Handelsregistervollmachten – Anforderungen und Umgang bei Rückfragen des Handelsregisters

Handelsregistervollmachten werden bei einer GmbH von der Geschäftsführung in vertretungsberechtigter Zahl erteilt und sind notariell zu beglaubigen. Gilt bei einer GmbH Gesamtvertretung, so sind meist zwei Geschäftsführer gemeinsam oder ein Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen vertretungsberechtigt. Das OLG Düsseldorf entschied jüngst, dass zwei separate Handelsregistervollmachten, die einmal nur ein Geschäftsführer und einmal nur ein Prokurist jeweils als „Vollmachtgeber“ unterzeichnen, nicht für eine wirksame Bevollmächtigung ausreichen. Denn im Falle der Gesamtvertretung wird daraus nicht ersichtlich, dass die Unterzeichner im Namen der vertretenen GmbH zu handeln beabsichtigten.

Sachverhalt

Die Antragstellerin ist verfahrensbevollmächtigte Notarin und reichte die Anmeldung zur Eintragung von Gesamtprokura für vier Personen bei einer GmbH zum Handelsregister ein. Der Gesellschaftsvertrag der GmbH enthielt eine Gesamtvertretungsregelung, wonach zwei Geschäftsführer gemeinsam oder ein Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen vertretungsbefugt waren. Die Handelsregisteranmeldung unterzeichnete B als Bevollmächtigter für C (ein Geschäftsführer der GmbH) und D (Prokurist der GmbH). Der Anmeldung beigefügt waren jeweils eine Kopie von zwei Vollmachten, in der C und D als „Vollmachtgeber“ B jeweils separat Einzelvollmacht erteilten. Das Registergericht wies die Anmeldung zunächst mit formloser Zwischenverfügung zurück, weil die Bevollmächtigung des B nicht formgerecht gegenüber dem Registergericht nachgewiesen sei. Die Antragstellerin weigerte sich, weitere Unterlagen vorzulegen, worauf das Registergericht die mit der Beschwerde angefochtene Zwischenverfügung erließ.

Beschluss des OLG Düsseldorf

Die Beschwerde hatte in der Sache nur vorläufig Erfolg. Das OLG Düsseldorf entschied unter anderem, dass bereits keine wirksame Bevollmächtigung des B vorläge. Das Registergericht habe zudem nicht in Form einer Zwischenverfügung entscheiden dürfen, sondern hätte nach der Verweigerung den Eintragungsantrag zurückweisen müssen.

Hintergrund und Begründung

Das OLG stellt zunächst klar, dass die GmbH sich bei der Anmeldung der Prokura durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen kann. Denn bei der Anmeldung einer Prokura zum Handelsregister handle es sich um keine höchstpersönliche Pflicht des Geschäftsführers. Der Senat weist darauf hin, dass für die Anmeldung eine öffentlich beglaubigte Vollmacht erforderlich ist (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HGB). Bei einer GmbH erteilt die Geschäftsführung in vertretungsberechtigter Zahl als gesetzliches Vertretungsorgan diese Vollmacht.

Das OLG kommt insoweit zum Ergebnis, dass die von C und D erteilten Vollmachten unwirksam sind, da sie gegen die Gesamtvertretungsregelung der GmbH verstoßen. Ein Geschäftsführer (hier C) und ein Prokurist (hier D), die jeweils in einer separaten Vollmachtsurkunde allein als „Vollmachtgeber“ auftreten, könnten einen Dritten (hier den B) nicht wirksam im Namen der GmbH zu Handelsregisteranmeldungen bevollmächtigen. Da (i) die Vollmachtsurkunde nicht durch C und D gemeinsam unterzeichnet wurde, und (ii) die Formulierung „Vollmachtgeber“ in den beiden Urkunden nicht eindeutig sei, könne auch nicht konkludent angenommen werden, dass die Vollmacht im Namen der GmbH erteilt werden sollte.

Darüber hinaus hätte das Registergericht den Antrag bereits nach erfolgloser formloser Zwischenverfügung ablehnen müssen. Mittels einer Zwischenverfügung kann das Registergericht bei unvollständigem Antrag oder anderen behebbaren Eintragungshindernissen deren Beseitigung verlangen. Verweigert der Antragsteller jedoch schon nach (formloser) Zwischenverfügung, das Hindernis zu beseitigen, und beharrt auf seinem ursprünglichen Antrag, ist dies nach dem OLG als endgültige Verweigerung zu werten. Dies entspreche einem endgültigen Hindernis und müsse zur Ablehnung des Eintragungsbegehrens führen.

Praxistipp

Vollmachten müssen grundsätzlich nicht die gleiche Form wie das Rechtsgeschäft haben, für das die Vollmacht bestimmt ist (§ 167 Abs. 2 BGB). Abweichend von diesem Grundsatz sind Handelsregistervollmachten notariell zu beglaubigen (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HGB). Eine rechtsgeschäftliche Vertretung per Handelsregistervollmacht ist jedoch dann unzulässig, wenn der Anmeldende höchstpersönliche Versicherungen – etwa als neu bestellter Geschäftsführer einer GmbH (§ 39 Abs. 3 GmbHG) – abzugeben hat.

Damit die Handelsregistervollmacht zur Eintragung einer Prokura wirksam ist, muss die Vollmachtsurkunde von den Geschäftsleitern der Gesellschaft in vertretungsberechtigter Zahl (d.h. ggf. zusammen mit einem Prokuristen) unterschrieben sein. Der Anmeldende legt die Handelsregistervollmacht im Original dem Notar vor, der diese in Form einer elektronisch beglaubigten Abschrift zusammen mit der eigentlichen Anmeldung dem Registergericht elektronisch übermittelt.

Zwei separate Vollmachtsurkunden, die der Geschäftsführer und ein Prokurist einzeln als „Vollmachtgeber“ allein unterzeichnen genügen bei Gesamtvertretung nicht. Es ist daher erforderlich, in der Vollmachtsurkunde ausdrücklich klarzustellen, dass die vertretungsberechtigten Personen im Namen der GmbH handeln (und nicht selbst als „Vollmachtgeber“). Ratsam ist auch, dass die vertretungsberechtigten Personen dieselbe Vollmachtsurkunde unterzeichnen.

Erlässt das Registergericht eine (auch formlose) Zwischenverfügung und verlangt vom Anmeldenden, die Anmeldung zu vervollständigen, sollte sich der Anmeldende gut überlegen, ob er die angefragten Informationen verweigert und auf seinen Antrag beharrt. Andernfalls führt dies zur kostenpflichtigen Zurückweisung des Eintragungsbegehrens. Bis zum Vollzug der Eintragung kann der Anmeldende die Registeranmeldung auch jederzeit formlos zurücknehmen (widerrufen), was kostengünstiger als eine Zurückweisung ist.

(OLG Düsseldorf, Beschluss v. 29.8.2024, 3 Wx 115/24)