Jahresmeldungen

Zusammenfassung

Begriff

Nach Ablauf eines Kalenderjahres muss der Arbeitgeber für alle Beschäftigten sowohl für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung als auch für die Unfallversicherung jeweils eine Jahresmeldung erstellen. Gemeldet wird das im vergangenen Kalenderjahr beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Mit der Jahresmeldung werden einerseits die zur Rentenberechnung kalenderjährlich zu berücksichtigenden und andererseits die zur Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte an die Einzugsstelle gemeldet.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Gesetzliche Grundlage der Meldungen ist § 28a Abs. 2 und 2a SGB IV. In § 10 DEÜV sind weitergehende Regelungen für die Abgabe der Jahresmeldung enthalten. Relevant sind außerdem das Gemeinsame Rundschreiben "Meldeverfahren zur Sozialversicherung" vom 29.6.2016 in der jeweils aktuellen Fassung sowie die Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 SGB IV vom 28.6.2023 (GR v. 28.6.2023) in der jeweils aktuellen Fassung.

Sozialversicherung

1 Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Für jeden am 31.12. eines Jahres laufend Beschäftigten hat der Arbeitgeber eine Jahresmeldung mit dem Abgabegrund "50" zu erstatten.

Wann die Jahresmeldung entfällt

Endet das Beschäftigungsverhältnis am 31.12., so ist keine Jahresmeldung, sondern eine Abmeldung zu erstellen. Die Jahresmeldung entfällt auch, wenn zum 31.12. ein Wechsel der Beitragsgruppe oder der zuständigen Krankenkasse zu melden ist. Es fällt keine Jahresmeldung an, wenn bereits zuvor eine Unterbrechungsmeldung erfolgt ist und die Unterbrechung über den 31.12. hinaus andauert.

2 Inhalt der Jahresmeldung

2.1 Meldezeitraum

Zu melden ist der Zeitraum der laufenden Beschäftigung bis zum 31.12. eines Jahres. Wurden unterjährig bereits Zeiten gemeldet (z. B. wegen Unterbrechung oder Beitragsgruppenwechsel), dürfen diese nicht noch einmal bescheinigt werden.

2.2 Meldepflichtiges Entgelt

In die Jahresmeldung ist das Arbeitsentgelt einzutragen, von dem Beiträge oder Beitragsanteile zur Sozialversicherung zu entrichten waren. Sind die Regelungen des Übergangsbereichs anzuwenden, ist seit dem 1.7.2019 zusätzlich das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt anzugeben.^[1]

Meldepflichtig ist das beitragspflichtige Entgelt. Dies ist maximal ein Betrag bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (2024: 90.600 EUR/West bzw. 89.400 EUR/Ost; 2023: 87.600 EUR/West bzw. 85.200 EUR/Ost).

[1]

S. Abschn. 7.

3 Unfallversicherung

Für jeden im vergangenen Kalenderjahr in der Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten ist eine Jahresmeldung mit dem Abgabegrund "92" zu erstatten.

Wichtig

Keine UV-Jahresmeldung für bestimmte Personengruppen

Für Bezieher von Vorruhestandsgeld (Personengruppe "108"), Personen in Einrichtungen der Jugendhilfe, Berufsbildungswerken oder ähnlichen Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen (Personengruppe "111") und Seelotsen (Personengruppe "143") sind keine UV-Jahresmeldungen zu erstatten.

Arbeitgeber, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft sind und für deren Beitragsberechnung der Arbeitswert nicht angewendet wird, müssen keine UV-Jahresmeldung abgeben.

3.1 Inhalt der Jahresmeldung

Unabhängig vom Zeitraum der tatsächlichen Beschäftigung ist der Meldezeitraum immer der 1.1. bis 31.12. des vergangenen Kalenderjahres. In die Jahresmeldung ist das Arbeitsentgelt einzutragen, von dem die Beiträge zur Unfallversicherung zu zahlen waren.

Praxis-Beispiel

Jahresmeldung zur Unfallversicherung

Ein Arbeitnehmer war vom 1.1. bis zum 31.5.2023 bei der Firma Schmidt beschäftigt.

Ergebnis: Unabhängig von der bereits erfolgten Abmeldung zum 31.5.2023 mit Abgabegrund "30" ist für das Kalenderjahr 2023 eine UV-Jahresmeldung mit dem Abgabegrund "92" und dem Meldezeitraum 1.1. bis 31.12.2023 bis zum 16.2.2024 abzugeben. In dieser Meldung ist das vom 1.1. bis zum 31.5.2023 erzielte Arbeitsentgelt anzugeben.

Die UV-Jahresmeldung ist mit dem Datensatz "Meldung" (DSME), dem Datenbaustein "Meldesachverhalt" (DBME) und dem Datenbaustein "Unfallversicherung" (DBUV) zu melden. Anzugeben sind insbesondere

• das Kalenderjahr der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung (Meldezeitraum),
• die Unternehmensnummer des Unternehmers (für Meldezeiträume ab 1.1.2023),
• die Mitgliedsnummer des Unternehmers (für Meldezeiträume ab 1.1.2023 nur noch zulässig, sofern keine Unternehmensnummer existiert),
• die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers,
• das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt und
• seine Zuordnung zur jeweilig anzuwendenden Gefahrtarifstelle.

4 Meldefristen

Die Jahresmeldung für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ist mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens bis zum 15.2. des Folgejahres an die zuständige Krankenkasse zu erstatten.

Die für die Unfallversicherung abzugebende Jahresmeldung ist bis zum 16.2. des Folgejahres abzugeben.

Hinweis

Verlängerung der Meldefrist

Fallen die Meldefristen auf einen Samstag und/oder Sonntag, enden diese am nächsten Werktag.

Sofern Arbeitgeber die Jahresmeldungen nicht fristgerecht übermitteln, können Krankenkassen diese seit de...