Betriebliche Bewirtungskosten in der Entgeltabrechnung / 2.2 Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit ist steuerpflichtig

Erhält ein Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) Mahlzeiten

• anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder
• im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

gilt das Prinzip: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Einerseits wird der Arbeitgeber dadurch entlastet, dass auf eine Besteuerung der während einer beruflichen Reisetätigkeit gewährten Mahlzeiten verzichtet wird, anderseits muss der Arbeitnehmer dafür eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in Kauf nehmen.^[1] Durch diese Verfahrensweise erfolgt im Ergebnis eine Saldierung.

Hinweis

Anforderungen an die Arbeitgeberbewirtung

Die Abgrenzungskriterien der Lohnsteuer-Richtlinien^[2] legen fest, unter welchen Voraussetzungen das Frühstück, das Mittag- oder Abendessen bei dienstlichen Reisen durch den Arbeitgeber veranlasst sind, ohne an der Bewirtung selbst teilzunehmen.

[1] § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.

[2] R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 6 LStR.

2.2.1 Üblichkeitsgrenze bei 60 EUR

Wird der Arbeitnehmer nach den vorstehend dargestellten Grundsätzen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach der gesetzlichen Regelung zu unterscheiden zwischen

• einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und
• einem Belohnungsessen.

Die Üblichkeitsgrenze liegt bei 60 EUR. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst.

2.2.2 Kürzung der Verpflegungspauschale bei üblichen Mahlzeiten

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR brutto, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Gleichzeitig erfolgt eine Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzungen betragen:

• 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
• 40 % der Tagespauschale jeweils für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzungen ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Die Verpflegungspauschalen betragen 14 EUR bzw. 28 EUR. Im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 5,60 EUR bzw. 11,20 EUR. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils.

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale bei mehrtägiger Inlandsreise

Ein Arbeitnehmer erhält während einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit im Zusammenhang mit der Hotelübernachtung auf Kosten des Arbeitgebers Frühstück und Abendessen i. H. v. jeweils 20 EUR (Frühstück) bzw. 30 EUR (Abendessen).

Ergebnis: Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich wie folgt:

An- und Abreisetag jeweils 14 EUR	28,00 EUR
Zwischentag	28,00 EUR
Gesamtbetrag	56,00 EUR
Abzgl. Kürzung (2 x 5,60 EUR + 2 x 11,20 EUR )	- 33,60 EUR
Verbleibende Werbungskosten	22,40 EUR

Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich jeweils um übliche Mahlzeiten und keine Belohnungsessen handelt.

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (= verbilligte Verpflegung), so mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag. Steuerfreie Verpflegungskosten, die der Arbeitnehmer im Rahmen des Reisekostenersatzes erhält, sind dagegen von den Werbungskosten abzuziehen.

2.2.3 Bewertung mit Sachbezugswert nur bei üblicher Beköstigung

Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt eine übliche Mahlzeit (bis 60 EUR) von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zur Verfügung gestellt, ist für diesen geldwerten Vorteil der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, wenn eine Kürzung der Verpflegungspauschalen ausscheidet. Die Sachbezugsbesteuerung ist immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit an diesem Tag bereits dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zustehen, weil er

• die 8-Stunden-Grenze nicht erreicht oder

• die 3-Monatsfrist überschritten hat oder

• keine Reisekostenaufzeichnungen bzgl. der Abwesenheitszeiten führt.

Der geldwerte Vorteil der üblichen Mahlzeit ist zwingend mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (2024: 2,17 EUR für das Frühstück bzw. jeweils 4,13 EUR für Mittag- und Abendessen). Die nach dem alten Reisekostenrecht alternative Bewertung mit den tatsächlichen Kosten^[1] ist nicht mehr zulässig.

Pauschalbesteuerung mit 25 % möglich

Der Arbeitgeber kann im Falle der Sachbezugswertbesteuerung die Lohnsteuer mit dem festen Pauschsteuersatz von 25 % übernehmen.^[2] Es handelt sich um eine Kann-Vorschrift. Der Arbeitgeber darf die lohnsteuerpflichtigen Sachbezugswerte bei der Entgeltabrechn...