Elektronische Einladung zur Gesellschafterversammlung?

Das OLG Düsseldorf hat entschieden, dass ein Verein in seiner Satzung bestimmen kann, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung auf elektronischem Wege zu erfolgen hat. Die Argumentation des Gerichts lässt sich weitestgehend auf eine GmbH übertragen – und doch ist bei einer GmbH eine derart unbestimmte Regelung nicht sinnvoll. 

Registergericht lehnte Antrag eines Vereins wegen unzulässiger Satzungsregelung ab

Das Registergericht hatte die Eintragung eines Vereins in das Vereinsregister u.a. deswegen abgelehnt, weil die Satzung eine Regelung enthielt, wonach die Einladung zur Mitgliederversammlung „elektronisch erfolgt, wenn das Mitglied dem nicht unter Angabe einer postalischen Anschrift widerspricht“. Das Register war der Auffassung, die Regelung sei zu unbestimmt und damit unzulässig.

OLG Düsseldorf: Verein ist frei in der Wahl der Kommunikationsform

Das OLG Düsseldorf sah dies anders. Der Satzungsgeber eines Vereins könne frei zwischen den zahlreichen in Betracht kommenden Möglichkeiten der Einladung zur Mitgliederversammlung wählen. Einladungsform und Übermittlungsweg müssten lediglich so festgelegt werden, dass jedes Mitglied ohne Schwierigkeiten, insbesondere ohne unzumutbare Nachforschungen, von der Einberufung der Mitgliederversammlung Kenntnis erlangen könne.

Darin liege für die Mitglieder auch keine unzumutbare Erschwerung ihrer Teilnahme. Denn es stehe dem Mitglied frei, nur diejenigen Kommunikationsformen anzubieten, die ihm genehm seien – oder sich eben für den klassischen Postversand zu entscheiden. Wer auf dieser Grundlage einen entsprechenden Kommunikationskanal eröffne, dem sei auch zumutbar, diesen zu überwachen – was angesichts der heutigen Technik auch ohne weiteres möglich und zumutbar sei. Das Gericht verweist an dieser Stelle ausdrücklich auf die Segnungen der modernen Technik in Gestalt „handelsüblicher Smartphones“.

Übertragbarkeit auf die GmbH?

Auch wenn das OLG Düsseldorf in seiner Entscheidung ausdrücklich den Unterschied in der gesetzlichen Grundlage zwischen Verein und GmbH unterstreicht: Die Argumente lassen sich im Wesentlichen übertragen. Und das ist ein praktisches Problem, da für die GmbH bislang keine vergleichbare Entscheidung ergangen ist.

Das Gesetz sieht für die GmbH die Einladung zur Gesellschafterversammlung mit eingeschriebenem Brief und damit eine ausgesprochen strenge Form vor. Der Gesellschaftsvertrag kann hiervon Abweichungen vorsehen – und es ist allgemein anerkannt, dass dabei auch eine elektronische Form vereinbart werden kann. Typischerweise verlegt man sich hierbei auf eine Einladung per E-Mail, im besten Fall sieht der Gesellschaftsvertrag vor, dass „auch“ in dieser Form eingeladen werden kann, damit weiterhin eine Einladung per Einschreiben möglich bleibt.

Bedeutender Unterschied zwischen Verein und GmbH

Es spricht also Einiges dafür, dass eine Regelung im Gesellschaftsvertrag einer GmbH, nach der (wie im Fall des OLG Düsseldorf) „elektronisch“ eingeladen werden kann, wirksam ist. Allerdings gibt es zwischen einem Verein und einer GmbH auch einen gewaltigen Unterschied: Der Verein ist seinem Wesen nach auf eine unbegrenzte (und im Vorhinein auch nicht bestimmte) Zahl von Mitgliedern ausgelegt. Daher ist beim Verein eine Einladung zur Mitgliederversammlung etwa durch Aushang im Vereinsheim üblich und anerkannt. Die GmbH dagegen ist auf einen in der Regel überschaubaren, jedenfalls aber auf einen klar abgegrenzten Gesellschafterkreis zugeschnitten: In ist, wer (in der Gesellschafterliste) drin ist. Entsprechend besteht für eine lockere Handhabung der Ladungsvorschriften jedenfalls kein Bedarf – und daher ist nicht ausgeschlossen, dass die Rechtsprechung eine gesellschaftsvertragliche Regelung, wie die im Fall des OLG Düsseldorf, bei einer GmbH verwerfen würde.

Großes Risiko für GmbH

Kein Problem, wenn (wie hier) ein aufmerksamer Rechtspfleger deshalb gleich die Eintragung verweigert. Richtig ärgerlich hingegen, wenn sich dieser Makel erst Jahre später (und entsprechend: viele Einladungen später) herausstellt. Denn mangelhafte Ladungen können dazu führen, dass die auf den entsprechenden Gesellschafterversammlungen gefassten Beschlüsse nichtig und damit ohne Weiteres unwirksam sind.

Empfehlung für die Praxis

Daher empfiehlt es sich, im Gesellschaftsvertrag einer GmbH eine klare und abschließende Regelung über die zulässigen Übermittlungswege für die Einberufung einer Gesellschafterversammlung vorzusehen. Dabei bietet es sich an, nicht (nur) mit dem Zeitgeist zu gehen, sondern auf ein langfristig verfügbares Medium zu setzen – und jedenfalls einstweilen die Einladung per (eingeschriebenem) Brief als Option zu behalten.

(OLG Düsseldorf, Beschluss vom 08.07.2024 – 3 Wx 69/24)