vereinfachung des Verwaltungsvollzugs wird innerhalb einer Feuerwehrkostensatzung die Festsetzung von Pauschalbeträgen hinsichtlich eingesetzter Personen, Fahrzeuge und Sachmittel zugelassen. Werden Pauschalbeträge festgelegt, müssen sich die entsprechenden Sach- und Personalkosten in ihrer Höhe, trotz eines bestehenden Spielraums des Aufgabenträgers, in etwa an den tatsächlichen Kosten orientieren und durch die konkrete Einsatzmaßnahme entstanden sein. Dies verlangt der auf dem Rechtsstaatsprinzip beruhende Verhältnismäßigkeitsgrundsatz. Der Satzungsgeber hat daher bei der Zugrundelegung von Pauschalsätzen sicherzustellen, dass die einzelnen Kostenschuldner nicht mit Kosten belastet werden, die den von ihnen zu verantwortenden Einsätzen nicht mehr zuzurechnen sind. Um dies zu gewährleisten, ist regelmäßig eine nachvollziehbare Ermittlung der in den Pauschalsatz einfließenden Faktoren notwendig. Die Gerichte haben dabei ggf. zu überprüfen, ob der Pauschalbetrag mit der gebotenen Sorgfalt kalkuliert worden und vom Ergebnis her vertretbar ist. So verstößt eine Feuerwehrsatzung gegen das Kostendeckungsprinzip, wenn sich die in ihr kalkulierte Kostenpauschale an allgemeinen "Alarmierungsplänen" orientiert – etwa werden je Einsatz 21 Feuerwehrleute und vier Fahrzeuge ansetzt, tatsächlich rücken zum selben Einsatzort jedoch mehrfach stets weniger Fahrzeuge mit weniger als zehn Feuerwehrmännern als Besatzung aus.