Rz. 44
Arbeitgeber oder ein anderer Meldepflichtiger dürfen die Meldungen seit dem 1.1.2006 nur durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermitteln. Nach § 17 Abs. 1 DEÜV sind die Daten durch https in dem Standard zu übertragen, der in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 95 SGB IV festgelegt ist. Für den Einsatz von https sind die Anforderungen in den Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu berücksichtigen. Die Daten sind ferner in dem Zeichensatz zu übertragen, der in den nach § 95 SGB IV zu vereinbarenden Gemeinsamen Grundsätzen Technik für die elektronische Datenübermittlung gemäß § 95 SGB IV in der vom 1.1.2023 an geltenden Fassung (abrufbar unter https://www.informationsportal.de/wp-content/uploads/document__19557__GGT.pdf) festgelegt ist (§ 17 Abs. 2 DEÜV). Dies gilt auch, wenn ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung für mehrere Arbeitgeber oder für mehrere Betriebe eines Arbeitgebers die Lohn- und Gehaltsunterlagen führt. Für die in § 28a Abs. 6a erfassten geringfügig versicherungsfrei beschäftigten Personen darf der Arbeitgeber auf Antrag weiterhin die Meldungen auf Vordrucken erstatten, wenn er glaubhaft macht, dass ihm eine Meldung auf maschinell verwertbaren Datenträgern oder durch Datenübertragung nicht möglich ist.
Rz. 45
Für maschinell geführte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme und maschinell erstellte Ausfüllhilfen ist vor dem erstmaligen Einsatz eine Systemprüfung zu beantragen (§ 19 Satz 1 DEÜV). Der Antrag auf Systemprüfung ist an die vom Spitzenverband Bund der Krankenkassen bestimmte Stelle zu richten (§ 19 Satz 2 DEÜV). Das Nähere zum Antragsverfahren regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 22 DEÜV (§ 19 Satz 3 DEÜV). Die dort adressierten Spitzenorganisationen der Sozialversicherung sind diesem Auftrag nachgekommen. Maßgebend sind derzeit die Gemeinsamen Grundsätze für die Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) in der vom 1.1.2023 an geltenden Fassung (abrufbar unter https://www.informationsportal.de/wp-content/uploads/document__18594__GG-22-DEUeV-01.2023.pdf; dazu Rz. 36).
Rz. 46
Nach Ziff. 1 der GGS (dazu Rz. 36) haben Meldepflichtige Meldungen und Beitragsnachweise durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften elektronischen Ausfüllhilfen zu erstatten; dies gilt auch für elektronische Anträge und Bescheinigungen, sofern ein verpflichtendes elektronisches Verfahren gesetzlich vorgesehen ist (§ 95b Abs. 1 SGB IV). Die Voraussetzungen für die Erstattung von Meldungen, Beitragsnachweisen, Anträgen und Bescheinigungen, die Annahme von Meldungen und elektronischen Anforderungen der Sozialversicherungsträger sowie der Abruf von Arbeitsunfähigkeitszeiten im automatisierten Verfahren sind, listen die GGS sodann im Einzelnen auf (Ziff. 1 Satz 2 GGS).
Rz. 47
Inhalt, Ziel und Anlass einer Systemuntersuchung umreißt Ziff. 2.1 GGS. Die Systemuntersuchung besteht aus der Systemprüfung, der Pilotprüfung und der Qualitätssicherung. Bei der Systemprüfung (hierzu auch § 20 DEÜV) werden die Beitragsberechnung und Beitragsabrechnung, die Ermittlung und Übermittlung der Meldedaten und der Daten der Beitragsnachweise, die Umsetzung der Antrags- und Bescheinigungsverfahren sowie der Abruf von Sozialdaten nach den Vorgaben des Pflichtenheftes und anhand gemeinsamer Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geprüft (Ziff. 2.2 GGS).
Rz. 48
Zusätzlich zur Systemprüfung muss bei einer erstmaligen Systemuntersuchung die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens und deren Praktikabilität durch Pilotprüfungen bei mindestens 2 verschiedenen Programmanwendern (Arbeitgebern) innerhalb von 9 Monaten seit Abschluss der Systemprüfung nachgewiesen werden. Die Pilotprüfung soll den Ist-Zustand der Anwendung auf der Grundlage von Echtdaten darstellen, wenn das Entgeltabrechnungsprogramm dort bereits mindestens 3 Abrechnungsmonate zum Einsatz gekommen ist und eine möglichst hohe Zahl von Entgeltabrechnungen mit einem möglichst breiten Spektrum unterschiedlicher Meldearten vorliegt (Ziff. 2.3 GGS). Eine Systemuntersuchung ist abgeschlossen, wenn die Systemprüfung und die Pilotprüfungen mit positivem Ergebnis durchgeführt wurden. Der GKV-Spitzenverband erteilt dem Software-Ersteller einen Bescheid über den erfolgreichen Abschluss der Systemuntersuchung. Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) vergibt zusätzlich zum Zwecke der Dokumentation das GKV-Zertifikat "systemuntersucht". Der Bescheid wird auf Grundlage der geprüften Programmversion (geprüften Module) erteilt. Ob das Entgeltabrechnungsprogramm auch weiterhin die Voraussetzungen für die maschinelle Übertragung von Meldungen und Beitragsnachweisen erfüllt, wird im Rahmen der ständigen Qualitätssicherung überprüft (Ziff. 2.4 GGS).
Rz. 49
Die Qualitätssicherung setzt sich zusammen aus der Qualitätsk...