Flexible Arbeitszeit: Meldeverfahren in der Freistellungsphase und bei Störfällen

Zusammenfassung

Überblick

Wertguthaben geben Arbeitnehmern und Arbeitgebern die Freiheit, Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Die Arbeitgeber haben bei diesen Beschäftigungsformen gesonderte Meldungen abzugeben. Dies kann bei einem Rechtskreiswechsel oder bei Eintritt eines Störfalls notwendig werden. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über das Meldeverfahren bei sozialrechtlicher Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen. Diese Ausführungen gelten auch, soweit der Arbeitnehmer in Altersteilzeit beschäftigt war.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Die Abgabe von Meldungen in der Freistellungsphase ist in § 28a Abs. 1 Nr. 20 SGB IV i. V. m. § 11a Abs. 2 DEÜV geregelt. Das Meldeverfahren in Störfällen bestimmen § 28a Abs. 1 Nr. 19 i. V. m. § 23b Abs. 2–3 SGB IV und § 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 4 Buchst. a SGB IV i. V. m. § 11a Abs. 1 DEÜV.

Sozialversicherung

1 Meldeverfahren in der Freistellungsphase

Hat der Arbeitnehmer sowohl im Rechtskreis Ost als auch im Rechtskreis West Wertguthaben gebildet und ist in der Freistellungsphase ein Wechsel des Rechtskreis-Wertguthabens vorzunehmen, hat der Arbeitgeber eine Meldung zu erstatten.^[1] Der Wechsel des Wertguthabens ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung taggenau zu melden.^[2]

[1] § 28a Abs. 1 Nr. 20 SGB IV.

[2] § 11a Abs. 2 DEÜV.

1.1 Vereinfachung des Meldeverfahrens

Zur Vereinfachung des Meldeverfahrens und des Aufwands für den Arbeitgeber wird folgendes Verfahren empfohlen: Zunächst wird das Wertguthaben des Rechtskreises abgebaut, dem der Arbeitnehmer zuletzt vor der Freistellungsphase angehörte. Damit wird erreicht, dass nur einmal ein Wechsel des Rechtskreises erfolgt, der eine Meldung erforderlich macht.

Ist das Wertguthaben des bisherigen Rechtskreises abgebaut und wird die weitere Freistellungsphase aus dem Wertguthaben des anderen Rechtskreises finanziert, hat zum Zeitpunkt des Wechsels eine Abmeldung (Abgabegrund "33") und eine Anmeldung (Abgabegrund "13") zum Folgetag zu erfolgen. Erfolgt der Wechsel des Wertguthabens innerhalb eines Monats, ist die Ummeldung taggenau vorzunehmen.

1.2 Tageweise Freistellung oder Senkung der Arbeitszeit

Das Meldeverfahren kann bei folgenden Sachverhalten vereinfacht werden:

• Verwendung des Wertguthabens des anderen Rechtskreises für eine tageweise Freistellung oder
• Nutzung des Wertguthabens zur Senkung der regelmäßigen Arbeitszeit im anderen Rechtskreis.

Hierbei gilt es folgende Meldetatbestände zu berücksichtigen:

• Der Arbeitnehmer ist zum ersten Tag der Freistellungsphase/Verringerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit unter der dem Rechtskreis des verwendeten Wertguthabens entsprechenden Betriebsnummer des Arbeitgebers anzumelden (Abgabegrund "10"). Es sind der Personengruppenschlüssel sowie der Beitragsgruppenschlüssel zu verwenden, die für die noch ausgeübte Beschäftigung gelten.
• Eine Abmeldung für die Freistellungsphase/Verringerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit ist solange nicht erforderlich, wie in jedem Kalendermonat Wertguthaben verwendet wird. Wird in einem Kalendermonat kein Wertguthaben eingesetzt, hat die Abmeldung zum letzten Tag, für den Wertguthaben verwendet wurde, zu erfolgen.

Dauert die Freistellungsphase/die Verringerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit über den 31.12. eines Jahres an, ist eine Jahresmeldung abzugeben.

Praxis-Beispiel

Keine Notwendigkeit von Meldungen

Herr Müller ist bei Arbeitgeber Y in München (Rechtskreis West) beschäftigt. Er hat im Rahmen einer Vereinbarung zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung ein Wertguthaben aufgebaut, das er vom 1.4. bis 30.9. für eine Arbeitsfreistellung verwendet. Während dieser Zeit erhält er vereinbarungsgemäß aus dem von ihm aufgebauten Wertguthaben ein monatliches Arbeitsentgelt von 2.200 EUR.

Ergebnis: Meldungen fallen im Zusammenhang mit der Arbeitsfreistellung und dem Abbau von Wertguthaben nicht an. Es wird kein Wertguthaben abgebaut, das im anderen Rechtskreis angespart wurde.

Praxis-Beispiel

Rechtskreiswechsel vor und nach dem Abbau von Wertguthaben

Herr Schmidt war bis zum 31.3. bei Arbeitgeber X in Chemnitz (Rechtskreis Ost) beschäftigt. Ab 1.4. nimmt er bei demselben Arbeitgeber eine Beschäftigung in Münster (Rechtskreis West) auf. Während seiner Beschäftigung in Chemnitz hat Herr Schmidt im Rahmen einer Vereinbarung zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung ein Wertguthaben aufgebaut, das er ab 1.5. für eine Arbeitsfreistellung für einen Monat (Mai) verwendet.

Ergebnis: Folgende Meldungen sind vom Arbeitgeber abzugeben:

• Abmeldung zum 31.3. wegen Rechtskreiswechsel unter Angabe der Betriebsnummer Ost, Kennzeichen für Betriebsstätte Ost und Meldegrund "33"
• Anmeldung zum 1.4. wegen Rechtskreiswechsel unter Angabe der Betriebsnummer West, Kennzeichen für Betriebsstätte West und dem Meldegrund "13"
• Abmeldung zum 30.4. wegen Wechsel des Rechtskreises vor Abbau von Wertguthaben unter Angabe der Betriebsnummer West, Kennzeichen für Betriebsstätte West und Meldegrund "33"
• Anmeldung zum 1.5. wegen Wechsel des Rechtskreises unter Angabe der Betriebsnummer Ost, Kennzeichen für Betriebsstätte Ost und Meldegrund "13"
• Abmeldung zum 31.5. wegen Wechsel des Rechtskreises nach Abbau von W...