1 1. Grundsätze nach § 109 Abs. 1 SGB IV
1.1 Allgemeines
[1] § 109 SGB IV sieht die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten an den Arbeitgeber vor. Zwischenzeitlich sind neben den Arbeitsunfähigkeitszeiten, auch weitere Zeiten der Krankenhausbehandlung oder der Behandlung in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung nach § 301 Abs. 1, 4 und 4a SGB V, im Datensatz enthalten. Diese Zeiten stellen i.S.d. EFZG ebenfalls eine unverschuldete Arbeitsverhinderung dar und werden daher in diesen Grundsätzen gleichbehandelt. Die ausnahmslose Bezugnahme auf Arbeitsunfähigkeitszeiten in den Grundsätzen könnte jedoch dahingehend zu Irritationen führen, dass ausschließlich von einer Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitszeiten ausgegangen wird. Um deutlich darzustellen, dass auch weitergehende Arbeitsverhinderungen im Datenaustausch enthalten sind, wird im Nachfolgenden nicht von Arbeitsunfähigkeitszeiten, sondern ausschließlich von Abwesenheiten gesprochen; eine Ausweitung der übermittelbaren Daten über den Gesetzeswortlaut hinaus erfolgt hierdurch nicht.
[2] Der GKV-Spitzenverband (Spitzenverband Bund der Krankenkassen) hat die nachfolgenden "Grundsätze für die Meldungen der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU – § 109 Abs. 1 SGB IV)" erstellt. Er kommt damit seiner Verpflichtung gemäß § 109 SGB IV nach.
[3] Die "Grundsätze für die Meldungen der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU – § 109 Abs. 1 SGB IV)" sind nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände vom BMAS im Einvernehmen mit dem BMG und dem BMEL genehmigt worden.
[4] Die Teilnahme am Datenaustausch eAU ist für die Krankenkassen verpflichtend. Sofern Arbeitgeber Meldungen über Abwesenheitsnachweise von den Krankenkassen anfordern, ist hierfür von ihnen der Datenaustausch eAU verpflichtend einzusetzen.
[5] Der GKV-Spitzenverband bestimmt in den nachfolgenden Grundsätzen den Aufbau der fachlichen Elemente für den Datenaustausch eAU nach § 109 Abs. 1 SGB IV.
[6] Die Regelungen dieser Grundsätze werden durch ergänzende Erläuterungen näher beschrieben.
[7] Hat ein Arbeitgeber einen Antrag über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung bei der zuständigen Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijobzentrale) gestellt und ist zur Prüfung dieses Antrags die Übermittlung des elektronischen Abwesenheitsnachweises notwendig, kann die Minijobzentrale wie ein Arbeitgeber die Abwesenheitsdaten bei der Krankenkasse abfordern. Sofern die Minijobzentrale Abwesenheitsdaten bei der Krankenkasse abruft, sind die nachfolgenden Grundsätze für das Verfahren ebenfalls verbindlich.
[8] Die XML-Schemata ("Anforderung_eAU_AG" und "Rückmeldung_eAU_KK" in der veröffentlichten Fassung (Version 2.0) sind vom 1.1.2025 an zu verwenden und zwar auch für Nachweiszeiträume bis 31.12.2024. Für eine Übergangszeit bis zum 28.2.2025 werden die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger die Mitteilungen der Arbeitgeber, die in der Version bis 31.12.2024 und ab 1.1.2025 übermittelt werden, verarbeiten.
1.2 Identifizierungsmerkmal
[1] Die Arbeitgeber erstatten die Meldungen unter Angabe
- der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs (Betriebsnummer-Verursacher),
- der Absendernummer (§ 18n SGB IV),
- der Versicherungsnummer (VSNR),
- des Familiennamens,
- des Vornamens,
- des Geburtsdatums,
- des Aktenzeichen Verursachers,
- der Datensatz ID,
- der Betriebsnummer der Abrechnungsstelle (BBNR Abrechnungsstelle) und
- des Produkt/Modifikations-Identifiers (Prod/Mod ID)
über den GKV-Kommunikationsserver. Ist die VSNR des Arbeitnehmers dem Arbeitgeber nicht bekannt, ist die VSNR mit dem Abrechnungsprogramm bei der Datenstelle der Rentenversicherung gemäß § 28a Abs. 3a Satz 1 SGB IV abzufragen und für die Meldung an die Krankenkasse zu verwenden. Sofern im Einzelfall die DSRV keine VSNR ermitteln kann, ist die VSNR dem Versicherungsnummernnachweis (vormals Sozialversicherungsausweis) zu entnehmen, den der Arbeitnehmer in diesen Fällen dem Arbeitgeber unverzüglich vorzulegen hat. Alternativ zur Vorlage des Versicherungsnummernnachweises können in diesen Einzelfällen Entgeltmeldungen auch ohne VSNR dem Leistungsträger übermittelt werden. In diesen Fällen, sind im Datensatz zusätzlich der "Geburtsname" und der "Geburtsort" des Arbeitnehmers zur eindeutigen Identifikation anzugeben.
[2] Für die Identifizierung der meldenden Stelle ist die "Absendernummer", für die der empfangenden Stelle die "Empf"
"aeängernummer" vorgesehen. Die "Absendernummer" ist im Bestand des Sozialversicherungsträgers pro Versicherten zu übernehmen und für die Rückmeldungen zu verwenden.
[3] Jeder Datensatz ist mit einer eindeutigen Datensatz ID (UUID) zu versehen, welche bei Rückantworten ebenfalls in Form einer Referenz_ID zurückgemeldet wird.
1.3 Nachrichtentypen
Für die Datenübermittlung zwischen Arbeitgebern und den Kranke...