Rz. 21a
Seit 1.1.2024 sind die weiteren Ersetzungsmöglichkeiten in Abs. 2a geregelt.
Nach Nr. 1 kann die Schriftform auch ersetzt werden durch die unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird. Zu dieser Regelung führt die Gesetzesbegründung (zu dem bisherigen Abs. 2 Satz 4, BT-Drs. 17/11473 S. 49) aus, dass eine wichtige Funktion der qualifizierten elektronischen Signatur darin bestehe, die Integrität eines übermittelten elektronischen Dokuments zu gewährleisten. Im Gegensatz etwa zur einfachen E-Mail könne der Empfänger sicher sein, dass das Dokument inhaltlich unverändert ankomme. Diese wichtige Funktion kann durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular erfüllt werden. Die Formulierung "durch unmittelbare Abgabe" in Satz 4 Nr. 1 stelle daher klar, dass sich die Regelung nicht auf die Verwendung elektronischer Formulare, die heruntergeladen und nach dem Ausfüllen an die Behörde gesendet werden, erstreckt. In diesen Fällen werden elektronische Dokumente versandt, sodass Satz 2 gilt. Das Verfahren darf vielmehr nur eine unmittelbare Eingabe in ein vom Verwender im Übrigen nicht veränderbares elektronisches Formular ermöglichen. Denn der elektronische Identitätsnachweis erfüllt ohne diese zusätzlichen technischen Maßnahmen nicht alle Funktionen einer Schriftform, wie sie z. B. durch eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt werden (z. B. Echtheitsfunktion). Ziel der Regelung ist, dass die Behörde durch technische Ausgestaltung der zur Verfügung gestellten Anwendung und die eröffneten Auswahl- oder Ausfüllfelder selbst steuert, welche Erklärungen abgegeben werden können, und so Manipulationen ausschließen kann. Daher bedarf es dieser Formulare mit "Direktausfüllung".
Bei diesem Verfahren wird in einem Eingabegerät bei der Behörde oder über öffentlich zugängliche Netze (z. B. das Internet oder mobile Anwendungen) eine elektronische Erklärung in der von der Behörde zur Verfügung gestellten Maske (Formular) abgegeben. Die elektronische Anwendung fungiert wie ein Formular, das aus der Ferne ausgefüllt wird. Die Behörde kann durch die technische Ausgestaltung der zur Verfügung gestellten Anwendung und die eröffneten Auswahl- oder Ausfüllfelder selbst steuern, welche Erklärungen abgegeben werden können, und um Manipulationen ausschließen. Die Authentifizierung als weitere wichtige Funktion der Schriftform kann ebenfalls von der Behörde durch entsprechende technische Ausgestaltung des Verfahrens sichergestellt werden. Die Regelung sieht dazu in Nr. 1a vor, dass zur Ersetzung der Schriftform ein sicherer Identitätsnachweis durch den Erklärenden erfolgen muss. Bei der Verwendung eines Eingabegerätes in der Behörde erfolgt die übliche Identitätsfeststellung vor Ort durch einen Behördenmitarbeiter. Für die Eingabe über öffentlich zugängliche Netze bieten die Verwendung der eID-Funktion des neuen Personalausweises (§ 18 PersAuswG), des elektronischen Aufenthaltstitels (§ 78 AufenthG) und die elD-Karte (§ 12 Abs. 1 elD-Karte-Gesetz – elDKG) ein sicheres Verfahren. Sowohl für den Personalausweis (§ 22 PersAuswG) als auch für den elektronischen Aufenthaltstitel nach § 78 AufenthG ist deren Verwendung davon abhängig, dass sie als Zusatzfunktion als elektronischer Identitätsnachweis ausgestaltet sind; dies gilt auch für die elD-Karte.
In der Kommunikation zwischen einem Versicherten und seiner Krankenkasse kann die Identität nach Abs. 2a Nr. 1b auch mit der Gesundheitskarte nach § 291a SGB V oder mit der digitalen Identität nach § 291 Abs. 8 SGB V elektronisch nachgewiesen werden.
Darüber wurde hinaus in Nr. 1c klarstellend der Verweis auf § 9a Abs. 5 OZG aufgenommen. Es handelt sich hierbei um eine Spezialvorschrift zur Ersetzung der Schriftform im Rahmen der Abwicklung von elektronischen Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale i. S. v. § 2 Abs. 2 OZG bei der Identifizierung über ein Nutzerkonto. Der Nachweis der Identität durch den Nutzer erfolgt nach dem künftigen § 3 Abs. 4 OZG über ein Nutzerkonto (Bürgerkonto oder einheitliches Organisationskonto). Hat der Nutzer nach § 3 Abs. 4 OZG den Identitätsnachweis erbracht und gibt er über ein Verwaltungsportal mittels Online-Formular eine Erklärung ab, für die durch Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet ist, wird dadurch zugleich die Schriftform ersetzt.
Rz. 21b
In § 36 Abs. 2a Nr. 2 sind weitere Möglichkeiten der Schriftformersetzung geregelt, die aber nur für Erklärungen gegenüber Behörden gelten. Für diese Fälle ist es ausreichend, dass das zu übermittelnde Dokument mit einer einfachen Signatur, also mit der Namenswiedergabe des Erklärenden, unterzeichnet wird. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist jeweils nicht erforderlich. Schriftformersetzend sind danach Erklärungen, die über ein elektronisches Anwaltspostfach (beA) nach § 31a BRAO oder über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach für B...