Der Vordruck wird – je nach versicherungsrechtlicher Situation – von verschiedenen Trägern ausgestellt. Vom 1.1.2019 besteht die Verpflichtung, die Anträge auf Ausstellung der Bescheinigung A1 für Entsendungen in einen anderen EU-, EWR-Staat sowie der Schweiz aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe zu übermitteln. Die annehmende Stelle verarbeitet die Anträge elektronisch. Es ist vorgesehen, dass die Übermittlung der Daten der A1-Bescheinigung an den Arbeitgeber innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Feststellung, dass die deutschen Rechtsvorschriften gelten, erfolgt. Der Arbeitgeber hat diese Bescheinigung unverzüglich auszudrucken und seinem Beschäftigten auszuhändigen. Bis zum 30.6.2019 konnte die Ausstellung der A1-Bescheinigung noch per Postweg erfolgen. Die Ausstellung des Vordrucks E 101 erfolgt wie bisher.
Dienstreisen
Eine Entsendung ist eine vorübergehende Beschäftigung im Ausland. Hierzu gehören auch Dienstreisen in einen anderen EU-, EWR-Staat oder die Schweiz. Hierbei spielt die Dauer der Dienstreise keine Rolle. Selbst bei eintägigen Dienstreisen muss eine Bescheinigung A1 mitgeführt werden.
Nachweis über Antragstellung
Wurde eine A1 Bescheinigung bereits beantragt, aber liegt noch nicht vor, so sollte eine Kopie des Antrages mitgeführt werden. Sie dient in dem Fall als Nachweis. Kann auch eine solche Kopie nicht vorgelegt werden, drohen in einigen Staaten Bußgelder.
2.1.1 Antrag für gesetzlich Krankenversicherte
Ist der entsandte Arbeitnehmer oder der selbstständig Erwerbstätige gesetzlich krankenversichert, wird der Antrag auf die Ausstellung der Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Diese stellt die Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften A1 bzw. den Vordruck E 101 aus.
2.1.2 Antrag für nicht gesetzlich Krankenversicherte
Ist der Arbeitnehmer oder selbstständig Erwerbstätige nicht gesetzlich krankenversichert, wird der Antrag auf die Ausstellung der Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften an den zuständigen gesetzlichen Rentenversicherungsträger übermittelt. Dieser stellt die Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften A1 bzw. den Vordruck E 101 aus.
2.1.3 Antrag für nicht gesetzlich Krankenversicherte, von der Rentenversicherung befreite
Ist der Arbeitnehmer bzw. selbstständig Erwerbstätige nicht gesetzlich krankenversichert und aufgrund seiner Mitgliedschaft bei einer berufsständischen Einrichtung von der Rentenversicherung befreit, dann wird der Antrag auf die Ausstellung der Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften an die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V. übermittelt. Diese stellt die Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften A1 bzw. den Vordruck E 101 aus.
2.1.4 Antrag für in mehreren Staaten gewöhnlich erwerbstätige Personen
In Fällen vom 1.5.2010 an, in denen eine Person in mehreren Staaten gewöhnlich erwerbstätig ist und in Deutschland wohnt, stellt der GKV-Spitzenverband, DVKA, den zuständigen EU-Staat fest. Werden die deutschen Rechtsvorschriften weiter angewendet, stellt der GKV-Spitzenverband, DVKA, die Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften aus. Vom 1.1.2021 besteht die Verpflichtung, die Anträge auf Ausstellung der Bescheinigung A1 für bestimmte Personen, die gewöhnlich in 2 oder mehr Mitgliedstaaten eingesetzt werden, aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe zu übermitteln. Für die nachfolgenden Personengruppen gibt es besondere Voraussetzungen:
Beschäftige
- Der Lebensmittelpunkt des Beschäftigten muss sich in Deutschland befinden.
- Der Beschäftigte muss ausschließlich bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber beschäftigt sein.
- Der Beschäftigte muss erfahrungsgemäß seine Beschäftigung regelmäßig an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens 5 Tagen im Quartal in 2 oder mehr Mitgliedstaaten ausüben.
Flug- oder Kabinenbesatzungsmitglieder
- Die Heimatbasis befindet sich in Deutschland.
- Die Person über keine weitere Erwerbstätigkeit aus.
Seeleute
- Die Beschäftigung wird an Bord eines unter der Flagge eines anderen Mitgliedstaats fahrenden Schiffes für einen Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland ausgeübt.
- Die beschäftigte Person wohnt in Deutschland.
2.1.5 Antrag für Personen, die im Rahmen der Telearbeit tätig sind
Ab dem 1.7.2023 besteht die Möglichkeit, dass eine Person ihre Tätigkeit im Rahmen von Telearbeit ausübt, sofern die Telearbeit im Wohnstaat mit einem Anteil zwischen 25 % und 49,9 % ausgeübt wird. In diesen Fällen unterliegt der Arbeitnehmer weiterhin den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Der Antrag ist bei dem Staat zu stellen, dessen Sozialversicherungsrecht nach dem Rahmenübereinkommen gelten soll. Ist dies Deutschland, wird das übliche elektronische Antragsverfahren für die Ausnahmevereinbarung benutzt. Der GKV-Spitzenverband, DVKA bittet folgende Ausfüllhinweise hierzu zu beachten:
- Das Feld "Telearbeit_Anteil" muss mit dem Anteil zur gesamten Arbeitszeit in % angegeben werden.
- Das Feld "Mehrere_Staaten" muss mit "J" gekennzeichnet werden.
- Das Fe...