GR v. 29.06.2016: Meldeverfahren zur Sozialversicherung ... / 1.0 Allgemeines

[1] Grundlage für das Meldeverfahren zwischen Arbeitgebern und Einzugsstellen sind neben § 28a SGB IV und der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) die "Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 SGB IV [DEÜVGS]".

[2] Neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers, die nach § 5 Abs. 6 DEÜV aus amtlichen Unterlagen (z.B. Personalausweise oder Reisepass) zu entnehmen und stets anzugeben sind, ist insbesondere die Angabe der Versicherungsnummer (VSNR) und der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs (BBNR) wichtig, weil diese für die maschinelle Zuordnung der Meldedaten benötigt werden.

[3] Die VSNR ist in den Fällen, in denen bei einer Anmeldung aus Anlass der Aufnahme einer Beschäftigung keine VSNR programmseitig vorliegt, bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abzufragen und aus der Rückmeldung der DSRV systemseitig zu übernehmen. Mit diesem elektronischen Prozess werden fehlerhafte VSNR aufgrund von Eingabe- und Übertragungsfehler vermieden.

[4] Sofern im Einzelfall die DSRV keine VSNR ermitteln und zurückmelden kann, ist die VSNR dem Versicherungsnummernachweis (vormals Sozialversicherungsausweis) zu entnehmen, den der Arbeitnehmer ausschließlich in diesen Einzelfällen dem Arbeitgeber weiterhin vorzulegen hat. Alternativ zur Vorlage des Versicherungsnummernnachweises können in diesen Einzelfällen Anmeldungen auch ohne VSNR der Einzugsstelle übermittelt werden mit den zusätzlichen Angaben zur Vergabe einer VSNR.

[5] Die Vergabe einer BBNR für den Beschäftigungsbetrieb erfolgt grundsätzlich durch die Bundesagentur für Arbeit (BA). Die Antragstellung wird notwendig, sobald ein Arbeitgeber in seinem Beschäftigungsbetrieb erstmals Arbeitnehmer beschäftigt. Der Antrag ist elektronisch zu stellen; zu diesem Zweck ist das elektronische Antragsformular auf der Internetseite der BA (www.arbeitsagentur.de) zu nutzen.

[6] Für Privathaushalte, für die das Haushaltsscheckverfahren gilt, für knappschaftliche Beschäftigungsbetriebe und für Unternehmen der Seefahrt einschließlich Seefischerei vergibt die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See nach § 18k SGB IV im Auftrag der BA die Betriebsnummern.

[7] Zur Beantragung sind folgende betriebliche Angaben erforderlich:

• Name des Beschäftigungsbetriebs mit Rechtsform,
• Anschrift des Beschäftigungsbetriebs,
• sofern vorhanden die abweichende Postanschrift,
• die Unternehmensnummer,
• die wirtschaftliche Betätigung sowie
• Ansprechpartnerdaten für Sozialversicherungsträger des Arbeitgebers oder Dienstleisters.

[8] Die Anschrift des Beschäftigungsbetriebs muss eine deutsche Anschrift sein und ist immer anzugeben. Eine davon abweichende Postanschrift ist zusätzlich anzugeben, wenn die Post der SV-Träger unter der Anschrift des Beschäftigungsbetriebs nicht zugestellt werden soll oder kann, wie zum Beispiel bei einer ausländischen Anschrift. Der Arbeitgeber erhält von der BA eine Bestätigung mit den bei ihr gespeicherten Betriebsdaten. Diese Betriebsdaten sollen nach Prüfung auf Richtigkeit in die Stammdaten des Entgeltabrechnungsprogramms übernommen werden.