Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweis: Verfahren

Zusammenfassung

Überblick

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, spätestens bis zum 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums die einbehaltene und von ihm zu tragende pauschale Lohnsteuer dem Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und an dieses abzuführen. Lohnsteueranmeldezeitraum ist grundsätzlich der Monat; abweichend hiervon kommt auch das Kalendervierteljahr oder das Kalenderjahr in Betracht. Dies hängt von der Höhe der abzuführenden Lohnsteuer des vorangegangenen Kalenderjahres ab.

Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge und die Umlagen zahlt der Arbeitgeber an die Einzugsstellen. Dies gilt auch für die Arbeitnehmeranteile. Dabei ist die Höhe der abzuführenden Beiträge in einen Beitragsnachweis einzutragen. Der Arbeitgeber darf die Arbeitnehmeranteile grundsätzlich nur bei der Entgeltzahlung einbehalten; in Ausnahmefällen auch rückwirkend.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Rechtsgrundlage für die Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer an das Betriebsstättenfinanzamt ist § 41a EStG. Näheres regeln R 41a.1–41a.2 LStR sowie H 41a.1 LStH. Das Muster der Lohnsteuer-Anmeldung 2024 hat die Verwaltung veröffentlicht mit BMF, Schreiben v. 6.9.2023, IV C 5 – S 2533/19/10026 :004, BStBl 2023 I S. 1649.

Sozialversicherung: Die für die Beitragszahlung maßgebenden Rechtsgrundlagen finden sich für alle Zweige der Sozialversicherung in den §§ 28d bis 28i SGB IV. Dabei regelt § 28e SGB IV die Zahlungspflicht des Arbeitgebers. In § 28f SGB IV werden die Aufzeichnungspflichten sowie die Nachweise der Beitragsabrechnung und Beitragszahlung geregelt. § 28h SGB IV bestimmt, wie und in welcher Weise der Beitragsabzug vorgenommen werden kann. Die §§ 28h und 28i SGB IV geben an, an welche Einzugsstelle der Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu zahlen ist.

Lohnsteuer

1 Anmeldeverfahren

1.1 Betriebsstättenfinanzamt ist zuständig

Der Arbeitgeber hat nach Ablauf jedes Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums dem Betriebsstättenfinanzamt eine Lohnsteuer-Anmeldung einzureichen. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist grundsätzlich elektronisch zu übermitteln (ELSTER-Verfahren). Vom inländischen Arbeitgeber in der Anmeldung anzugeben sind:

• die vom gezahlten Arbeitslohn einbehaltene Lohnsteuer und
• die von ihm zu tragende pauschal erhobene Lohnsteuer.

Eine Anmeldung ist auch dann zu übermitteln bzw. einzureichen, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht an das Finanzamt abführen kann oder im Anmeldungszeitraum keine Lohnsteuer anfiel.

Hinweis

Pauschalsteuer von 2 % an Minijob-Zentrale melden

Bei der Pauschalbesteuerung geringfügiger Beschäftigungen ist dem Finanzamt nur die pauschale Lohnsteuer von 5 %, 20 % und/oder 25 % zu melden und abzuführen.

Dagegen ist die pauschale Lohnsteuer von 2 % für Minijobs bei der Minijob-Zentrale anzumelden und abzuführen.

1.2 Befreiung von der Abgabeverpflichtung

Der Arbeitgeber muss für Monate, in denen keine Steuerabzugsbeträge (mehr) anfallen, keine (weitere) Lohnsteuer-Anmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt übermitteln bzw. einreichen, wenn er dies dem Finanzamt mitteilt.

Dasselbe gilt, wenn der Arbeitgeber nur noch geringfügig entlohnte Arbeitnehmer beschäftigt, für deren Arbeitsentgelt er lediglich die einheitliche Pauschalsteuer von 2 % an die Minijob-Zentrale entrichtet.^[1]

[1] R 41a.1 Abs. 1 LStR.

1.3 Abgabe mehrerer Anmeldungen unzulässig

Für jede Betriebsstätte und für jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist eine einheitliche Lohnsteuer-Anmeldung einzureichen. Nicht zulässig ist:

• die Abgabe mehrerer Lohnsteuer-Anmeldungen für ein und dieselbe Betriebsstätte und/oder denselben Anmeldungszeitraum, z. B. getrennt nach den verschiedenen Bereichen der Lohnabrechnung (Geschäftsführer und andere Arbeitnehmer) oder
• die Abgabe getrennt nach individuell und pauschal erhobener Lohnsteuer.

1.4 Elektronisches Abgabeverfahren

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer-Anmeldung grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung^[1] zu übermitteln. Ein BMF-Schreiben regelt dazu weitere Einzelheiten.^[2]

Hinweis

Alternativ: kostenloses Übermittlungsprogramm oder Elster-Portal

Soweit die vom Arbeitgeber eingesetzte Software keine elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung zulässt, stellt die Finanzverwaltung ein kostenloses Übermittlungsprogramm zur Verfügung. Alternativ kann der Arbeitgeber im Elster-Portal die Lohnsteuer-Anmeldung auch "online" ausfüllen und abgeben.

Authentifizierung erforderlich

Lohnsteuer-Anmeldungen müssen nach der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zwingend authentifiziert übermittelt werden. Für die authentifizierte Übermittlung wird ein elektronisches Zertifikat benötigt. Dieses wird entweder über den Softwareanbieter oder durch eine Registrierung im ElsterOnline-Portal^[3] zur Verfügung gestellt.

Ausnahme: Abgabe auf Papier oder per Telefax

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers die Abgabe der Anmeldung auf Papier oder per Telefax zulassen.

Begründete Härtefälle

Ein Härtefall liegt insbesondere vor^[4]

• wenn und solange es dem Arbeitgeber nicht zumutbar ist, die technischen Voraussetzungen einzurichten, die für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuer-Anmeldung erforderl...