Aufbewahrungspflicht

Zusammenfassung

Begriff

Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Bei Beschäftigung von geringfügig Beschäftigten verpflichtet § 17 Abs. 1 MiLoG den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit und zur Aufbewahrung der entsprechenden Aufzeichnungen für die Dauer von 2 Jahren. Gleiches gilt in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen (§ 2a SchwarzArbG), nach § 17c Abs. 1 AÜG für Entleiher von Leiharbeitnehmer in diesen Branchen, sowie nach § 19 AEntG für Arbeitgeber im Geltungsbereich eines für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrags (§ 4 Abs. 1 Nr. 1, § 5 Satz 1 Nrn. 1–3, § 6 Abs. 2a AEntG) oder einer entsprechenden Rechtsverordnung (§§ 7, 7a AEntG) über die Zahlung eines Mindestentgelts auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden.

Lohnsteuer: Im Steuerrecht gibt es gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, um den Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Betriebsprüfung den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Das Gesetz sieht in § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine eigene 6-jährige Aufbewahrungsfrist vor. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO ebenfalls eine Frist von 6 Jahren.

Sozialversicherung: Die im Zusammenhang mit der Beitragsabrechnung und -zahlung zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers sind in § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV genannt.

Praxis-Beispiele

• Lohnkonten

• Lohnabrechnungsunterlagen

Arbeitsrecht

1 Zweck

Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt.

Unter anderem sollen bestimmte Aufbewahrungspflichten effektive Kontrollen des gesetzlichen Mindestlohns nach dem MiLoG sowie der Branchenmindestlöhne nach dem AEntG bzw. der Lohnuntergrenze nach § 3a AÜG erleichtern.

2 Vorgaben der DSGVO

Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.^[1] Dabei kommt es in der Praxis häufig nicht darauf an, wie lange bestimmte Daten gespeichert bzw. Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Probleme bereitet vielmehr die Antwort auf die Frage, wie lange die Daten gespeichert bzw. die Unterlagen aufbewahrt werden dürfen. Die Voraussetzungen, unter denen Unternehmen personenbezogene Daten löschen müssen, sind in Art. 17 DSGVO geregelt.

Über die zulässige Dauer der Speicherung der verarbeiteten Daten entscheidet der Zweck der Datenverarbeitung. Spätestens, wenn personenbezogene Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind, für die sie verarbeitet werden, muss das Unternehmen diese Daten löschen.

Eine Ausnahme von der Löschpflicht gilt u. a., soweit die Speicherung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.^[2] Für die Personalpraxis sind dabei insbesondere die gesetzlichen Vorgaben des deutschen Arbeits- aber auch des Steuer-, Sozialversicherungs- und Handelsrechts wichtig.

Soweit durch ein Gesetz Aufbewahrungsfristen vorgegeben sind, ist die Speicherung für die Dauer dieser Fristen datenschutzrechtlich regelmäßig zulässig. Nach Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO kann insbesondere auch ein eigenes, berechtigtes Interesse (sog. Beweissicherungsinteresse) des Arbeitgebers als Verantwortlichen an einer längeren Aufbewahrung bestehen, wenn potenzielle Rechtsstreitigkeiten drohen.

Wichtig

Geltung auch für den Betriebsrat

Auch personenbezogene Daten, die der Betriebsrat verarbeitet und bei sich speichert, unterliegen den Löschpflichten der DSGVO.^[3] Dabei ist zu beachten, dass auch soweit der Betriebsrat zur Erfüllung der in seiner Zuständigkeit liegenden Aufgaben personenbezogene Daten verarbeitet, der Arbeitgeber der für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist.^[4]

Bei Verstößen gegen die Löschpflichten drohen u. a. Bußgelder.^[5]

[1] Art. 13 Abs. 2a bzw. Art. 14 Abs. 2a DSGVO.

[2] Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO.

[3] § 79a BetrVG.

[4] Vgl. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

[5] Vgl. Art. 83 Abs. 5 Buchst. b DSGVO.

3 Einzelne Aufbewahrungspflichten

3.1 Überschreitung der werktäglichen Höchstarbeitszeit

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeiten aufzuzeichnen...