Jansen, SGB IV § 95a Ausfüllhilfe zum elektronischen Dat ... / 2 Rechtspraxis

2.1 Ausfüllhilfe

Rz. 3

Die Krankenversicherungen stellen in Abstimmung mit den anderen Sozialversicherungsträgern seit Jahren eine Ausfüllhilfe für die elektronische Datenübermittlung zur Verfügung. Mit der Regelung in § 95a werden der Umfang der Übermittlung und das Verfahren zur Nutzung gesetzlich abgesichert. Durch die Einbeziehung der Antrags- und Bescheinigungsverfahren wie z. B. dem A1-Verfahren wird es zukünftig notwendig, auch für die Übermittlung der Daten für Selbständige eine Ausfüllhilfe zur Verfügung zu stellen. Damit soll erreicht werden, die Erstellung einer Vielzahl von abweichend aufgebauten Web-Anwendungen zu vermeiden und die Vorteile eines einheitlichen Verfahrenszugangs zu nutzen.

2.2 Registrierung

Rz. 4

Die Nutzung der Ausfüllhilfe steht grundsätzlich allen Arbeitgebern und deren Bevollmächtigten (Steuerberater, Lohnabrechnungsunternehmen, Rechenzentren) frei, jedoch ist zum Schutz des Systems eine vorherige Registrierung bei der zuständigen Stelle gemäß Abs. 6 (Krankenkasse) erforderlich. Dabei dient insbesondere die Betriebsnummer der Erfassung der Arbeitgeber.

2.3 Online-Datenspeicher

Rz. 5

Die Digitalisierung im Arbeitgebermelde- und -beitragsverfahren schreitet zunehmend voran. Insbesondere kleinere Betriebe sind den Anforderungen noch nicht gewachsen, vollelektronisch im Dialog erreichbar zu sein, alle Daten/Bescheinigungen, einschließlich der Entgeltdaten elektronisch vorzuhalten und für den Abruf bereit zu stellen. Daher wird vorrangig für Kleinstarbeitgeber (bis max. 10 Arbeitnehmer) ein Angebot geschaffen, diese Daten in einem eigenen Datenspeicher vorhalten zu können, damit sie z. B. bei der Betriebsprüfung dort abgerufen werden können, nachdem der Arbeitgeber einen solchen Zugriff gegenüber der abrufenden Stelle eröffnet hat. Vorgesehen ist ein Angebot durch die Sozialversicherungsträger – vergleichbar mit der elektronischen Ausfüllhilfe. Damit soll zum einen Akzeptanz für elektronische Lösungen, zum anderen eine Verbesserung der Datenlage geschaffen werden, die heutzutage häufig aus nicht sortierten und unvollständigen Papierstücken besteht und zu erheblichem Nachfragebedarf in der Prüfung führt. Die dazu notwendigen Techniken und Sicherheitsbestimmungen sind in der Praxis vorhanden und haben sich bewährt (BR-Drs. 2/20 S. 84).

2.4 Verfahren der Aktualisierung

Rz. 6

Die zur Verfügung gestellte Ausfüllhilfe und der Online-Datenspeicher müssen immer auf dem aktuellen Stand der Technik und der Gesetzgebung bzw. Rechtsprechung sein. Die Zuständigkeit liegt dazu bei dem jeweils zuständigen Sozialversicherungsträger. Die Details regeln die Träger in Gemeinsamen Grundsätzen. Weitere Verfahrensbeteiligte und andere Verwerter können sich an dem Angebot der Ausfüllhilfe und des Datenspeichers beteiligen. Dazu ist der Abschluss einer Vereinbarung notwendig, die Umfang, Inhalte, Verfahren und die Kostentragung dieser Nutzung zu klären hat (BR-Drs., a. a. O.).

2.5 Operative Stelle und Kosten

Rz. 7

Als operative Stelle zur Durchführung und Programmierung der Ausfüllhilfe und des Datenspeichers kann eine Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenkassen wie z. B. die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH von den Sozialversicherungsträgern beauftragt werden. Außerdem wird geregelt, dass Nutzer der Ausfüllhilfe an den Kosten der Datenübermittlung beteiligt werden können. Dies betrifft die Fälle, in denen größere Arbeitgeber neben dem Entgeltabrechnungsprogramm einzelne Fachverfahren über die Ausfüllhilfe abwickeln. Kleine Arbeitgeber mit einer begrenzten Zahl an Datenübertragungen pro Monat werden auch zukünftig dieses Angebot kostenlos nutzen können.

Soweit Entwicklungskosten für die Ausfüllhilfe anfallen, die nicht im Rahmen der laufenden Kosten des Betriebes verrechnet werden, sollen diese nach dem angegebenen Schlüssel von den Sozialversicherungsträgern getragen werden.