Jansen, SGB IV § 110a Aufbewahrungspflicht / 2.2 Dauerhafte Datenträger als Alternative zur Aktenverwahrung (Abs. 2)

Rz. 8

Die Regelung nach Abs. 2 bietet der Verwaltung die Möglichkeit (nicht die Verpflichtung), anstelle der herkömmlichen Archivierung der Akten die Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen dauerhaften Datenträgern vorzunehmen (Abs. 2 Satz 1).

Bildträger in diesem Sinne sind etwa Mikrofilme, Mikrofiches, Jakets und Rollfilme. Unter den anderen dauerhaften Datenträgern sind Speichermedien, deren Inhalt wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand geändert oder gelöscht werden kann.

Rz. 9

Bei dieser Aufbewahrung sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten (Abs. 2 Satz 1); im Übrigen ist "nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aufbewahrung" Folgendes sicherzustellen (Abs. 2 Satz 2):

• die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit der schriftlichen Unterlage, die den Daten zugrunde liegt. Der Nachweis ist aufgrund der Gesetzesänderung zum 1.1.2016 in Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a nicht mehr nötig, da die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 7 EGovG nicht mehr erforderlich ist (BR-Drs. 541/14 S. 37).
• Die dauerhafte Verfügbarkeit der Wiedergabe der Daten auf einem Bildträger oder einem anderen dauerhaften Datenträger muss während der Dauer der Aufbewahrungsfristen ständig gegeben sein. Die Daten müssen unverzüglich bildlich und inhaltlich unverändert lesbar gemacht werden können (Nr. 1 Buchst. b). Das ist insbesondere im Hinblick auf das Recht auf Akteneinsicht wichtig (vgl. Abs. 3);
• die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung der Ausdrucke und sonstigen Reproduktionen (Nr. 2). Auch diese Nicht-Originale müssen mit der ursprünglichen schriftlichen Unterlage übereinstimmen;
• die Subsidiarität der Verwendung von Abdrucken zur Herstellung der Wiedergabe (Nr. 3). Abdrücke der zugrunde liegenden Unterlage dürfen anstelle der ursprünglichen Unterlage nur dann die Grundlage der Reproduktion bilden, wenn die dem Abdruck zugrunde liegende Unterlage selbst nicht mehr vorhanden ist.

Rz. 10

Der Wortlaut der Regelungen zu Abs. 2 Satz 1 und 2 trifft – streng genommen – nicht auf die Reproduktion von Unterlagen zu, die auf einem maschinell verwertbaren Datenträger hergestellt worden sind, während keine Unterlagen vorhanden sind, die dem zugrunde gelegen hätten. Hierzu gehören im Bereich der RV insbesondere maschinell erstellte Bescheide, die über Großrechneranlagen an Versicherte und Rentner übersandt werden. Die Regelung in Satz 3 stellt jedoch ausdrücklich klar, dass die Sätze 1 und 2 in solchen Fällen ebenfalls anwendbar sind. Eine bildliche Übereinstimmung der Wiedergabe auf einem Datenträger mit der erstmals erstellten Unterlage muss dabei jedoch nicht sichergestellt sein, da in diesen Fällen eine "Urschrift" nie vorgelegen hat, sondern nur ein elektronisches Dokument hergestellt wurde (Satz 3 letzter Halbsatz; vgl. auch BT-Drs. 14/9000 S. 47 zu § 110a Abs. 2).