Auslagenersatz / 1 Steuerfreier Auslagenersatz

Lohnsteuerlich setzt ein Auslagenersatz voraus, dass der Arbeitnehmer Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers tätigt und diese von ihm ersetzt werden. Dabei ist es gleichgültig, ob die Ausgaben im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen verauslagt werden – maßgebend ist das Innenverhältnis. Sie müssen folglich vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt worden sein. Zudem darf kein oder nur ein sehr geringes eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestehen; sie dürfen ihn nicht bereichern.

Der Aufwendungsersatz nach § 670 BGB ist hingegen nicht ohne Weiteres steuerfrei.

1.1 Voraussetzungen für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt vor, wenn die Ausgaben

• im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgen,
• der Arbeitsausführung dienen und
• nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen.

Wichtig

Steuerfreiheit nur bei Einzelabrechnung

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass über die Auslagen einzeln abgerechnet wird. Eine Abrechnung nach Eigenbelegen ist zulässig.

Bei Beschaffung von Hilfs- und Betriebsstoffen (z. B. Büromaterial, Porto, Benzin, Diesel, Öl für den Firmenwagen) liegt immer Auslagenersatz vor. In diesem Fall (aber eben nur in diesem) spielen die Eigentumsverhältnisse beim Erwerb keine Rolle, weil beim Arbeitnehmer keine Bereicherung eintreten kann^[1]

[1] BFH, Urteil v. 21.8.1995, VI R 30/95, BStBl 1995 II S. 906.

1.2 Beispiele für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt z. B. vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die einzeln abgerechneten Kosten ersetzt für

• Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben worden sind,
• geschäftliche Telefongespräche, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs geführt hat,
• die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers,
• die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat^[1],
• das Aufladen von Elektrofahrzeugen^[2],
• Maßnahmen zur Fortbildung, die auf eigene Rechnung des Mitarbeiters erbracht werden, können bei Übernahme oder Erstattung durch den Arbeitgeber steuerfrei bleiben.^[3]

Praxis-Beispiel

Kostenerstattung einer dienstlichen Veranstaltung

Als Rahmenprogramm zu einer dienstlichen Veranstaltung wird für die teilnehmenden Arbeitnehmer eine Bowling-Veranstaltung durchgeführt. Ein teilnehmender Arbeitnehmer bezahlt die Kosten für die Bowling-Bahn sowie sämtliche dort verzehrten Speisen und Getränke. Er lässt sich diese Kosten anschließend über den vom Arbeitgeber vorgesehenen Auslagenerstattungsprozess erstatten.

Ergebnis: Bei der Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber an den Beschäftigten handelt es sich – auch hinsichtlich der Erstattung für dessen eigene Teilnahme – um steuerfreien Auslagenersatz weil er die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers geleistet hat. Bei den für Rechnung des Arbeitgebers gewährten Leistungen handelt es sich bei allen Teilnehmern um Sachbezüge.

Hinweis

Schadensersatz ist kein steuerlicher Auslagenersatz

Arbeitgebererstattungen von Sach- und Vermögensschäden an Arbeitnehmer-Eigentum sind kein steuerlicher Auslagenersatz, sondern steuerfreier Schadensersatz.

[1] BFH, Urteil v. 7.6.2002, IV R 145/99, BStBl 2002 II S. 829.

[2] S. Abschn. 3.

[3] R 19.7 LStR.

1.3 Auslagenersatz im eigenen Interesse des Arbeitnehmers

Die Verwaltung hat ausführlich zur bei Sachbezügen und Aufmerksamkeiten maßgeblichen Abgrenzung von Geldleistungen und Sachbezügen Stellung genommen.^[1] Sie hat dabei klargestellt, dass die Steuerbefreiung für Auslagenersatz hiervon unberührt bleibt.

Besteht hingegen ein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den bezogenen Waren oder Dienstleistungen, liegt kein steuerfreier Auslagenersatz vor^[2] Davon ist auszugehen, wenn die Waren oder Dienstleistungen für den privaten Gebrauch der Beschäftigten bestimmt sind.

[1] BMF, Schreiben v. 15.3.2022, IV C 5-S 2334/19/10007:007, BStBl 2022 I S. 242.

[2] R 3.50 Abs. 1 Satz 3 LStR.

1.4 Auslagenersatz mit Vorsteuerabzug

Eine auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung ist für die Lohnsteuerfreiheit nicht zwingend erforderlich. Allerdings benötigt der Arbeitgeber für den Vorsteuerabzug aus Rechnungen mit einem Gesamtwert von mehr als 250 EUR eine ordnungsgemäße Rechnung mit Namen und Anschrift des Leistungsempfängers.