Anmeldebefugnis der Notare zum Handelsregister

Hintergrund

Anmeldungen zum Handelsregister sind grundsätzlich durch den oder die Geschäftsleiter einer Gesellschaft (in vertretungsberechtigter Anzahl) zu bewirken. Sie müssen dafür einen Notar persönlich aufsuchen, der die Unterschriften der anwesenden Geschäftsleiter beglaubigt und die Unterlagen anschließend in elektronischer Form zur Eintragung beim Handelsregister einreicht. Sind mehrere Geschäftsführer nur gemeinsam vertretungsberechtigt, müssen sie gemeinsam zum Notar – nicht unbedingt gleichzeitig und auch nicht am selben Ort, aber immerhin. Der Aufwand ist erheblich. Das Erfordernis eines Notartermins bindet Ressourcen und kann die Eintragung deutlich verzögern, namentlich bei im Ausland tätigen Geschäftsleitern, längeren Geschäftsreisen, Urlaub oder schlicht Krankheit.

Der persönliche Notartermin der Geschäftsleitung lässt sich auch nicht durch eine rechtsgeschäftliche Bevollmächtigung umgehen, da die Vollmacht bei Handelsregistersachen ihrerseits notariell zu beglaubigen wäre. Eine privatschriftliche Vollmacht reicht nicht aus. 

Einen Ausweg bietet die bisher wenig bekannte Vollmachtsvermutung des § 378 Abs. 2 FamFG: Ist die zu einer Eintragung erforderliche Erklärung von einem Notar beurkundet oder beglaubigt, gilt dieser als ermächtigt, im Namen des zur Anmeldung Berechtigten die Eintragung zu beantragen. Bei notarieller Vorbefassung mit einer Angelegenheit – beispielsweise einer Kapitalerhöhung oder einer sonstigen Änderung des Gesellschaftsvertrags – ist ein weiterer Notartermin zur Registeranmeldung entbehrlich.

Reichweite der notariellen Anmeldebefugnis

Mit der Reichweite dieser Anmeldebefugnis hatte sich nunmehr das OLG Frankfurt auseinanderzusetzen. Ausgangspunkt ist der Gesetzeswortlaut, der lediglich voraussetzt, dass die zur Eintragung erforderliche Erklärung bereits vom Notar beglaubigt oder beurkundet wurde. Das Gericht bestätigt in seiner Entscheidung vom 2. August 2022, dass hierunter alle Erklärungen fallen, die Grundlage der beantragten Registereintragung sind. Erfasst sind insbesondere Gesellschafterbeschlüsse und Gesellschaftsverträge. Nicht erforderlich ist eine Beurkundungs- oder Beglaubigungspflicht; auch eine nur freiwillig vorgenommene Beurkundung oder Beglaubigung genügt. 

Im zu entscheidenden Fall hatte der Notar anlässlich eines Gesellschafterbeschlusses zugleich die Erklärung der Geschäftsführerin über ihre heiratsbedingte Namensänderung beurkundet. Der Notar meldete nicht nur den Gesellschafterbeschluss, sondern auch die Namensänderung zum Handelsregister an. Das Registergericht wies den Antrag zurück. Es stellt sich auf den Standpunkt, dass für die Anmeldebefugnis des Notars ein Mitwirken an einer irgendwie gearteten Änderung der Verhältnisse erforderlich sei, im konkreten Fall beispielsweise an der Eheschließung der Geschäftsführerin. Diese Auffassung wurde vom OLG Frankfurt zurückgewiesen. Ein solches Erfordernis finde keinen Niederschlag im Gesetz, weshalb die Eintragung nicht aufgrund der fehlenden Mitwirkung des Notars an der Eheschließung abgelehnt werden durfte, sondern bereits die Beurkundung der Erklärung über die Namensänderung zur Anmeldebefugnis genügte.

Die Reichweite der notariellen Anmeldebefugnis ist damit weit. Sie wird nur durch den Inhalt der beurkundeten oder beglaubigten Erklärung begrenzt. Von diesem Inhalt darf der Notar nicht abweichen; es verbieten sich eigenständige Änderungen oder Ergänzungen. Zudem ist es dem Notar verwehrt, höchstpersönliche Erklärungen für Geschäftsleiter abzugeben. Dies betrifft etwa die Versicherungen über die Einlageleistung bei Gründung oder Kapitalerhöhung einer Kapitalgesellschaft, die Versicherungen neuer Geschäftsleiter über das Fehlen von Bestellungshindernissen oder die Versicherungen im Rahmen von Umwandlungsvorgängen. 

Auch in diesen Konstellationen ist eine Anmeldung durch den Notar allerdings nicht ausgeschlossen. Denkbar ist, die Anmeldung weiterhin durch den Notar vornehmen zu lassen und die höchstpersönlichen Erklärungen des Geschäftsleiters formlos beizufügen. Höchstrichterliche Rechtsprechung dazu gibt es bisher nicht; deshalb empfiehlt es sich, dieses Vorgehen vorab mit dem Registergericht abzustimmen.

Fazit

Die Anmeldebefugnis der Notare zum Handelsregister begründet eine nicht zu unterschätzende Erleichterung im Arbeitsalltag von Geschäftsleitern. Gerade bei der praxisrelevanten Beurkundung von eintragungsbedürftigen Gesellschafterbeschlüssen wie solchen über die Änderung des Gesellschaftsvertrags empfiehlt es sich, die Anmeldung zum Handelsregister durch den beurkundenden Notar vornehmen zu lassen. So bleibt den Geschäftsleitern die persönliche Mitwirkung erspart und der gesamte Abwicklungsvorgang wird beschleunigt. Eine Handelsregisteranmeldung durch den Notar kommt auch dann in Betracht, wenn ein vertretungsberechtigter Geschäftsleiter im Anmeldezeitpunkt – etwa infolge einer Amtsniederlegung – überhaupt nicht vorhanden ist.